PAGE檔案館雙套進(jìn)館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案資源建設(shè)，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案雙套進(jìn)館工作，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等，在向檔案館移交時均需遵循雙套進(jìn)館制度。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國家檔案法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，開展檔案雙套進(jìn)館工作，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則保證進(jìn)館檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映本公司/組織各項(xiàng)工作的真實(shí)面貌，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則在檔案收集、整理、移交過程中，嚴(yán)格遵守安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.便于利用原則優(yōu)化檔案整理方式，確保進(jìn)館檔案便于保管和利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案范圍與分類（一）檔案范圍1.文書檔案涵蓋公司/組織在日常運(yùn)營中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等，包括紙質(zhì)文件和電子文件。2.科技檔案涉及公司/組織的科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等資料。3.會計(jì)檔案包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算過程中產(chǎn)生的各類檔案。4.人事檔案包含員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價、培訓(xùn)記錄、工資待遇等人事相關(guān)資料。5.其他檔案如業(yè)務(wù)合同、知識產(chǎn)權(quán)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，根據(jù)公司/組織實(shí)際業(yè)務(wù)情況確定。（二）檔案分類1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。例如，先按年度劃分，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，最后按照機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)一步細(xì)分。2.科技檔案根據(jù)項(xiàng)目類別、專業(yè)領(lǐng)域等進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目檔案可按項(xiàng)目名稱、階段進(jìn)行分類；工程建設(shè)檔案可按工程項(xiàng)目名稱、分部工程進(jìn)行分類。3.會計(jì)檔案按照會計(jì)核算的類別和形成時間進(jìn)行分類，如會計(jì)憑證按月份、賬簿按年度等。4.人事檔案按照員工類別、檔案內(nèi)容模塊進(jìn)行分類，確保檔案信息條理清晰，便于查找和管理。5.其他檔案根據(jù)各自特點(diǎn)和管理需要，制定相應(yīng)的分類方法，保證分類的科學(xué)性和系統(tǒng)性。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案。2.對于重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，要指定專人跟蹤收集，確保檔案資料的完整性。3.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行，保證兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其可讀性和可移植性。（二）整理要求1.紙質(zhì)檔案整理按照分類方案對收集到的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序、編目。對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的字跡清晰、頁面完整。編制檔案頁碼，采用打碼機(jī)或手工編號的方式，確保頁碼準(zhǔn)確、連續(xù)。填寫檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。2.電子檔案整理按照電子文件分類方案進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)簡潔明了，反映文件內(nèi)容和日期等關(guān)鍵信息。建立電子文件元數(shù)據(jù)，記錄文件的背景信息、來源、格式、大小等，確保電子文件的可追溯性。對電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，保證電子文件的質(zhì)量和安全性。四、雙套進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)（一）紙質(zhì)檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)1.紙張質(zhì)量應(yīng)使用符合檔案保存要求的紙張，一般為A4或A3規(guī)格，紙張耐久性好，無酸性，不易褪色、脆化。2.書寫材料文件書寫應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書寫材料，禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的書寫工具。3.裝訂要求采用線裝或膠裝方式裝訂，確保裝訂牢固、整齊，不掉頁、不缺頁。裝訂線應(yīng)距左側(cè)20mm，上下兩端各留20mm。4.編目規(guī)范檔號編制應(yīng)符合本公司/組織檔案編號規(guī)則，準(zhǔn)確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。檔案題名應(yīng)簡潔明了，能準(zhǔn)確概括文件內(nèi)容。日期填寫應(yīng)完整、準(zhǔn)確，采用公元紀(jì)年。（二）電子檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)1.格式要求優(yōu)先采用通用的、開放性的文件格式，如PDF、TIFF等，確保電子文件在不同系統(tǒng)和設(shè)備上能夠正常讀取和顯示。2.元數(shù)據(jù)要求電子檔案應(yīng)具備完整的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本公司/組織的檔案管理要求，能夠準(zhǔn)確描述電子文件的形成背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息。3.存儲要求電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁帶、磁盤陣列等，并進(jìn)行定期備份。存儲設(shè)備應(yīng)具備防磁、防潮、防火、防盜等安全措施。4.數(shù)據(jù)遷移隨著信息技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，確保電子檔案的可讀性和可用性。數(shù)據(jù)遷移過程中應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，保證遷移后的數(shù)據(jù)與原數(shù)據(jù)一致。五、檔案移交（一）移交時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向檔案館移交。2.對于重大項(xiàng)目、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后的[規(guī)定時間]內(nèi)及時移交。（二）移交程序1.各部門檔案收集責(zé)任人填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、檔號、保管期限等信息。2.將整理好的紙質(zhì)檔案和存儲電子檔案的存儲設(shè)備一并提交給檔案館。3.檔案館接收人員對移交檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，核對無誤后在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。4.雙方辦理檔案交接手續(xù)，明確檔案的保管責(zé)任。（三）特殊情況處理1.如檔案資料不完整或不符合進(jìn)館要求，檔案館應(yīng)及時通知移交部門補(bǔ)充或整改，移交部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成處理并重新移交。2.對于因不可抗力等特殊原因無法按時移交的檔案，移交部門應(yīng)提前向檔案館說明情況，并在不可抗力因素消除后的[規(guī)定時間]內(nèi)盡快完成移交。六、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案館應(yīng)按照檔案保管要求，設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等。2.對進(jìn)館檔案進(jìn)行科學(xué)排架，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、丟失等。4.建立檔案保管統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案利用1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館查閱。2.檔案館工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，限制查閱范圍，確保檔案信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對檔案雙套進(jìn)館制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門檔案收集、整理、移交等工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集的及時性和完整性，是否存在應(yīng)收集而未收集的檔案。2.檔案整理的質(zhì)量，包括分類是否準(zhǔn)確、編目是否規(guī)范、裝訂是否牢固等。3.雙套進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，紙質(zhì)檔案和電子檔案是否符合進(jìn)館要求。4.檔案移交程序的執(zhí)行情況，是否按時、按要求辦理移交手續(xù)。5.檔案保管和利用情況，檔案庫房環(huán)境是否符合要求，檔案利用是否規(guī)范。（三）考核與獎懲1.將檔案雙套進(jìn)館制度執(zhí)行情況納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反檔案雙套進(jìn)館制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批