PAGE檔案工作中三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則。全面收集、整理和保存公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案，保證檔案的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。4.系統(tǒng)性原則。按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。5.安全性原則。采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。6.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案工作的正常開展。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用線索，支持檔案管理部門開展工作。4.加強(qiáng)對(duì)本部門兼職檔案人員的管理和培訓(xùn)，提高其檔案管理業(yè)務(wù)水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等，確保檔案存放有序，查找方便。3.按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后做好檔案的銷毀工作。4.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.積極開展檔案利用工作，熱情接待檔案查閱人員，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保檔案信息的安全和完整。7.參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖表、圖紙、信函、電報(bào)、傳真、電子郵件等。3.公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、工藝文件、產(chǎn)品資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、檢測報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證文件等。4.公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析資料等。5.公司人力資源管理活動(dòng)中形成的員工檔案、工資福利文件、績效考核資料、培訓(xùn)記錄等。6.公司行政管理活動(dòng)中形成的行政公文、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、大事記、榮譽(yù)證書等。7.公司對(duì)外交往活動(dòng)中形成的外事文件、合作協(xié)議、接待記錄、禮品清單等。8.公司基本建設(shè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。9.公司設(shè)備儀器購置、使用、維護(hù)過程中形成的設(shè)備清單、操作規(guī)程、維修記錄、報(bào)廢報(bào)告等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無用的文件，對(duì)重要文件進(jìn)行分類存放，便于移交檔案管理部門。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其原始性、真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，并建立相應(yīng)的電子文件目錄。4.對(duì)于外來文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集整理，每季度末向檔案管理部門移交一次。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，將形成的文件材料收集整理完畢并移交檔案管理部門。3.公司年度終了后，各部門應(yīng)在次年一季度內(nèi)，將上一年度形成的各類文件材料收集整理完畢并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度保管期限分類。4.人事檔案：按照類別人員順序分類。5.電子檔案：按照全宗號(hào)類別年度保管期限分類。（三）整理方法1.文書檔案整理區(qū)分年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別整理。劃分保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將文件劃分為永久、長期（30年）、短期（10年）三個(gè)保管期限。按機(jī)構(gòu)（問題）分類：將同一機(jī)構(gòu)（問題）形成的文件集中在一起，按照文件的重要性和時(shí)間順序排列。裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂。編目：編制卷內(nèi)文件目錄，填寫案卷封面、卷內(nèi)備考表等，按照規(guī)定格式進(jìn)行編號(hào)和排列。2.科技檔案整理項(xiàng)目分類：按照項(xiàng)目名稱對(duì)科技文件進(jìn)行分類，一個(gè)項(xiàng)目的文件集中整理。專業(yè)分類：根據(jù)科技文件的專業(yè)性質(zhì)，進(jìn)一步劃分專業(yè)類別，如工程技術(shù)類、科研類等。階段分類：按照項(xiàng)目的不同階段，如立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等，對(duì)文件進(jìn)行排列。編號(hào)：為每個(gè)項(xiàng)目、專業(yè)類別和文件編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。整理圖紙：對(duì)圖紙進(jìn)行折疊、裝訂，編制圖紙目錄，注明圖號(hào)、圖名、比例尺等信息。3.會(huì)計(jì)檔案整理分類：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理。裝訂：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，報(bào)表應(yīng)按年度裝訂。編目：編制會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。4.人事檔案整理分類：按照履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動(dòng)合同等類別進(jìn)行整理。排序：按照材料的重要性和時(shí)間順序進(jìn)行排序，同一類材料按照形成時(shí)間先后排列。編目：編制人事檔案目錄，注明材料名稱、日期、頁碼等信息。5.電子檔案整理分類：按照電子檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。命名：電子文件的命名應(yīng)遵循規(guī)范，體現(xiàn)文件的主題、年度、保管期限等信息。元數(shù)據(jù)錄入：對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，包括文件編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等，確保電子檔案的可識(shí)別性和可追溯性。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要會(huì)議記錄、重要合同協(xié)議等。長期保管的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性會(huì)議文件、業(yè)務(wù)文件、人事任免文件等。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，如一般性通知、簡報(bào)、便函等。2.科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公司生產(chǎn)、科研、建設(shè)等活動(dòng)具有重要指導(dǎo)意義和長期利用價(jià)值的檔案，如關(guān)鍵技術(shù)文件、重大科研成果檔案、重要建設(shè)項(xiàng)目檔案等，應(yīng)永久保管。在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司生產(chǎn)、科研、建設(shè)等活動(dòng)有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性技術(shù)文件、階段性科研成果檔案、一般建設(shè)項(xiàng)目檔案等，應(yīng)長期保管。在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司生產(chǎn)、科研、建設(shè)等活動(dòng)有參考價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性技術(shù)文件、一般實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等，應(yīng)短期保管。3.會(huì)計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)永久保管的會(huì)計(jì)檔案：年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等。定期保管的會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年，賬簿保管期限為30年，其他會(huì)計(jì)資料保管期限為10年。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對(duì)鑒定小組提出的存毀意見進(jìn)行集體審議，形成鑒定結(jié)論。4.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）保管要求1.按照檔案分類方案，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)排列，上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)不同載體的檔案，應(yīng)分別采取相應(yīng)的保管措施。紙質(zhì)檔案應(yīng)保持整潔，防止受潮、發(fā)霉；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作。3.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查，確保檔案信息安全。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱、借閱的人次、卷次等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量和比例。4.檔案載體統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)紙質(zhì)檔案、電子檔案等不同載體檔案的數(shù)量。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，由檔案管理人員定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行記錄。2.利用檔案管理信息化系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等需要查閱、借閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案查閱人員可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人