PAGE檔案三合一制度發(fā)言一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司各部門形成的檔案資料。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案工作，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，定期向綜合管理部門移交檔案。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱的檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、保管安全。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、報(bào)告、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等。公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。公司的基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等形成的文件、資料、圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。公司的外事活動(dòng)、宣傳活動(dòng)、文化活動(dòng)等形成的文件、資料、照片、錄像等。2.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。（二）收集要求1.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的齊全完整。2.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案收集過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得隨意涂改、損壞或丟失檔案資料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國(guó)家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目。3.檔案整理應(yīng)做到分類明確、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法進(jìn)行分類，將文書檔案分為永久、定期（30年、10年）兩類，然后按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，確保每份文件都有一個(gè)獨(dú)立的編號(hào)。編制文件目錄，文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確完整。將整理好的文件按照編號(hào)順序裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背上填寫相應(yīng)的信息，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)等。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目分類法進(jìn)行分類，將科技檔案分為基本建設(shè)項(xiàng)目檔案、科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)改造項(xiàng)目檔案等，然后按照項(xiàng)目進(jìn)行排列。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)項(xiàng)目的類別、階段和順序，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和唯一性。編制項(xiàng)目檔案目錄，目錄應(yīng)包括項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目起止時(shí)間、文件名稱、文件編號(hào)、日期等項(xiàng)目，便于查找和統(tǒng)計(jì)。將項(xiàng)目文件按照編號(hào)順序整理成冊(cè)，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行裝訂和裝盒保管。3.人事檔案整理按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等十大類。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循檔案管理的有關(guān)規(guī)定，確保編號(hào)的規(guī)范性和唯一性。編制人事檔案目錄，目錄應(yīng)包括材料編號(hào)、材料名稱、日期、頁(yè)碼等項(xiàng)目，便于查找和統(tǒng)計(jì)。將整理好的人事檔案材料按照類別順序裝入檔案袋，在檔案袋封面填寫相應(yīng)的信息，包括姓名、性別、出生年月、單位、檔案編號(hào)等。4.財(cái)務(wù)檔案整理按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等四大類。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照月份和憑證順序進(jìn)行，確保編號(hào)的連續(xù)性和唯一性。編制會(huì)計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、日期、保管期限等項(xiàng)目，便于查找和統(tǒng)計(jì)。將整理好的財(cái)務(wù)檔案材料按照類別順序裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫相應(yīng)的信息，包括單位名稱、年度、檔案類別、起止日期等。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理要求，制定業(yè)務(wù)檔案分類方案，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理。對(duì)每份業(yè)務(wù)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)業(yè)務(wù)的類別、階段和順序，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和唯一性。編制業(yè)務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括業(yè)務(wù)編號(hào)、業(yè)務(wù)名稱、業(yè)務(wù)日期、文件名稱、文件編號(hào)、日期等項(xiàng)目，便于查找和統(tǒng)計(jì)。將業(yè)務(wù)文件按照編號(hào)順序整理成冊(cè)，建立業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄和備考表，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行裝訂和裝盒保管。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等，保證檔案保管環(huán)境的適宜。（二）保管要求1.分類存放檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.排列有序檔案在庫(kù)房?jī)?nèi)的排列應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行，保持排列有序，便于快速查找。3.標(biāo)識(shí)清晰檔案架、檔案柜等應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。4.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防護(hù)措施，確保庫(kù)房門窗關(guān)閉嚴(yán)密，鑰匙專人保管，防止檔案被盜、被搶或遭受其他安全事故。（三）保護(hù)措施1.防火檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，確保檔案庫(kù)房的消防安全。2.防潮檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的濕度，可通過(guò)安裝除濕機(jī)等設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。對(duì)受潮的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止檔案發(fā)霉、變形。3.防蟲檔案庫(kù)房應(yīng)定期投放防蟲藥，防止檔案遭受蟲害。對(duì)發(fā)現(xiàn)有蟲害的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，采取熏蒸、噴灑殺蟲劑等方法進(jìn)行防治。4.防盜檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，并加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，確保檔案庫(kù)房的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，不得擅自允許無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。5.防光檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、燈罩等措施，避免陽(yáng)光直射檔案，防止檔案褪色、老化。6.防塵檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵積累對(duì)檔案造成損害。7.防有害氣體檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對(duì)檔案的侵蝕。對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的空氣應(yīng)定期進(jìn)行檢測(cè)，確?？諝赓|(zhì)量符合要求。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行分析比較，判斷其在內(nèi)容、形式、價(jià)值等方面的差異，確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法從檔案對(duì)公司工作的利用效益、歷史研究?jī)r(jià)值、文化傳承意義等方面進(jìn)行評(píng)估，確定其保存價(jià)值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。反映公司一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管，定期保管期限分為30年、10年。不具備保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后予以銷毀。2.科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公司基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、科研、技術(shù)改造等有一定參考價(jià)值的檔案，列為定期保管，定期保管期限分為30年、10年。已失去保存價(jià)值的項(xiàng)目檔案，經(jīng)鑒定后予以銷毀。3.人事檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)反映員工基本情況、政治歷史、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等方面的重要檔案材料，列為永久保管。對(duì)員工考核、晉升、獎(jiǎng)懲等有一定參考價(jià)值的檔案材料，列為定期保管，定期保管期限分為30年、10年。已失去保存價(jià)值的人事檔案材料，經(jīng)鑒定后予以銷毀。4.財(cái)務(wù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等具有重要經(jīng)濟(jì)價(jià)值和歷史查考價(jià)值的檔案，列為永久保管。其他會(huì)計(jì)資料在規(guī)定保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定后予以銷毀。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、年度、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)檔案行政管理部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀過(guò)程中應(yīng)確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，檔案管理人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案信息的安全。2.堅(jiān)持方便利用原則，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。3.實(shí)行有償利用原則，對(duì)利用檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的，按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、年度、保管期限、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、年度、保管期限、借閱目的、歸還日期等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照規(guī)定收取一定的押金。借閱期限屆滿后，借閱單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照協(xié)議要求進(jìn)行處理。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、年度、保管期