PAGE工程管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程管理檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等符合規(guī)范要求。4.及時(shí)性原則：隨工程進(jìn)度同步收集、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的工程檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程管理檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門做好工程檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程管理檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲(chǔ)和檢索。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)工程檔案的借閱、查閱、復(fù)制等服務(wù)工作，并做好記錄。6.參與工程竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）工程項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)工程檔案管理，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交歸檔。3.在工程建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案資料的形成、積累和保管工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)提供工程檔案利用所需的相關(guān)信息和資料，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：對(duì)本項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。2.工程技術(shù)人員：在工程建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)形成、積累各自工作范圍內(nèi)的文件資料，并及時(shí)交項(xiàng)目檔案管理人員整理歸檔。對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。3.檔案管理人員：嚴(yán)格按照檔案管理制度要求，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件：總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工過程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更記錄、施工日志、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書、工程結(jié)算文件等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、往來函件、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門和相關(guān)人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集各自工作中形成的文件資料，并確保資料的原始性和完整性。2.對(duì)重要文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。（三）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然規(guī)律和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照工程項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照工程建設(shè)的不同階段和專業(yè)，將檔案分為項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等幾大類，每大類再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件資料組成案卷，每卷厚度一般不宜超過20mm，特殊情況除外。卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，編寫頁碼。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等內(nèi)容。同時(shí)，編寫案卷封面、卷內(nèi)備考表等。4.裝訂：案卷應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.工程項(xiàng)目部門在完成檔案整理后，應(yīng)填寫檔案移交清單，向檔案管理部門移交檔案。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。對(duì)不符合要求的檔案，退回工程項(xiàng)目部門重新整理。3.審核合格的檔案，由檔案管理部門辦理接收手續(xù)，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫。（二）保管期限1.工程管理檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保存的檔案包括：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收文件等對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件。3.長(zhǎng)期保存的檔案包括：施工過程中的重要文件資料，如工程變更記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等，保管期限為10年至50年。4.短期保存的檔案包括：一般性的文件資料，如施工日志、監(jiān)理月報(bào)等，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引目錄，方便快速檢索檔案信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，分別存放于不同地點(diǎn)。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密、高效、規(guī)范的原則，確保檔案利用過程的安全和有序。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行檔案利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，可到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并做好查閱記錄。2.借閱：確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)收回檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。2.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已超過保管期限的工程管理檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性是否得到保證。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門按照審批意見，組織對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)工程管理檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門工程檔案的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分工程項(xiàng)