PAGE國土資源檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國土資源檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在國土資源管理工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及國土資源管理工作形成的各類檔案，包括但不限于土地資源、礦產(chǎn)資源、地質(zhì)勘查、測(cè)繪等方面的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土資源檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為國土資源管理工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)國土資源檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化服務(wù)。4.開展檔案利用服務(wù)，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在國土資源管理工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在開展國土資源管理業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成、積累和歸檔工作，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理，建立檔案檢索目錄，提高檔案查詢效率。5.按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時(shí)催還借出的檔案。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的有關(guān)國土資源管理的文件、通知、法規(guī)、政策等。2.本公司/組織在土地資源管理方面形成的文件，包括土地出讓、轉(zhuǎn)讓、劃撥、征收、登記等業(yè)務(wù)文件，土地利用規(guī)劃、年度計(jì)劃等相關(guān)資料。3.礦產(chǎn)資源管理方面的文件，如礦產(chǎn)勘查許可證、采礦許可證的申請(qǐng)與審批文件，礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量報(bào)告、開發(fā)利用方案等。4.地質(zhì)勘查工作中形成的各類報(bào)告、原始記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)等。5.測(cè)繪工作產(chǎn)生的地形圖、地籍圖、宗地圖、測(cè)繪成果報(bào)告等。6.國土資源管理工作中的會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作總結(jié)等文件材料。7.與國土資源管理相關(guān)的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。8.其他與國土資源管理有關(guān)的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步收集、整理和歸檔。（三）整理方法1.分類按照國土資源檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容特點(diǎn)，分為土地資源檔案、礦產(chǎn)資源檔案、地質(zhì)勘查檔案、測(cè)繪檔案等一級(jí)類目。在一級(jí)類目下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和形成時(shí)間等因素，設(shè)置二級(jí)及以下類目。例如，土地資源檔案可進(jìn)一步細(xì)分為土地規(guī)劃、土地利用、土地產(chǎn)權(quán)管理等二級(jí)類目。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用分類編號(hào)法。例如，“TD001”表示土地資源檔案中的第一份文件，其中“TD”為土地資源檔案的類別代碼，“001”為該類別下的順序編號(hào)。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，對(duì)其進(jìn)行再次審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.審核無誤的檔案，按照分類編號(hào)順序進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，完成歸檔工作。（二）保管期限根據(jù)國土資源檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案涉及國土資源管理重大決策、重要政策法規(guī)制定等具有長遠(yuǎn)歷史意義和查考價(jià)值的文件。土地資源、礦產(chǎn)資源等重要權(quán)屬證書、審批文件等。地質(zhì)勘查、測(cè)繪等工作中形成的具有代表性和權(quán)威性的成果報(bào)告。2.長期保管的檔案土地利用規(guī)劃、年度計(jì)劃等文件，保管期限為[X]年。一般的土地出讓、轉(zhuǎn)讓、征收等業(yè)務(wù)文件，保管期限為[X]年。礦產(chǎn)資源勘查、開發(fā)過程中的一般性技術(shù)文件，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案國土資源管理工作中的一般性會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)等文件，保管期限為[X]年。臨時(shí)性統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作總結(jié)等，保管期限為[X]年。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房溫度應(yīng)控制在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、消防器材等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門及其他單位因履行公務(wù)需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。外部單位查閱檔案，需持單位介紹信和有效證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，本公司/組織內(nèi)部人員需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱檔案，需按照上述查閱程序辦理審批手續(xù)，并繳納一定的押金。借閱期限嚴(yán)格按照審批意見執(zhí)行，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用人等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（四）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。2.在檔案利用過程中，利用人不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.對(duì)檔案利用場(chǎng)所進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價(jià)值。2.是否涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。3.檔案的保管狀況是否良好，是否有繼續(xù)保存的必要。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，將擬鑒定的檔案清單提交給鑒定小組。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組組長簽字、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀后，在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀方式和日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的國土資源檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用要求。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.按照檔案整理要求，對(duì)數(shù)字化文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）存儲(chǔ)與管理1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的分類管理、權(quán)限控制、版本管理、備份恢復(fù)等功能。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（四）檢索與利用1.在電子檔案管理系統(tǒng)中建立高效的檢索機(jī)制，提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，提高檔案利用效率。同時(shí)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反檔案管理制度的行為，責(zé)令限期糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行