PAGE縣醫(yī)院檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于縣醫(yī)院各科室、各部門及其工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指縣醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、方便利用的原則，確保檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、信息化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門縣醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各科室兼職檔案員開展工作。3.開發(fā)利用檔案信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化。（三）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.督促本科室工作人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料歸檔。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括病歷、醫(yī)囑單、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。2.行政管理檔案：包括醫(yī)院文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.教學(xué)科研檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、課件、科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果等。4.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購(gòu)置合同、說明書、維修記錄等。5.基建檔案：包括醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。6.其他檔案：如外事活動(dòng)檔案、捐贈(zèng)檔案等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案按照病歷號(hào)等進(jìn)行整理。3.教學(xué)科研檔案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行整理。4.設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)等進(jìn)行整理。5.基建檔案按照項(xiàng)目階段等進(jìn)行整理。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在患者出院后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。3.教學(xué)科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或?qū)W期結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。4.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。5.基建檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范，編目清晰，裝訂整齊。2.填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）移交手續(xù)各科室兼職檔案員將整理好的檔案按時(shí)移交至檔案管理部門，檔案管理部門核對(duì)無誤后辦理接收手續(xù)。五、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案裝具采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。（三）庫(kù)存管理1.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（四）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.采取有效措施防止電子檔案信息泄露和損壞。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障檔案所有者合法權(quán)益。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.方便利用，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用需要，辦理借閱手續(xù)，限定借閱期限。3.出具證明：根據(jù)利用者需求，出具檔案證明。（三）利用手續(xù)1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容等。2.經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，借閱檔案應(yīng)妥善保管，按時(shí)歸還。（四）特殊利用涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)辦理審批手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)。（四）銷毀手續(xù)1.經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)庫(kù)存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括查閱、借閱、出具證明的數(shù)量等。3.檔案鑒定銷毀情況統(tǒng)計(jì)：包括鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用等業(yè)務(wù)功能。2.權(quán)限管理功能，確保檔案信息安全。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能。（三）數(shù)據(jù)錄入按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)