PAGE國土檔案崗位工作制度一、總則（一）目的國土檔案是國家重要的基礎(chǔ)性信息資源，對于維護國家領(lǐng)土完整、保障國土資源合理利用、支持經(jīng)濟社會發(fā)展以及開展歷史研究等具有不可替代的作用。為加強國土檔案管理，確保國土檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及國土檔案管理的所有崗位及人員，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等各個環(huán)節(jié)的工作人員。（三）基本原則1.真實性原則：國土檔案應(yīng)如實反映國土資源管理活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與國土資源管理相關(guān)的各類文件、資料、圖表等，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序，對國土檔案進行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取必要的安全防護措施，保障國土檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)國土資源管理工作和社會利用需求為宗旨，積極提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率。二、崗位職責(zé)（一）檔案管理員1.負(fù)責(zé)國土檔案的日常收集、整理、分類、編目、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的有序存放。2.對接收的檔案進行完整性和準(zhǔn)確性檢查，對不符合要求的檔案及時與移交部門溝通，要求補充完善。3.建立健全國土檔案檢索工具，如目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清點核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、實體安全，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.協(xié)助檔案利用部門查閱檔案，按照規(guī)定辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，做好登記工作。（二）檔案收集員1.熟悉國土資源管理業(yè)務(wù)流程，主動與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時收集本部門形成的各類國土檔案資料，包括文件、報告、圖表、合同等。2.對收集到的檔案資料進行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保收集的檔案具有保存價值。3.按照規(guī)定的時間和要求，將收集整理好的數(shù)據(jù)移交給檔案管理員，辦理交接手續(xù)，明確雙方責(zé)任。4.關(guān)注國土資源管理工作中的新動態(tài)、新業(yè)務(wù)，及時調(diào)整檔案收集范圍和重點，確保檔案收集的全面性和時效性。（三）檔案整理員1.根據(jù)國土檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行科學(xué)分類，確定檔案的類別、年度、保管期限等。2.對檔案進行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范，便于保管和利用。3.編制檔案目錄，錄入電子檢索系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檢索效率。4.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題，如字跡模糊、破損等，及時進行修復(fù)或采取其他補救措施，保證檔案的質(zhì)量。（四）檔案保管人員1.負(fù)責(zé)國土檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等環(huán)境條件符合要求。2.按照檔案保管期限和類別，對檔案進行有序存放，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的調(diào)入、調(diào)出、借閱、歸還等情況進行詳細(xì)記錄，確保檔案流向清晰可查。4.協(xié)助檔案整理員對破損、褪色等檔案進行修復(fù)和技術(shù)處理，延長檔案使用壽命。（五）檔案利用審批人員1.負(fù)責(zé)對國土檔案利用申請進行審核，根據(jù)檔案的密級、保管期限以及利用目的等，確定是否批準(zhǔn)利用申請。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案利用，嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案信息安全，防止泄露。3.對批準(zhǔn)的檔案利用申請，明確利用范圍、方式、期限等要求，并通知檔案管理員做好相關(guān)服務(wù)工作。4.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，評估檔案利用效果，為檔案管理工作的改進提供參考依據(jù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.國土資源規(guī)劃、調(diào)查、監(jiān)測、評價等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、報告、圖表、數(shù)據(jù)等資料。2.土地資源管理方面，包括土地出讓、轉(zhuǎn)讓、征收、劃撥、登記等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案，如合同、協(xié)議、審批文件、登記證書等。3.礦產(chǎn)資源管理方面，涵蓋礦產(chǎn)勘查、開采許可、儲量管理、礦山生態(tài)保護等工作形成的檔案，如勘查報告、采礦許可證、儲量核實報告等。4.地質(zhì)災(zāi)害防治工作中產(chǎn)生的檔案，如地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查評估報告、防治方案、監(jiān)測記錄等。5.國土資源執(zhí)法監(jiān)察工作形成的檔案，包括違法案件查處文件、行政處罰決定書、現(xiàn)場勘查記錄等。6.與國土資源管理相關(guān)的會議記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作計劃、總結(jié)等文件材料。7.其他與國土資源管理有直接或間接關(guān)系的文件、資料、聲像材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門國土檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲介質(zhì)安全可靠，并按照規(guī)定進行備份。4.收集的檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行初步整理，便于后續(xù)的移交和進一步整理。（三）收集程序1.各部門在工作過程中形成的檔案資料，由部門收集人員定期進行整理，填寫檔案收集清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、來源等信息。2.收集人員將整理好的檔案資料連同檔案收集清單一并移交給檔案管理員，檔案管理員進行核對接收。3.檔案管理員對接收的檔案進行再次檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與收集部門溝通，要求補充或修正。4.對于重要的、緊急的檔案資料，可采用特事特辦的方式，優(yōu)先進行收集和處理。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照檔案形成的年度進行分類，將同一年度的檔案歸為一類。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)形成檔案的部門或機構(gòu)進行分類，每個部門或機構(gòu)形成的檔案為一個類別。3.問題分類法：按照國土資源管理的不同業(yè)務(wù)問題進行分類，如土地管理、礦產(chǎn)管理、地質(zhì)災(zāi)害防治等類別。4.保管期限分類法：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期（1050年）、短期（110年）三種保管期限類別。（二）整理步驟1.區(qū)分全宗：將本公司/組織形成的檔案與其他單位形成的檔案區(qū)分開來，一個獨立的立檔單位所形成的全部檔案即為一個全宗。2.分類：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行分類，確定每個檔案的類別歸屬。3.裝訂：對紙張較小、零散的文件進行裝訂，使其整齊規(guī)范，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓蓋重要內(nèi)容。4.編頁：對裝訂后的檔案進行編頁，編寫頁碼應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于統(tǒng)計和查找。5.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。案卷目錄應(yīng)記錄案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)記錄文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明全宗號、類別號、案卷號、保管期限等信息，便于存放和查找。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)遵循檔案形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.整理過程中應(yīng)嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行操作，確保分類準(zhǔn)確、一致。3.對檔案進行編目時，應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、字跡清晰、格式規(guī)范。4.整理后的檔案應(yīng)達到整齊、美觀、便于保管和利用的要求。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點，遠離火源、水源、污染源等。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、除濕機、防蟲藥品、防盜門窗、遮光窗簾、空氣凈化器等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨立，避免相互干擾。4.定期對庫房進行清潔和維護，檢查設(shè)施設(shè)備的運行情況，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行有序存放，建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。2.將紙質(zhì)檔案存放在專用的檔案架或檔案柜中，檔案架或檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存取和搬運。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并按照規(guī)定進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.對珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如采用專柜存放、復(fù)制備份等方式，確保檔案的安全。（三）保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和國土資源管理工作的實際需要，確定檔案的保管期限。2.定期對檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對到期檔案進行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保存狀況等因素，綜合判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。對于失去保存價值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀審批表，報經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀。4.檔案鑒定銷毀工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行，確保檔案銷毀過程的合法性和安全性。（四）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強對檔案安全工作的監(jiān)督檢查。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的出入庫信息，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。3.加強對檔案庫房的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入庫房。4.定期對檔案進行安全檢查，重點檢查檔案的保管狀況、設(shè)施設(shè)備運行情況、消防安全等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱國土檔案，以支持國土資源管理決策、業(yè)務(wù)辦理、項目實施等工作。2.政府有關(guān)部門、企事業(yè)單位、社會組織等因履行法定職責(zé)、開展合作項目、進行學(xué)術(shù)研究等需要，經(jīng)批準(zhǔn)查閱本公司/組織的國土檔案。3.公民因涉及個人權(quán)益等合法事由，按照規(guī)定查閱相關(guān)國土檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案查閱室查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，按照利用者的需求查找檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：對于因工作需要較長時間使用檔案資料的情況，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用程序1.申請：利用者填寫國土檔案利用申請表，詳細(xì)說明利用目的、利用內(nèi)容、利用方式等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批：檔案利用審批人員對利用申請進行審核，根據(jù)檔案的密級、保管期限以及利用目的等，決定是否批準(zhǔn)申請。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案利用，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，報經(jīng)上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.登記：經(jīng)批準(zhǔn)的利用申請，檔案管理人員應(yīng)進行登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等信息。4.提供服務(wù)：檔案管理人員按照利用申請的要求，為利用者提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。5.歸還：利用結(jié)束后，借閱者應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與借閱者溝通解決。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用過程的監(jiān)督檢查，確保利用活動符合規(guī)定要求，防止檔案信息泄露。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，評估檔案利用效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進檔案利用服務(wù)工作。3.對于違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行制止和糾正，并按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的國土檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對國土檔案進行動態(tài)管理，及時更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。3.利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源的共享和整合，為國土資源管理工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的目錄信息和重要內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對電子檔案應(yīng)及時進行分類存儲，并確保其格式規(guī)范、存儲安全。同時，將電子檔案的元數(shù)據(jù)信息錄入系統(tǒng)，以便于管理和檢索。3.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護，檢查數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性，及時更新檔案信息，刪除無效數(shù)據(jù)。4.建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化檢索與利用1.在信息化管理系統(tǒng)中建立多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按類別檢索、按時間檢索等，方便利用者快速查找所需檔案信息。2.利用系統(tǒng)提供的權(quán)限管理功能，對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問相應(yīng)級別的檔案信息。3.為利用者提供在線查閱、下載、打印等服務(wù)，滿足其多樣化的利用需求。同時，記錄利用者的操作行為，以便進行審計和監(jiān)督。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，