PAGE檔案管理制度文件匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向國(guó)家有關(guān)部門(mén)和單位移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和服務(wù)。7.對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)的檔案移交至綜合管理部統(tǒng)一管理。3.積極配合綜合管理部開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息。4.加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等，公司行政辦公文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等，公司對(duì)外發(fā)文、收文、函件等，公司證照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。2.人力資源類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，員工勞動(dòng)合同、薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)、公積金等文件，員工人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件，公司財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)核算辦法、財(cái)務(wù)審批流程等，公司稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件，公司固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等相關(guān)文件。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)分析、市場(chǎng)策劃、營(yíng)銷方案等文件，公司產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃、促銷活動(dòng)等相關(guān)文件，公司客戶信息、銷售合同、訂單等文件，公司市場(chǎng)開(kāi)拓、客戶維護(hù)等相關(guān)文件。5.技術(shù)研發(fā)類：包括公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙等文件，公司技術(shù)研發(fā)成果、專利、著作權(quán)等相關(guān)文件，公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件，公司技術(shù)合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等相關(guān)文件。6.生產(chǎn)管理類：包括公司生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等文件，公司生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)流程、生產(chǎn)設(shè)備等相關(guān)文件，公司質(zhì)量控制、質(zhì)量管理體系等文件以及公司安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)等相關(guān)文件。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。具體如下：1.類別代碼：按照檔案分類的順序，分別用兩位大寫(xiě)字母表示各類檔案，如行政管理類用“XG”表示，人力資源類用“RL”表示，財(cái)務(wù)審計(jì)類用“CW”表示，市場(chǎng)營(yíng)銷類用“SC”表示，技術(shù)研發(fā)類用“JS”表示，生產(chǎn)管理類用“SC”表示。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年度，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示流水號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“XG20230001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作。檔案收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，并確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案分類的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步分類整理，確保檔案的分類準(zhǔn)確。3.對(duì)于重要文件和資料，檔案收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)備份，并妥善保管。（二）檔案整理1.綜合管理部檔案管理人員收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理。2.檔案整理包括對(duì)檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等工作。檔案管理人員應(yīng)按照檔案編號(hào)的規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，以便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和載體形式，對(duì)檔案進(jìn)行分類裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。4.檔案管理人員應(yīng)將整理好的檔案上架存放，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保檔案存放有序，便于查找。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行裝訂、上架存放；電子檔案應(yīng)按照檔案分類的要求進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)的方式，確保檔案信息的安全。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管三種。具體如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等，公司重要的合同、協(xié)議、文件等，公司重大事件的相關(guān)檔案等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司各項(xiàng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為10年至50年。如公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等，公司行政辦公文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等以及公司員工人事檔案等。3.短期保管：凡是反映公司局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司各項(xiàng)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為1年至10年。如公司一般性的文件、資料、報(bào)表等，公司臨時(shí)性的工作計(jì)劃、總結(jié)等。檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮，并在檔案整理時(shí)予以明確標(biāo)注。六、檔案的利用（一）利用范圍公司檔案主要用于以下方面：1.為公司各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.為公司內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展、技術(shù)研發(fā)等提供支持和服務(wù)。3.為公司對(duì)外宣傳、合作交流等提供相關(guān)資料。4.為國(guó)家有關(guān)部門(mén)和單位依法查閱公司檔案提供服務(wù)。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印、摘錄，并做好登記工作。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并加蓋綜合管理部檔案專用章。5.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部。6.綜合管理部檔案管理人員收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，檔案管理人員應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)辦理完畢后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。7.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司。查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印、摘錄，做好登記工作。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并加蓋綜合管理部檔案專用章。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱檔案名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間、復(fù)印或摘錄的內(nèi)容等。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部負(fù)責(zé)人牽頭，組織檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定確定失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限及銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。3.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀申請(qǐng)表》及相關(guān)銷毀記錄妥善保管，以備查閱。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案分類的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案索引目錄，便于檔案的檢索和利用。3.檔案檢索利用：通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱、下載等功能，提高檔案利用效率。4.檔案安全管理：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程檔案整理：對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理，確保檔案的齊全完整、分類準(zhǔn)確。掃描錄入：使用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描后的圖像文件進(jìn)行處理，轉(zhuǎn)換為電子文檔，并錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。圖像審核：對(duì)錄入系統(tǒng)的電子文檔圖像進(jìn)行審核，確保圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)掛接：將審核通過(guò)的電子文檔與檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立檔案索引。存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入流程信息收集：收集檔案的基本信息、目錄信息等，并進(jìn)行整理。信息錄入：將整理好的檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。信息審核：對(duì)錄入系統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.檔案檢索利用流程用戶登錄：用戶通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)登錄界面，輸入用戶名和密碼進(jìn)行身份認(rèn)證。檢索查詢：用戶根據(jù)自己的需求，在檔案信息化管理系統(tǒng)中輸入檢索條件，進(jìn)行檔案檢索查詢。在線查閱：用戶對(duì)檢索到的檔案進(jìn)行在線查閱，并可根據(jù)需要進(jìn)行下載、打印等操作。利用登記：用戶對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，檔案管理人員對(duì)利用登記情況進(jìn)行審核和管理。4.檔案安全管理流程系統(tǒng)安全防護(hù)：采取防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等安全防護(hù)措施，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，