PAGE公司機要檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要檔案管理，確保公司機要檔案的安全、完整與有效利用，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的機要檔案管理工作。（三）定義1.機要檔案：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的，涉及公司商業(yè)秘密、重要決策、核心技術(shù)等具有重要價值和保密要求的各類文件、資料、記錄等。2.檔案管理人員：指負責(zé)公司機要檔案的收集、整理、保管、利用等工作的人員。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司機要檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的檔案管理工作。2.保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，確保機要檔案的保密性、完整性和可用性。3.真實準確原則：機要檔案應(yīng)如實反映公司經(jīng)營管理活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。4.便于利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提高檔案利用效率。二、機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門1.負責(zé)制定和完善公司機要檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司機要檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.負責(zé)公司機要檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護公司機要檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.組織開展檔案利用服務(wù)工作，為公司各項工作提供檔案支持。（二）各部門1.負責(zé)本部門機要檔案的形成、積累和整理工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.明確專人負責(zé)本部門檔案管理工作，配合公司檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。3.嚴格遵守公司機要檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案不受損壞、丟失。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的真實性和完整性。6.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、記錄，包括但不限于：公司章程、股東會議記錄、董事會決議、監(jiān)事會決議等公司治理文件。年度工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等經(jīng)營管理文件。合同協(xié)議、招投標文件、項目文檔等業(yè)務(wù)文件。財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)文件。技術(shù)研發(fā)資料、專利文件、產(chǎn)品設(shè)計圖紙等技術(shù)文件。人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等人力資源文件。行政公文、會議紀要、通知、通報等行政文件。其他具有重要價值和保密要求的文件資料。2.公司外部接收的與公司經(jīng)營管理相關(guān)的文件、資料，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會資料、合作伙伴提供的文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的機要檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實、格式規(guī)范、字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進行分類整理。2.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對檔案進行裝訂時，應(yīng)確保文件順序正確，裝訂牢固，便于翻閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的機要檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進行檢查和維護。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。對于重要檔案，應(yīng)采取專柜存放或加密存儲等措施。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，嚴格控制訪問人員范圍。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行整理和保管，確保其質(zhì)量和可讀性。（三）保管期限1.公司機要檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案：主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、監(jiān)事會決議、年度財務(wù)報告、重要合同協(xié)議、重大項目文檔等具有重要歷史價值和法律意義的檔案。3.定期保管的檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定進行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對機要檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理情況等，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過程中的安全保密。2.檔案利用應(yīng)遵循必要性、合理性原則，不得隨意擴大利用范圍。3.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，確保利用工作的規(guī)范化、制度化。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱機要檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱公司機要檔案的，應(yīng)嚴格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（三）利用程序1.查閱程序：查閱人應(yīng)填寫《機要檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。將申請表提交至公司檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，符合查閱條件的，予以批準。查閱人在檔案管理人員的陪同下，在指定的查閱場所查閱檔案，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下，將檔案歸還至原處，并在查閱登記本上簽字確認。2.借閱程序：借閱人應(yīng)填寫《機要檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和公司檔案管理部門負責(zé)人簽字同意。借閱人憑申請表到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細說明檔案的保管要求和注意事項。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制機要檔案的，應(yīng)填寫《機要檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、內(nèi)容、目的、復(fù)制份數(shù)等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和公司檔案管理部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復(fù)制操作，復(fù)制過程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。3.復(fù)制后的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。復(fù)制件應(yīng)與原件一同保管，并按照原件的利用程序進行管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.鑒定工作應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責(zé)對公司機要檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查和分析。2.對于保管期限屆滿的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有保存價值，如是否涉及公司重要歷史事件、法律糾紛、知識產(chǎn)權(quán)等。3.對于重要檔案，應(yīng)征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和領(lǐng)導(dǎo)的意見，確保鑒定結(jié)果的準確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《機要檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《機要檔案銷毀清單》經(jīng)公司檔案鑒定工作小組審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。銷毀過程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀清單應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進行保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。七、保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對機要檔案的查閱、借閱、復(fù)制等過程進行嚴格登記和監(jiān)控，確保檔案信息不被泄露。3.在檔案管理工作中，涉及檔案內(nèi)容的討論、交流等活動應(yīng)在保密場所進行，嚴禁在公共場所談?wù)摍n案機密信息。4.對檔案管理工作中產(chǎn)生的廢紙、廢磁盤等廢棄物，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀或妥善處理，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對檔案管理人員進行安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護檔案安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立機要檔案管理監(jiān)督機制，由公司審計部門負責(zé)對檔案管理工作進行定期審計和監(jiān)督檢查。2.審計部門應(yīng)制定審計計劃，明確審計內(nèi)容、范圍、方法和時間安排，確保審計工作的全面性和有效性。3.審計部門在審計過程中，應(yīng)查閱相關(guān)檔案資料，與檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員進行溝通交流，了解檔案管理工作的實際情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員的崗位職責(zé)履行情況，是否認真負責(zé)、遵守工作紀律。3.檔案的安全保密情況，是否存在檔案信息泄露、丟失、損壞等問題。4.檔案信息化管理情況，檔案信息系統(tǒng)的運行是否正常，數(shù)據(jù)是否準確、完整。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，