PAGE檔案雙人管理庫(kù)房制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，特制定本檔案雙人管理庫(kù)房制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案庫(kù)房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.雙人負(fù)責(zé)原則：庫(kù)房管理工作由兩人共同負(fù)責(zé)，相互監(jiān)督，確保各項(xiàng)操作規(guī)范、準(zhǔn)確。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、庫(kù)房管理職責(zé)（一）庫(kù)房管理人員職責(zé)1.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的整理、上架、下架、存放等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。2.安全防護(hù)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全防范工作，包括防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等措施的落實(shí)。定期檢查庫(kù)房的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保其正常運(yùn)行。嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。3.檔案借閱負(fù)責(zé)辦理檔案借閱手續(xù)，包括登記借閱人信息、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間等。按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)催還檔案，確保檔案按時(shí)歸還。對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.檔案整理與歸檔協(xié)助檔案形成部門進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)等工作。按照檔案管理的要求，及時(shí)將整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。5.庫(kù)房設(shè)備管理負(fù)責(zé)庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)備的日常維護(hù)和管理，如空調(diào)、除濕機(jī)、照明設(shè)備等。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。（二）庫(kù)房管理雙人職責(zé)分工1.明確分工庫(kù)房管理工作由兩人共同負(fù)責(zé)，其中一人主要負(fù)責(zé)檔案的保管、整理與歸檔工作，另一人主要負(fù)責(zé)安全防護(hù)、檔案借閱手續(xù)辦理以及庫(kù)房設(shè)備管理工作。兩人應(yīng)密切配合，相互協(xié)作，共同完成庫(kù)房管理的各項(xiàng)任務(wù)。2.工作交接庫(kù)房管理人員因事請(qǐng)假或離職時(shí)，應(yīng)提前做好工作交接工作。交接內(nèi)容包括檔案庫(kù)存情況、設(shè)備運(yùn)行狀況、未完成的工作事項(xiàng)等。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，確保交接工作的準(zhǔn)確性和完整性。三、庫(kù)房環(huán)境管理（一）溫度與濕度控制1.溫度要求檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度情況，并做好記錄。2.調(diào)節(jié)措施當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)溫度或濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。如溫度過(guò)高時(shí)，可開(kāi)啟空調(diào)制冷；濕度過(guò)高時(shí)，可開(kāi)啟除濕機(jī)除濕。定期對(duì)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）清潔與通風(fēng)1.清潔衛(wèi)生每天對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔，清除灰塵、雜物等，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔干凈。定期對(duì)檔案架、檔案盒等進(jìn)行擦拭，防止灰塵積累。2.通風(fēng)換氣保持庫(kù)房?jī)?nèi)通風(fēng)良好，每天至少通風(fēng)2次，每次通風(fēng)時(shí)間不少于30分鐘。定期檢查通風(fēng)設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，保證庫(kù)房?jī)?nèi)空氣清新。（三）防火與防盜1.防火措施庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高庫(kù)房管理人員的火災(zāi)應(yīng)急處理能力。2.防盜措施庫(kù)房門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗等，并確保其牢固可靠。安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控資料應(yīng)保存至少30天。嚴(yán)格限制庫(kù)房鑰匙的使用，鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（四）防蟲(chóng)與防鼠1.防蟲(chóng)措施在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲(chóng)劑等，防止檔案被蟲(chóng)蛀。定期檢查檔案，如發(fā)現(xiàn)有蟲(chóng)蛀現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.防鼠措施封堵庫(kù)房?jī)?nèi)的鼠洞、縫隙等，防止老鼠進(jìn)入庫(kù)房。在庫(kù)房?jī)?nèi)放置鼠夾、鼠藥等滅鼠工具，定期進(jìn)行檢查和更換，確保滅鼠效果。四、檔案出入庫(kù)管理（一）檔案入庫(kù)1.驗(yàn)收手續(xù)檔案入庫(kù)前，庫(kù)房管理人員應(yīng)與檔案形成部門進(jìn)行交接，核對(duì)檔案的數(shù)量、種類、完整性等，并辦理驗(yàn)收手續(xù)。對(duì)驗(yàn)收合格的檔案，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、編號(hào)、上架存放。2.入庫(kù)登記建立檔案入庫(kù)登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、檔案名稱、檔案數(shù)量、檔案來(lái)源等信息。入庫(kù)登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，以備查詢。（二）檔案出庫(kù)1.借閱手續(xù)檔案出庫(kù)時(shí)，必須辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱檔案進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后辦理借閱手續(xù)，并將檔案交給借閱人。2.出庫(kù)登記建立檔案出庫(kù)登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的出庫(kù)時(shí)間、檔案名稱、檔案數(shù)量、借閱人信息等。出庫(kù)登記臺(tái)賬應(yīng)與入庫(kù)登記臺(tái)賬相互對(duì)應(yīng)，便于查詢和核對(duì)。（三）檔案歸還1.歸還驗(yàn)收借閱人歸還檔案時(shí)，庫(kù)房管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表對(duì)歸還檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人查明原因，并要求借閱人按照規(guī)定進(jìn)行賠償。2.歸還登記辦理檔案歸還手續(xù)后，庫(kù)房管理人員應(yīng)在檔案出庫(kù)登記臺(tái)賬上注明檔案的歸還時(shí)間，并將檔案重新上架存放。定期對(duì)檔案歸還情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，如發(fā)現(xiàn)有逾期未還的檔案，應(yīng)及時(shí)催還。五、檔案整理與歸檔管理（一）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成來(lái)源、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素，制定科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有調(diào)整，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。2.整理要求檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編號(hào)等處理，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)、命名規(guī)范等操作。（二）檔案歸檔1.歸檔期限各類檔案應(yīng)按照規(guī)定的歸檔期限及時(shí)進(jìn)行歸檔。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。對(duì)于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。2.歸檔流程檔案形成部門在檔案整理完畢后，應(yīng)填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案庫(kù)房。庫(kù)房管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架存放。六、檔案信息化管理（一）電子檔案管理1.數(shù)據(jù)錄入對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，逐頁(yè)錄入，不得遺漏。建立數(shù)據(jù)錄入審核制度，對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。2.存儲(chǔ)與備份電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。3.權(quán)限管理建立電子檔案權(quán)限管理制度，對(duì)不同人員設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用電子檔案。定期對(duì)電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行檢查和調(diào)整，確保權(quán)限管理的有效性。（二）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用1.系統(tǒng)功能應(yīng)選用功能完善、操作簡(jiǎn)便的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)功能，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。2.系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能，提高工作效率。七、檔案安全保密管理（一）人員保密教育1.培訓(xùn)計(jì)劃制定檔案管理人員保密教育培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案管理保密制度、保密技術(shù)等方面。2.簽訂保密協(xié)議與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。（二）保密措施1.物理隔離檔案庫(kù)房應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。2.信息加密對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)密碼。在傳輸電子檔案時(shí)，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保信息安全。3.保密制度執(zhí)行嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理保密制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制。對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)房環(huán)境、檔案保管、安全防護(hù)、檔案出入庫(kù)等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并做好記錄。2.不定期抽查檔案管理部門應(yīng)不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理與歸檔質(zhì)量、檔案安全保密措施等方面。對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.審計(jì)要求公司應(yīng)定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括檔案管理制度的健全性、檔案管理工作的合規(guī)性、檔案信息的安全性等方面。