PAGE檔案管理室各種制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理工作由檔案管理室集中統(tǒng)一負責，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各個階段、各個方面形成的檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目、檢索、利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案信息化建設，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和高效利用。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。6.參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。7.負責公司檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。8.按照國家有關規(guī)定和公司要求，做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的安全性和合法性。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.建立健全本部門檔案管理制度，指定專人負責檔案管理工作，并將檔案管理人員名單報檔案管理室備案。3.按照檔案管理室的要求，定期對本部門檔案進行整理和歸檔，及時向檔案管理室移交應歸檔的檔案。4.配合檔案管理室做好檔案的查閱、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。5.加強對本部門員工的檔案宣傳教育，提高員工的檔案意識，確保檔案工作順利開展。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理室管理人員職責熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。負責檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。積極參與檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.部門檔案管理人員職責負責本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善存放。按照檔案管理室的要求，對本部門檔案進行分類整理和編目，建立檔案檢索工具，方便檔案查閱和利用。協(xié)助檔案管理室做好本部門檔案的移交工作，確保移交檔案的質(zhì)量和完整性。為本部門員工提供檔案查閱和利用服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。定期對本部門檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告檔案管理室，并采取相應的措施進行處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等。2.公司各項業(yè)務活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、項目文件、招投標文件、財務報表、審計報告等。3.公司行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀要、工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、人事檔案等。4.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件。5.公司科研、技術、生產(chǎn)等方面形成的文件材料，如科研項目申報書、研究報告、技術方案、產(chǎn)品圖紙、工藝文件等。6.公司對外宣傳、文化建設等活動中形成的文件材料，如宣傳資料、畫冊、影像資料等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責任人應定期對本部門的文件材料進行清理和核對，對已辦理完畢的文件材料，應及時進行整理和歸檔，不得積壓或散失。3.對于重要文件材料和具有長期保存價值的數(shù)據(jù)信息，應采用多種載體進行備份，確保檔案的安全性和可靠性。4.在檔案收集過程中，應注意保持文件材料的原始性和真實性，不得擅自修改、涂抹或偽造文件內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，使檔案分類科學、條理清晰。3.對檔案進行系統(tǒng)化排列，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查找和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類、聲像檔案類等十大類。每大類下再根據(jù)具體情況進行細分。例如，行政管理類可分為綜合管理、文秘工作、機要保密、信訪工作等二級類目；經(jīng)營管理類可分為市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資管理等二級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示項目類檔案代碼，“001”表示該類檔案的流水號。3.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、密級等項目。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料應進行修補或復制。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應按照檔案類別和保管期限進行分類存放。在檔案盒上應標明檔案類別、年度、保管期限、起止編號等信息。四、檔案的保管期限與密級劃分（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、公司設立及變更的重要文件、年度財務決算報表、重要合同協(xié)議、重大項目文件、公司主要領導的任免文件等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司一般性的行政管理文件、年度工作計劃和總結、一般合同協(xié)議、科研項目的階段性成果報告等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括一般性的業(yè)務文件、臨時性的工作記錄、一般性的會議文件等。（二）密級劃分1.絕密：涉及公司核心機密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重損害的文件材料，列為絕密級。如公司尚未公開的重大決策、核心技術資料、重要商業(yè)秘密等。2.機密：涉及公司重要機密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害的文件材料，列為機密級。如公司的財務預算、經(jīng)營策略、重要客戶信息、關鍵技術文檔等。3.秘密：涉及公司一般機密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受一定損害的文件材料，列為秘密級。如公司的一般性管理制度、內(nèi)部會議紀要、普通業(yè)務文件等。（三）保管期限與密級的確定1.檔案的保管期限和密級由檔案形成部門根據(jù)檔案的內(nèi)容和重要程度提出初步意見，報檔案管理室審核。2.檔案管理室應組織相關人員對檔案的保管期限和密級進行審核，必要時可征求有關部門和領導的意見。審核通過后，由檔案管理室統(tǒng)一確定檔案的保管期限和密級，并在檔案目錄和檔案盒上予以標注。3.對于保管期限和密級不確定的檔案，檔案管理室應暫時單獨存放，待進一步研究確定后再進行處理。五、檔案的保管與保護（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間，配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案庫房的安全。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.檔案庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。每天定時記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施進行調(diào)整。4.檔案庫房應設置專門的檔案架和檔案柜，按照檔案類別、保管期限和編號順序進行排列存放，便于檔案的查找和管理。5.檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。檔案管理人員進入檔案庫房時，應做好登記記錄。（二）檔案實體保護1.對紙質(zhì)檔案應采取防潮、防蟲、防鼠等措施，定期檢查檔案的保存狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修補或復制。2.對電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。同時，應建立電子檔案的安全管理制度，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。3.對聲像檔案應采取防磁、防潮、防火等措施，定期檢查聲像檔案的播放效果，確保聲像檔案的質(zhì)量和完整性。4.對實物檔案應妥善保管，防止實物損壞或丟失。對具有特殊價值的實物檔案，應采取專門的保護措施，如制作復制品或進行數(shù)字化處理等。（三）檔案安全檢查1.檔案管理室應定期對檔案庫房進行安全檢查，每月至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、庫房設施設備運行情況、安全防范措施落實情況等。2.在重大節(jié)日、重要活動前或發(fā)生自然災害、安全事故等特殊情況后，應及時對檔案進行專項安全檢查，確保檔案的安全。3.對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時記錄并分析原因，采取有效措施進行整改。對存在安全隱患的檔案，應及時進行處理，確保檔案的安全和完整。4.建立檔案安全檢查記錄檔案，將每次安全檢查的時間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等詳細記錄在案，以備查閱和參考。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應有利于公司的各項工作，為公司的決策、管理、科研、生產(chǎn)等提供支持和服務。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可在檔案管理室進行查閱。2.公司員工因個人學習、研究等需要查閱檔案的，經(jīng)所在部門負責人批準后，可到檔案管理室查閱。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領導批準后，方可查閱。查閱涉及公司機密的檔案，須經(jīng)公司主要領導批準。（三）借閱程序1.公司內(nèi)部各部門借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字后，交檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.公司員工借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理室審核。檔案管理室審核通過后，辦理借閱手續(xù)，并收取一定的押金。借閱期限一般不超過15天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，并提交單位介紹信，經(jīng)公司分管領導批準后，報檔案管理室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過7天，如需延期，須重新辦理審批手續(xù)。4.檔案管理人員應按照借閱申請表上的內(nèi)容，及時提供檔案，并做好借閱登記工作。借閱登記應包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、借閱期限、歸還日期等信息。（四）利用要求1.檔案利用者應在檔案管理室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理室同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。2.檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理室，并承擔相應的責任。3.檔案利用者應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及公司機密的檔案，應按照公司保密制度的要求進行保管和使用。4.檔案利用完畢后應及時歸還檔案管理室，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并退還押金。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和公正性。2.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理室負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門檔案工作負責人及相關業(yè)務人員。2.檔案鑒定工作小組