PAGE陽光城工程檔案制度一、總則（一）目的為加強陽光城工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設、維護、管理及相關決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陽光城所有工程項目從項目規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應如實反映工程建設實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設各個環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設程序和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、積累、整理和歸檔應符合國家及行業(yè)相關標準和規(guī)范要求。5.保密性原則：對涉及工程機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止泄露。（四）管理職責1.工程管理部門負責組織、協(xié)調(diào)和指導工程項目各參建單位的檔案管理工作。對工程項目檔案的形成、積累和整理情況進行監(jiān)督檢查。負責收集、匯總本部門形成的工程檔案資料，并按規(guī)定移交檔案管理部門。2.檔案管理部門制定和完善工程檔案管理制度，并組織實施。負責接收、整理、保管和提供利用工程檔案資料。對工程檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。3.各參建單位（包括勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位）負責本單位在工程建設過程中形成的檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案資料的質(zhì)量。按照合同要求和本制度規(guī)定，向建設單位移交工程檔案資料。二、工程檔案的分類與編號（一）分類1.前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設計文件初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更文件等。設計交底、圖紙會審記錄等。3.施工文件施工組織設計、施工方案、技術交底等。工程測量、定位記錄，地基處理記錄，基礎、主體結構施工記錄等。材料、構配件、設備的質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告等。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。施工日志、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等。監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結等。5.竣工驗收文件單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表等。工程竣工決算報告、工程結算審核報告等。工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。6.聲像檔案工程建設過程中的照片、錄像、錄音等資料。反映工程建設重要活動、關鍵部位、質(zhì)量事故處理等情況的聲像資料。（二）編號1.工程檔案編號采用“工程名稱分類代碼流水號”的結構。2.工程名稱：填寫陽光城具體工程項目名稱。3.分類代碼：按照上述分類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示前期文件，“02”表示設計文件等。4.流水號：按照檔案形成時間順序，依次編排三位流水號。例如：陽光城XX項目01001，表示該項目的前期文件中的第一個檔案。三、工程檔案的形成與積累（一）文件形成要求1.工程建設過程中各部門和參建單位應明確專人負責文件材料的形成工作，確保文件材料的真實、準確、完整。2.文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.電子文件應采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進行備份存儲。（二）文件積累1.各部門和參建單位應建立文件材料積累制度，明確文件材料的收集范圍、時間要求和責任人。2.在工程建設的各個環(huán)節(jié)，及時收集、整理本單位形成的文件材料，并按照分類要求進行初步分類存放。3.對于重要會議、重大事件、關鍵工序等形成的文件材料，應及時進行收集和積累，并做好記錄。四、工程檔案的整理（一）整理原則1.遵循工程建設程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照分類標準，對檔案進行科學分類、組卷，便于保管和利用。3.同一卷內(nèi)的文件應按照文件形成時間順序排列，不同載體的文件應分別整理。（二）整理方法1.前期文件按照文件性質(zhì)和時間順序，逐份整理，編制文件目錄。將相關文件進行裝訂成冊，如有必要可進行編頁、蓋騎縫章等處理。2.設計文件按專業(yè)、階段分類整理，圖紙應折疊成A4規(guī)格，并在右下角加蓋竣工圖章。編制圖紙目錄，注明圖名、圖號、比例尺等信息。3.施工文件按照施工順序和專業(yè)分類組卷，每卷厚度不宜超過20mm。對每份文件進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄。對于隱蔽工程驗收記錄等重要文件，應單獨組卷，并在卷內(nèi)首頁附上相關說明。4.監(jiān)理文件按照監(jiān)理工作流程和文件性質(zhì)分類整理，可分為監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、質(zhì)量控制文件等類別進行組卷。編制卷內(nèi)文件目錄，注明文件名稱、文號、日期等信息。5.竣工驗收文件按照竣工驗收報告、決算報告、保修書等類別分別整理，每類文件單獨組卷。對文件進行編目，確保文件的完整性和準確性。6.聲像檔案對照片、錄像、錄音等資料進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。照片應沖洗或打印，并配以文字說明，錄像、錄音資料應轉(zhuǎn)錄為電子文件，并做好備份。五、工程檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各參建單位應在工程竣工后[X]個月內(nèi)，向建設單位移交工程檔案資料。2.建設單位工程管理部門應在收到各參建單位移交的檔案資料后[X]周內(nèi)，對檔案資料進行審核，審核無誤后移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應齊全、完整、準確，符合整理要求。2.檔案資料應編制歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案移交，一份由移交單位留存。3.移交的檔案資料應裝訂整齊，編目清晰，載體應符合要求，便于長期保存。六、工程檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，并按照檔案類別和編號順序存放檔案。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案：涉及工程建設重大決策、重要技術資料、產(chǎn)權證明等具有長期利用價值的檔案。長期保存的檔案：工程建設過程中形成的一般性技術文件、管理文件等，保管期限為[X]年。短期保存的檔案：工程建設過程中形成的臨時性文件、一次性使用的文件等，保管期限為[X]年。2.檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行鑒定，對已到保管期限的檔案進行處置。（三）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，嚴格檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。七、工程檔案的利用（一）利用范圍1.工程建設、維護、管理過程中的查閱、參考。2.工程質(zhì)量事故分析、處理的依據(jù)。3.工程竣工驗收、結算、決算的審核依據(jù)。4.對外提供工程建設相關資料，滿足法律法規(guī)要求和合同約定。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱利用本單位人員因工作需要查閱工程檔案，應填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄，查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。2.外部查閱利用外單位因工作需要查閱工程檔案，應出具單位介紹信，說明查閱內(nèi)容、目的、用途等，經(jīng)建設單位工程管理部門負責人審核同意后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，查閱人員應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。八、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由工程管理部門、檔案管理部門及相關專業(yè)技術人員組成的檔案鑒定小組，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準按照檔案保管期限的規(guī)定，結合工程實際情況，對檔案的價值進行評估鑒定。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，編制《