PAGE設(shè)備檔案管理者制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備檔案管理，確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮設(shè)備檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有設(shè)備檔案的管理，包括設(shè)備的采購、安裝、調(diào)試、運行、維護(hù)、改造、報廢等全過程形成的各類文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則設(shè)備檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則設(shè)備檔案應(yīng)如實反映設(shè)備的實際情況，所有文件資料必須真實、可靠。3.及時性原則設(shè)備檔案的形成、積累、整理和歸檔應(yīng)與設(shè)備管理工作同步進(jìn)行，確保檔案的時效性。4.保密性原則對涉及公司機(jī)密的設(shè)備檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、設(shè)備檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的相關(guān)制度，制定和完善設(shè)備檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用設(shè)備檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門設(shè)備檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案質(zhì)量。4.定期對設(shè)備檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，對破損、變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和處理。5.負(fù)責(zé)設(shè)備檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）設(shè)備管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并定期向檔案管理部門移交。2.指導(dǎo)和督促本部門員工做好設(shè)備文件資料的形成、積累和整理工作，確保設(shè)備檔案的齊全、完整。3.在設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、運行、維護(hù)、改造、報廢等過程中，及時形成相應(yīng)的文件資料，并按規(guī)定移交檔案管理部門。4.負(fù)責(zé)提供設(shè)備檔案利用所需的相關(guān)信息和資料，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)備文件資料的收集、整理和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)。2.在設(shè)備使用過程中，及時記錄設(shè)備的運行狀況、維修情況等信息，并形成相應(yīng)的文件資料，定期移交設(shè)備管理部門。3.配合檔案管理部門和設(shè)備管理部門做好設(shè)備檔案的查閱、借閱等工作，確保設(shè)備檔案的安全和完整。三、設(shè)備檔案的分類與編號（一）分類設(shè)備檔案按以下類別進(jìn)行分類：1.設(shè)備前期文件類包括設(shè)備選型論證、采購合同、技術(shù)協(xié)議、安裝調(diào)試方案、驗收報告等。2.設(shè)備運行維護(hù)文件類包括設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修工單、故障報告等。3.設(shè)備技術(shù)資料類包括設(shè)備說明書、圖紙、技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗報告等。4.設(shè)備改造與報廢文件類包括設(shè)備改造方案、改造記錄、報廢申請、報廢鑒定報告等。（二）編號設(shè)備檔案編號采用“設(shè)備類別代碼+設(shè)備編號+檔案序號”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.設(shè)備類別代碼根據(jù)設(shè)備分類，分別用兩位字母表示，如“QD”表示前期文件類，“YW”表示運行維護(hù)文件類，“JS”表示技術(shù)資料類，“GB”表示改造與報廢文件類。2.設(shè)備編號按照公司設(shè)備管理部門統(tǒng)一編制的設(shè)備編號填寫。3.檔案序號按設(shè)備檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如：某設(shè)備前期文件類檔案編號為QD001001，表示該設(shè)備為第001號設(shè)備的前期文件類檔案，檔案序號為001。四、設(shè)備檔案的收集與整理（一）收集1.設(shè)備采購階段設(shè)備管理部門應(yīng)收集設(shè)備選型論證報告、采購合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件等前期文件資料。2.設(shè)備安裝調(diào)試階段設(shè)備管理部門應(yīng)收集設(shè)備安裝調(diào)試方案、安裝調(diào)試記錄、驗收報告等文件資料。3.設(shè)備運行維護(hù)階段使用部門應(yīng)定期收集設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修工單、故障報告等文件資料，并移交設(shè)備管理部門。4.設(shè)備改造與報廢階段設(shè)備管理部門應(yīng)收集設(shè)備改造方案、改造記錄、報廢申請、報廢鑒定報告等文件資料。（二）整理1.設(shè)備檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類和編號要求，對收集到的設(shè)備文件資料進(jìn)行分類整理。2.對每份文件資料進(jìn)行核對，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對破損、變質(zhì)的文件資料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。4.按照檔案裝訂要求，將整理好的文件資料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。五、設(shè)備檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.設(shè)備管理部門應(yīng)定期將整理好的設(shè)備檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門在接收設(shè)備檔案時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回設(shè)備管理部門重新整理。3.設(shè)備檔案歸檔后，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行登記，建立設(shè)備檔案目錄和索引。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的設(shè)備檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.設(shè)備檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對設(shè)備檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子設(shè)備檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。六、設(shè)備檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的設(shè)備檔案，并做好查閱登記。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)設(shè)備檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請，提供相應(yīng)的設(shè)備檔案，并做好借閱登記。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的設(shè)備檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請，對設(shè)備檔案進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記。3.復(fù)制的設(shè)備檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，以保證復(fù)制件的有效性。七、設(shè)備檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織設(shè)備管理部門、使用部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)設(shè)備檔案的重要性、完整性、時效性等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定保管期限。4.保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的設(shè)備檔案，應(yīng)永久保管。長期保管：凡是反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的設(shè)備檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的設(shè)備檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為15年以下。（二）銷毀1.對已到保管期限，且確無保存價值的設(shè)備檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)