PAGE社區(qū)檔案資料室制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案資料室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)檔案資料室的檔案資料管理工作，包括但不限于文件、資料、記錄、圖表、照片、音像等各類載體的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案資料室對社區(qū)內(nèi)各部門和各類檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案資料應(yīng)如實反映社區(qū)工作的實際情況，確保內(nèi)容真實、準確、可靠。3.安全保密原則：加強檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露和篡改。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料的管理流程，提高檔案資料的檢索和利用效率，為社區(qū)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案資料管理職責（一）檔案資料室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案資料管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善社區(qū)檔案資料室的各項管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管社區(qū)內(nèi)各部門形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。3.對檔案資料進行分類、編號、編目、上架等管理工作，建立健全檔案資料檢索體系，方便檔案資料的查詢和利用。4.定期對檔案資料進行鑒定、銷毀，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。5.開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為社區(qū)工作提供信息支持和服務(wù)。6.負責檔案資料室的信息化建設(shè)，提高檔案資料管理的現(xiàn)代化水平。7.對社區(qū)內(nèi)各部門的檔案資料管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案資料管理工作的規(guī)范開展。（二）檔案資料形成部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、準確、完整。2.按照檔案資料室的要求，定期將本部門的檔案資料移交檔案資料室統(tǒng)一保管。3.配合檔案資料室做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作。4.積極支持和參與檔案資料的開發(fā)利用工作，為社區(qū)工作提供相關(guān)資料和信息。（三）檔案資料管理人員職責1.認真履行檔案資料管理崗位職責，嚴格遵守檔案資料管理的各項規(guī)章制度。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括檔案資料的收集、整理、分類、編號、編目、上架、保管、查閱、借閱等。3.定期對檔案資料進行檢查、核對，確保檔案資料的安全和完整。4.積極開展檔案資料的信息化管理工作，提高檔案資料管理的效率和水平。5.保守檔案資料的機密，不得擅自泄露檔案資料的內(nèi)容。6.完成檔案資料室交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案資料的收集與歸檔（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織工作中形成的文件、資料、記錄等。2.社區(qū)居委會工作中形成的各類文件、報表、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。3.社區(qū)各類活動的策劃方案、組織實施記錄、照片、音像等資料。4.社區(qū)居民信息、服務(wù)記錄、投訴處理記錄等。5.社區(qū)與上級部門、其他社區(qū)及相關(guān)單位往來的文件、函件、協(xié)議等。6.其他與社區(qū)工作相關(guān)的有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進行初步整理，剔除無關(guān)的資料，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交檔案資料室。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案資料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理歸檔。（四）歸檔程序1.檔案資料形成部門按照檔案資料的分類標準進行分類整理。2.對整理好的檔案資料進行編號、編目，編制檔案資料目錄清單。3.將檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上注明檔案資料的名稱、年度、類別、編號等信息。4.填寫檔案資料移交清單，一式兩份，檔案資料形成部門和檔案資料室各執(zhí)一份。5.檔案資料形成部門將整理好的檔案資料移交檔案資料室，檔案資料室按照移交清單進行核對、簽收。四、檔案資料的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照檔案資料形成的年度進行分類，將同一年度的檔案資料集中在一起。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)社區(qū)內(nèi)各部門的職能和工作范圍，將檔案資料分為不同的類別，如黨組織工作類、居委會工作類、社區(qū)活動類等。3.問題分類法：按照檔案資料所反映的問題進行分類，如社區(qū)建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)文化等。（三）編號規(guī)則1.檔案資料的編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.編號采用“年度+機構(gòu)代碼+類別代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)，例如：20230101001，其中“2023”表示年度，“01”表示機構(gòu)代碼，“01”表示類別代碼，“001”表示順序號。3.機構(gòu)代碼和類別代碼應(yīng)根據(jù)社區(qū)的實際情況進行統(tǒng)一編制，并保持相對穩(wěn)定。（四）編目要求1.編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、年度、機構(gòu)、類別、日期、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨成冊，作為檔案資料的檢索工具。3.定期對檔案資料目錄進行更新，確保目錄信息的準確、完整。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.檔案資料室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查、維護和更新，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案存放1.檔案資料應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案資料應(yīng)分開存放，便于鑒定和銷毀。3.對珍貴的檔案資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）安全管理1.建立健全檔案資料安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案資料的安全。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案資料室負責人批準，并進行登記。4.定期對檔案資料進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案資料室查閱。2.檔案資料室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱檔案資料時，應(yīng)保持檔案資料的整潔、完好，不得擅自涂改、抽取、污損檔案資料。4.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案資料室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案資料室負責人審批。2.檔案資料室負責人根據(jù)借閱申請表進行審批，批準后，檔案資料室管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案資料的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案資料的內(nèi)容。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案資料室，并辦理歸還手續(xù)。檔案資料室管理人員應(yīng)對歸還的檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責任。（三）查閱與借閱登記1.檔案資料室應(yīng)建立查閱與借閱登記臺賬，詳細記錄查閱與借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.查閱與借閱登記臺賬應(yīng)定期進行整理和歸檔，作為檔案資料管理工作的重要參考依據(jù)。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案資料進行鑒定，確保檔案資料的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案資料室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案資料進行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的內(nèi)容是否真實、準確、完整。2.檔案資料的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實價值和憑證價值等。3.檔案資料的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案資料進行逐件審查，根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案資料的形成背景、利用情況等因素，對檔案資料進行綜合分析，確定其保存價值和保管期限。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案資料，編制《檔案資料銷毀清單》。2.《檔案資料銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案資料室負責人審核、社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.按照批準的《檔案資料銷毀清單》，對檔案資料進行銷毀。銷毀工作應(yīng)在檔案資料室管理人員的監(jiān)督下進行，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，檔案資料室管理人員應(yīng)在《檔案資料銷毀清單》上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。八、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立社區(qū)檔案資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案資料管理的效率和水平，為社區(qū)工作提供便捷、高效的信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案資料數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案資料進行掃描、錄入，形成電子檔案資料，并按照檔案資料的分類編號進行存儲。2.檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，包括檔案資料的基本信息、目錄信息、全文信息等，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。3.檔案資料檢索系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案資料檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類檢索、按年度檢索等，方便檔案資料的查詢和利用。4.檔案資料利用系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案資料利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的在線查閱、借閱、下載等功能，提高檔案資料的利用效率。（三）信息化管理要