PAGE不動(dòng)產(chǎn)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，為不動(dòng)產(chǎn)管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于不動(dòng)產(chǎn)局各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案、地籍檔案、房產(chǎn)檔案、土地檔案以及相關(guān)業(yè)務(wù)文件、資料、圖表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則不動(dòng)產(chǎn)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映不動(dòng)產(chǎn)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理與不動(dòng)產(chǎn)管理相關(guān)的各類檔案，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高全局工作人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、圖表等，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，并定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案，包括申請書、證明材料、審核意見、登記證書等。2.地籍檔案，如土地調(diào)查資料、土地權(quán)屬證書、地籍圖等。3.房產(chǎn)檔案，涵蓋房屋所有權(quán)證、房屋買賣合同、房屋測繪報(bào)告等。4.土地檔案，包括土地出讓合同、土地審批文件、土地登記卡等。5.各類業(yè)務(wù)文件、通知、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。6.其他與不動(dòng)產(chǎn)管理相關(guān)的具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、抽取或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為不動(dòng)產(chǎn)登記類、地籍管理類、房產(chǎn)管理類、土地管理類、綜合管理類等。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，并分別存儲在不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、意外事故等情況下檔案信息的安全。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管涉及不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬、重大決策、重要?dú)v史事件等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.長期保管保存期限為15年至50年的檔案，如一般的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案、業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管保存期限為5年以下的檔案，如臨時(shí)性的業(yè)務(wù)資料、一般性的通知等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)之一。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍需保存。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、業(yè)務(wù)活動(dòng)過程以及與當(dāng)前工作的關(guān)聯(lián)程度。2.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合實(shí)際利用情況，判斷檔案是否已失去保存價(jià)值。3.參考國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，綜合考慮各種因素，做出科學(xué)合理的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告局領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱與本職工作相關(guān)的檔案資料。外單位查閱檔案應(yīng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）查閱程序1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、用途等，經(jīng)本局相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。3.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。（三）利用方式1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱服務(wù)工作。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收回檔案，檢查檔案是否完整無損。3.對于涉及重要信息的檔案，查閱人員如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意，并注明出處。（四）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的不動(dòng)產(chǎn)局檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等基本信息以及檔案原文內(nèi)容。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間期限、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶的操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份