PAGE電建企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強電建企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、工程建設(shè)等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本電建企業(yè)總部及所屬各分支機構(gòu)、項目部等，涵蓋企業(yè)在電力工程建設(shè)、生產(chǎn)運營、技術(shù)研發(fā)、行政管理等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由企業(yè)檔案管理部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全企業(yè)的檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映企業(yè)各項活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為企業(yè)各項工作提供及時、準確、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案管理部門1.設(shè)置與人員配備企業(yè)設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備與檔案管理工作相適應(yīng)的專業(yè)人員，包括檔案管理人員、信息技術(shù)人員等。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程。2.職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本企業(yè)檔案管理制度，并組織實施。負責企業(yè)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各分支機構(gòu)、項目部的檔案管理工作，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓和檢查。參與企業(yè)重大項目、重要活動的檔案管理工作，確保檔案的完整和準確。負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、應(yīng)用和維護，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。做好檔案的安全保密工作，制定安全保密制度，采取必要的安全防護措施，確保檔案實體和信息安全。負責檔案庫房的管理，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）各部門、項目部職責1.負責本部門、項目部在各項工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向企業(yè)檔案管理部門移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門、項目部檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.在項目建設(shè)、生產(chǎn)運營等活動中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和整理，確保檔案的質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程建設(shè)檔案項目前期文件，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。工程設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等。工程施工文件，涵蓋施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志etc。工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報等。工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、質(zhì)量檢驗報告、竣工圖等。2.生產(chǎn)運營檔案設(shè)備運行檔案，包括設(shè)備臺賬、運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、故障處理記錄等。生產(chǎn)技術(shù)檔案，如技術(shù)標準、操作規(guī)程、技術(shù)改造方案等。安全生產(chǎn)檔案，涵蓋安全管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。物資管理檔案，包括物資采購計劃、物資驗收單、物資出入庫記錄等。3.行政管理檔案企業(yè)文件，如公司章程、董事會決議、總經(jīng)理辦公會紀要等。行政管理文件，包括人事檔案、勞動工資檔案、財務(wù)檔案、審計檔案、合同檔案等。黨、工、團工作檔案，如黨組織活動記錄、工會文件、共青團工作資料等。4.科研與技術(shù)創(chuàng)新檔案科研項目立項文件，包括項目申請書、項目計劃任務(wù)書等。科研實驗記錄、研究報告、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請文件等。（二）收集要求1.各部門、項目部應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍和時間要求，及時收集本部門、項目部在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件材料應(yīng)實行“雙套制”收集，即同時收集紙質(zhì)文件和電子文件，并保證兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保長期可讀。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。對破損、褪色的文件材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。2.整理方法分類按照檔案的類別，將收集到的文件材料分為工程建設(shè)檔案、生產(chǎn)運營檔案、行政管理檔案、科研與技術(shù)創(chuàng)新檔案等大類。在大類下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進行二級分類，如工程建設(shè)檔案可分為項目前期、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等二級類目。編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字混合編碼的方式。編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、項目部應(yīng)定期將整理好的檔案向企業(yè)檔案管理部門移交，移交時間一般為每年的[具體時間]。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。3.企業(yè)檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進行補充或整改。（二）保管期限劃分1.永久保管企業(yè)制定的具有長期保存價值的規(guī)章制度、重要會議記錄、年度財務(wù)報告等。工程建設(shè)項目的總體設(shè)計、重大技術(shù)改造方案、竣工驗收報告等。涉及企業(yè)產(chǎn)權(quán)、權(quán)益、重大資產(chǎn)處置等方面的文件材料。2.定期保管保管期限為[X]年的檔案，包括一般性的業(yè)務(wù)文件、短期的生產(chǎn)運營記錄等。保管期限為[X]年的檔案，如一般性的行政管理文件、項目階段性文件等。（三）保管方式與庫房管理1.保管方式采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進行分類存放。電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器、磁盤陣列等存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.庫房管理檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持庫房溫度在[適宜溫度范圍]，濕度在[適宜濕度范圍]。檔案架應(yīng)排列整齊，標識清晰，便于檔案的查找和存取。檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全防護設(shè)施，并定期進行檢查和維護。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.企業(yè)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定。2.鑒定工作小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準。對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（二）銷毀要求1.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，并由鑒定工作小組成員簽字確認。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。銷毀過程應(yīng)記錄在案，并存檔備查。六、檔案的利用與統(tǒng)計（一）利用服務(wù)1.企業(yè)檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用制度，為企業(yè)內(nèi)部各部門、項目部及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并要求借閱人妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.對于涉及企業(yè)機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴格按照保密制度進行審批，限制查閱范圍和使用方式。（二）統(tǒng)計工作1.企業(yè)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時，定期向上級主管部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報送。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)采用信息化手段進行，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標與規(guī)劃1.檔案信息化建設(shè)的目標是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)任務(wù)、技術(shù)路線、實施步驟和保障措施等內(nèi)容。規(guī)劃應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃相銜接，確保檔案信息化建設(shè)與企業(yè)整體發(fā)展相適應(yīng)。（二）系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)安全保密、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等功能。2.推進電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)電子文件的實時歸檔和在線利用。電子文件應(yīng)按照檔案管理要求進行分類、編號、著錄等處理，并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)。3.加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備高性能服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保檔案管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的安全性和可靠性。（三）數(shù)據(jù)管理與安全1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行集中存儲和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)結(jié)構(gòu)