PAGE財務公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強財務公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、業(yè)務運作、風險防控等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財務公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義及分類1.檔案定義：本制度所稱檔案是指財務公司在各項業(yè)務活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質文件、電子文檔、圖表、聲像等資料。2.檔案分類會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等。業(yè)務檔案：涵蓋各類業(yè)務合同、協(xié)議、審批文件、業(yè)務報表、客戶資料等。行政管理檔案：如公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、人事檔案、印章管理記錄等。風險管理檔案：風險評估報告、風險監(jiān)控記錄、應急預案等。信息技術檔案：系統(tǒng)開發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡配置記錄等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調和監(jiān)督指導。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項業(yè)務活動的真實情況，確保檔案內容完整、準確，不得擅自篡改、偽造。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全保存，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，指導各部門做好檔案的收集、整理和保管工作。5.負責組織檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.定期對檔案進行統(tǒng)計分析，掌握檔案的數(shù)量及利用情況，為公司決策提供依據(jù)。（二）各部門職責1.負責本部門業(yè)務活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關檔案資料。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，對本部門產(chǎn)生的檔案資料的真實性、完整性和保密性負責。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負責檔案的日常整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案存放有序、安全完好。3.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確記錄檔案的收進、移出、查閱、借閱等情況。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時歸還檔案。5.根據(jù)檔案管理工作需要，提出檔案管理工作的改進建議，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在辦理業(yè)務過程中形成的各類文件、資料、合同、報表等，包括紙質和電子形式。2.公司內部會議、活動形成的文件、記錄、紀要等。3.公司對外報送的各類文件、報表、資料等。4.員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務相關的重要文件、報告等。5.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，符合檔案管理的要求，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子檔案，應確保其存儲格式規(guī)范、內容完整，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案資料進行分類。2.編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.編目：對檔案進行編目，包括編制目錄、索引等，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在業(yè)務活動結束后[X]個工作日內，將整理好的檔案資料移交綜合管理部門歸檔。2.對于一些時效性較強的檔案，應及時歸檔，確保檔案的及時性和完整性。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.綜合管理部門將歸檔的檔案按照分類要求進行存放，并更新檔案管理信息系統(tǒng)。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務等具有長遠歷史價值和法律意義的檔案，應永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，確定定期保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等。3.保管期限的確定應嚴格按照國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準執(zhí)行，確保檔案在規(guī)定期限內得到妥善保管。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等安全防護設施，確保檔案的安全保存。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于電子檔案，應采取有效的存儲和備份措施，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各相關部門負責人及檔案管理人員為成員。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對于涉及公司重大權益、重要資產(chǎn)、法律糾紛等檔案，應適當延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.經(jīng)公司領導審批后，按照規(guī)定進行銷毀。（四）銷毀方式1.對于紙質檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對于電子檔案，應進行徹底刪除或格式化處理，并進行數(shù)據(jù)覆蓋，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）銷毀記錄銷毀檔案時，應安排專人負責監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案清單等信息，銷毀記錄應保存[X]年。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內部員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.經(jīng)所在部門負責人審批后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。3.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。（三）借閱范圍因特殊工作需要，公司內部員工可借閱與其工作相關的檔案資料，但僅限在公司內部使用，不得外借。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人審批后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。3.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，提供相應的檔案資料，并與借閱人簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）查閱、借閱登記綜合管理部門檔案管理人員應建立檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄查閱、借閱人的姓名、部門、查閱/借閱檔案名稱、編號、時間、期限等信息，確保查閱、借閱情況可追溯。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門檔案管理人員應定期對檔案的收進、移出、查閱、借閱、保管等情況進行統(tǒng)計，形成檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應準確反映檔案管理工作的基本情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應及時更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和時效性。（二）移交工作1.公司因機構調整、業(yè)務劃轉等原因，需要進行檔案移交的，應按照國家有關規(guī)定和公司檔案管理制度辦理檔案移交手續(xù)。