PAGE檔案管理制度學(xué)生社團(tuán)學(xué)生社團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生社團(tuán)檔案管理，確保社團(tuán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社團(tuán)活動、組織建設(shè)、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)成立的學(xué)生社團(tuán)。（三）檔案定義本制度所稱學(xué)生社團(tuán)檔案，是指學(xué)生社團(tuán)在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則社團(tuán)檔案由社團(tuán)指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映社團(tuán)活動的實(shí)際情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于社團(tuán)成員查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）社團(tuán)管理部門學(xué)校社團(tuán)管理部門負(fù)責(zé)對全校學(xué)生社團(tuán)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。其職責(zé)包括：1.制定和完善學(xué)生社團(tuán)檔案管理的相關(guān)政策和制度。2.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。3.定期對社團(tuán)檔案管理情況進(jìn)行檢查和評估。（二）社團(tuán)自身各學(xué)生社團(tuán)應(yīng)設(shè)立檔案管理崗位，指定專人負(fù)責(zé)本社團(tuán)檔案的收集、整理、保管和利用等工作。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.熟悉社團(tuán)工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識。2.掌握檔案管理的基本知識和技能。3.能夠認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案工作的順利開展。社團(tuán)檔案管理人員的職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)社團(tuán)檔案的日常收集、整理和歸檔工作。2.建立檔案借閱、使用登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。3.定期對檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的安全和完整。4.積極配合學(xué)校社團(tuán)管理部門及其他相關(guān)部門的檔案檢查和調(diào)閱工作。三、檔案的分類與編號（一）分類學(xué)生社團(tuán)檔案分為以下幾類：1.社團(tuán)基本信息類社團(tuán)章程社團(tuán)成立申請書、批復(fù)文件社團(tuán)組織機(jī)構(gòu)成員名單社團(tuán)注冊登記表2.活動策劃與總結(jié)類年度活動計劃、策劃書活動總結(jié)報告活動照片、視頻等資料3.財務(wù)管理類社團(tuán)經(jīng)費(fèi)預(yù)算表、決算表經(jīng)費(fèi)收支憑證財務(wù)審計報告（如有）4.會員管理類會員登記表會員證發(fā)放記錄會員獎懲情況記錄5.對外交流類與其他社團(tuán)、組織的合作協(xié)議、交流活動記錄參加校外比賽、活動的相關(guān)資料6.其他類社團(tuán)獲得的榮譽(yù)證書、獎項社團(tuán)大事記其他具有保存價值的資料（二）編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.社團(tuán)基本信息類：編號為10001999例如：社團(tuán)章程編號為1001，社團(tuán)成立申請書編號為10022.活動策劃與總結(jié)類：編號為20002999按年份和活動順序編號，如2023年第一次活動策劃書編號為2023001，活動總結(jié)報告編號為202300113.財務(wù)管理類：編號為30003999按年份和收支項目編號，如2023年經(jīng)費(fèi)預(yù)算表編號為3023001，經(jīng)費(fèi)收支憑證編號為302300114.會員管理類：編號為40004999按會員登記順序編號，如會員登記表編號為4001，會員獎懲情況記錄編號為400115.對外交流類：編號為50005999按合作協(xié)議、交流活動或校外比賽、活動的順序編號，如合作協(xié)議編號為5001，參加校外比賽活動資料編號為500116.其他類：編號為60006999按資料性質(zhì)和順序編號，如榮譽(yù)證書編號為6001，社團(tuán)大事記編號為6002四、檔案的收集與整理（一）收集1.社團(tuán)成員應(yīng)及時將在社團(tuán)活動中形成的各類文件材料交至檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期主動收集社團(tuán)活動中的各種資料，確保檔案的及時歸檔。3.對于重要活動或特殊事件，檔案管理人員應(yīng)提前介入，全程跟蹤收集相關(guān)資料。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)保持完整，不得擅自涂改、剪裁或抽取。3.對于破損或褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.整理后的檔案應(yīng)按照編號順序依次排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。五、檔案的保管（一）保管場所社團(tuán)應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與記錄一致。（三）保管期限1.社團(tuán)基本信息類、財務(wù)管理類、會員管理類、對外交流類檔案應(yīng)長期保管。2.活動策劃與總結(jié)類檔案保管期限為自活動結(jié)束后至少五年。3.其他類檔案根據(jù)其重要性和實(shí)際情況確定保管期限，但一般不少于三年。六、檔案的利用（一）借閱1.社團(tuán)成員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、借閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)在收到申請表后及時進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在《檔案借閱登記冊》上登記借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并提醒借閱人注意保護(hù)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。（二）查閱1.社團(tuán)成員如需查閱檔案，可在檔案保管室內(nèi)進(jìn)行。檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場提供必要的協(xié)助，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.查閱檔案時，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上隨意標(biāo)記、批注或污損。（三）復(fù)制1.因特殊情況需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的類別、編號、復(fù)制用途等信息。2.檔案管理人員應(yīng)在收到申請表后進(jìn)行審核，經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。3.復(fù)制檔案時，應(yīng)使用符合檔案保管要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案復(fù)制登記冊》上登記復(fù)制信息，包括復(fù)制人姓名、部門、復(fù)制日期、復(fù)制份數(shù)等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由社團(tuán)負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員、社團(tuán)成員代表共同參與。3.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，對于確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的類別、編號、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)社團(tuán)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案清單、監(jiān)銷人員簽字等信息，作為檔案管理工作的重要資料保存。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案庫社團(tuán)應(yīng)逐步建立電子檔案庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案存儲在電子檔案庫中。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類編號進(jìn)行存儲管理。（二）電子檔案管理系統(tǒng)使用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、檢索、借閱、審批等操作。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、日志記錄等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）數(shù)據(jù)安全與保密加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)安全管理，采取加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。同時，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)數(shù)據(jù)安全和保密的法律法規(guī)，對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的電子檔案進(jìn)行特殊保護(hù)。九、監(jiān)督與檢查（一）社團(tuán)自查各學(xué)生社團(tuán)應(yīng)定期對本社團(tuán)檔案管理情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。自查報告應(yīng)于每年年底前報學(xué)校社團(tuán)管理部門備案。（二）學(xué)校檢查學(xué)校社團(tuán)管理部門應(yīng)定期對學(xué)生社團(tuán)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理保管利用情況、檔案信息化建設(shè)情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求社團(tuán)限期整改。（三）結(jié)果運(yùn)用學(xué)校將學(xué)