PAGE檔案人員調(diào)動移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案人員調(diào)動時的檔案移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案人員調(diào)動的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：保證移交的檔案資料完整無缺、內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，能夠真實反映公司/組織的歷史和業(yè)務(wù)活動。3.及時高效原則：檔案人員調(diào)動時，應(yīng)及時辦理移交手續(xù)，避免因人員變動導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)或延誤。4.責(zé)任明確原則：明確移交雙方的責(zé)任，確保檔案移交過程中各項工作有人負責(zé)、有據(jù)可查。二、檔案人員調(diào)動前的準(zhǔn)備工作（一）通知與安排1.在檔案人員確定調(diào)動后，所在部門應(yīng)及時通知檔案管理部門，告知調(diào)動的具體情況，包括調(diào)動原因、預(yù)計調(diào)動時間等。2.檔案管理部門根據(jù)調(diào)動情況，安排專人負責(zé)接收和處理移交工作，并與調(diào)動人員所在部門溝通協(xié)調(diào)，確定移交的具體時間和地點。（二）檔案清理與整理1.調(diào)動人員應(yīng)對其所負責(zé)保管的檔案進行全面清理，核對檔案數(shù)量、檢查檔案質(zhì)量，確保檔案無丟失、損壞、涂改等情況。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行系統(tǒng)整理，將零散的文件資料進行分類、編號、裝訂，使其條理清晰、便于查找和利用。3.編制檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（三）工作交接1.調(diào)動人員應(yīng)與接手人員進行面對面的工作交接，介紹檔案管理的工作流程、重點注意事項、特殊檔案的保管要求等。2.交接過程中，應(yīng)提供必要的工作文檔和工具，如檔案管理系統(tǒng)的操作手冊、檔案檢索工具等，確保接手人員能夠順利開展工作。3.對于正在辦理的檔案業(yè)務(wù)，調(diào)動人員應(yīng)向接手人員詳細說明進展情況、已完成的工作和待辦事項，確保接手人員能夠及時跟進處理。三、檔案移交的具體內(nèi)容（一）紙質(zhì)檔案1.檔案實體：包括各類文件、資料、圖表、報表、合同、協(xié)議等紙質(zhì)載體的檔案，應(yīng)按照檔案移交清單逐一清點移交。2.檔案目錄：提供詳細的檔案目錄清單，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，以便接收方進行核對和管理。3.相關(guān)輔助材料：如檔案索引、備考表、鑒定意見書等與檔案管理相關(guān)的輔助材料，也應(yīng)一并移交。（二）電子檔案1.電子檔案數(shù)據(jù)：包括存儲在硬盤、光盤、服務(wù)器等存儲介質(zhì)上的電子檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。2.電子檔案管理系統(tǒng)賬號及權(quán)限：向接收方移交電子檔案管理系統(tǒng)的賬號及相應(yīng)權(quán)限，確保接收方能夠正常訪問和管理電子檔案。3.電子檔案備份：提供電子檔案的備份存儲介質(zhì)或備份數(shù)據(jù)，確保接收方在需要時能夠進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（三）特殊檔案1.機密檔案：對于涉及公司/組織機密的檔案，調(diào)動人員應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行移交，確保機密信息不泄露。接收方應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾對機密檔案進行妥善保管。2.重要實物檔案：如印章、證書、獎杯等重要實物檔案，應(yīng)進行實物交接，并在移交清單中注明相關(guān)信息。交接過程中，應(yīng)確保實物的安全和完整。四、檔案移交的程序（一）移交申請1.檔案人員調(diào)動前，由調(diào)動人員所在部門填寫《檔案人員調(diào)動移交申請表》，詳細說明調(diào)動原因、移交檔案的范圍、預(yù)計移交時間等信息，并提交給檔案管理部門審核。2.檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行審核，審核通過后予以批準(zhǔn)，并通知調(diào)動人員所在部門和接收部門。（二）移交實施1.按照批準(zhǔn)的移交時間和地點，調(diào)動人員與接收人員進行現(xiàn)場移交。移交過程中，雙方應(yīng)共同對移交的檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容與移交清單一致。2.對于核對無誤的檔案，雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認。移交清單一式三份，移交方、接收方和檔案管理部門各執(zhí)一份。3.電子檔案的移交應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸或存儲介質(zhì)交接的方式進行，并確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和完整性。接收方在收到電子檔案后，應(yīng)及時進行檢查和測試，確保能夠正常訪問和使用。（三）監(jiān)交與審核1.檔案人員調(diào)動移交工作應(yīng)進行監(jiān)交，監(jiān)交人由檔案管理部門負責(zé)人或指定人員擔(dān)任。監(jiān)交人應(yīng)全程參與移交過程，監(jiān)督移交工作的順利進行，確保移交工作符合規(guī)定要求。2.移交工作完成后，檔案管理部門應(yīng)對移交情況進行審核。審核內(nèi)容包括移交檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，移交手續(xù)的完備性等。審核通過后，檔案管理部門應(yīng)將移交清單存檔備案。五、接收方的職責(zé)（一）接收與清點1.接收方應(yīng)按照規(guī)定的時間和地點，準(zhǔn)時接收移交的檔案。接收過程中，應(yīng)認真核對移交清單，對檔案的數(shù)量、內(nèi)容進行逐一清點，確保接收的檔案與移交清單一致。2.對于接收的檔案，應(yīng)及時進行妥善保管，避免檔案丟失、損壞或受潮等情況。（二）檢查與核對1.接收方在接收檔案后，應(yīng)對檔案的質(zhì)量進行檢查，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交方溝通協(xié)商，要求其進行整改或補充。2.對電子檔案進行檢查時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)能夠正常讀取、格式正確，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。同時，應(yīng)檢查電子檔案管理系統(tǒng)的賬號及權(quán)限設(shè)置是否正確。（三）整理與歸檔1.接收方應(yīng)按照公司/組織的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和管理要求，對接收的檔案進行重新整理和歸檔。將檔案納入本部門的檔案管理體系，確保檔案存放有序、便于查找和利用。2.在整理歸檔過程中，應(yīng)對檔案進行編號、編目等工作，完善檔案的檢索工具，提高檔案管理的信息化水平。（四）后續(xù)管理1.接收方負責(zé)對接收檔案的后續(xù)管理工作，包括檔案的保管、利用、鑒定、銷毀等。嚴格按照檔案管理制度的要求，確保檔案的安全和有效利用。2.定期對接收的檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并采取相應(yīng)的措施進行補救。六、移交方的職責(zé)（一）準(zhǔn)備與清理1.移交方應(yīng)按照本制度的要求，提前做好檔案移交的準(zhǔn)備工作，包括檔案清理、整理、編制移交清單等。確保移交的檔案符合完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的要求。2.在檔案移交前，應(yīng)對檔案進行全面自查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，確保移交的檔案質(zhì)量合格。（二）現(xiàn)場移交1.按照規(guī)定的時間和地點，準(zhǔn)時到達現(xiàn)場進行檔案移交。在移交過程中，應(yīng)積極配合接收方的工作，如實提供檔案的相關(guān)信息，協(xié)助接收方進行清點、核對。2.對接收方提出的疑問和問題，應(yīng)及時給予解答和說明。如因特殊原因無法當(dāng)場解決的問題，應(yīng)與接收方協(xié)商確定解決方案和時間節(jié)點。（三）后續(xù)配合1.檔案移交后，如接收方在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題需要移交方協(xié)助解決的，移交方應(yīng)積極配合。提供必要的資料和信息，協(xié)助接收方進行調(diào)查和處理。2.對于涉及檔案內(nèi)容的查詢、借閱等需求，移交方應(yīng)根據(jù)公司/組織的規(guī)定，配合接收方做好相關(guān)工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案人員調(diào)動移交工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由檔案管理部門負責(zé)人、人力資源部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)通過現(xiàn)場檢查、查閱資料、聽取匯報等方式，對檔案移交工作的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，確保移交工作符合規(guī)定要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時責(zé)令整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將檔案人員調(diào)動移交工作納入個人績效考核體系，對移交方和接收方的工作表現(xiàn)進行考核評價?？己藘?nèi)容包括檔案移交的及時性、完整性、準(zhǔn)確性，交接手續(xù)的完備性，后續(xù)管理工作的開展情況等。2.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或部門進行表彰和獎勵；對未按照規(guī)定要求完成移交工作或后續(xù)管理不善的個人或部門，進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.在檔案人員調(diào)動移交過程中，如發(fā)現(xiàn)移交方故意隱瞞檔案問題、不按照規(guī)定移交檔案或造成檔案丟失、損壞等情況的，應(yīng)追究移交方的責(zé)任。2.接收方如未按照規(guī)定要求接收檔案、對接收的檔案保管不善或擅自更改檔案內(nèi)容等，應(yīng)追究接收方的責(zé)任。3.對于因監(jiān)交人失職導(dǎo)致移交工作出現(xiàn)問題的，應(yīng)追究監(jiān)交人的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的責(zé)任追究，包括警告、罰款、降職、撤職等行政處分；造成經(jīng)濟損失