PAGE建筑資監(jiān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司建筑資監(jiān)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及建筑資監(jiān)檔案管理的所有部門、項目及人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理機構，對建筑資監(jiān)檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映建筑資監(jiān)工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理建筑資監(jiān)工作過程中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的檔案信息，嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理部，負責統(tǒng)籌管理建筑資監(jiān)檔案工作。其主要職責包括：1.制定和完善建筑資監(jiān)檔案管理制度、流程和標準。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導和監(jiān)督各部門、項目的檔案管理工作。4.負責檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平。5.定期對檔案管理工作進行總結和評估，提出改進措施。（二）檔案管理人員檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉建筑資監(jiān)業(yè)務流程，負責具體的檔案管理工作。其職責包括：1.按照檔案管理制度和流程，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務，做好登記和記錄工作。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設工作，錄入和維護檔案信息。（三）各部門、項目職責1.各部門、項目應指定專人負責本部門、項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集、整理和移交。2.按照檔案管理部門的要求，做好檔案的分類、編號、裝訂等基礎工作，保證檔案質量。3.在項目結束或工作完成后，及時將檔案資料移交檔案管理部門歸檔。4.在檔案利用過程中，配合檔案管理部門做好相關工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍建筑資監(jiān)檔案的收集范圍包括但不限于以下方面：1.項目前期文件，如項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.勘察設計文件，包括地質勘察報告、初步設計文件、施工圖設計文件等。3.工程招投標文件，如招標文件、投標文件、中標通知書等。4.施工合同、監(jiān)理合同、材料設備采購合同等各類合同文件。5.工程施工過程中的各類技術文件，如施工組織設計方案、技術交底記錄、工程變更通知等。6.工程質量驗收文件，包括檢驗批驗收記錄、分項工程驗收記錄、分部工程驗收記錄、單位工程竣工驗收記錄等。7.工程安全管理文件，如安全檢查記錄、安全事故報告及處理文件等。8.工程進度管理文件，如進度計劃、進度報告等。9.工程結算文件，包括工程竣工結算書、結算審核報告等。10.其他與建筑資監(jiān)工作相關的文件、資料，如會議紀要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門、項目應按照檔案收集范圍，及時收集本部門、項目產(chǎn)生及涉及的檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應真實、準確、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對收集到的檔案資料，應進行初步審核，剔除重復、無效的文件，保證檔案質量。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內容等因素，將檔案分為不同的類別，如工程前期文件類、勘察設計文件類、招投標文件類、合同文件類、施工技術文件類、質量驗收文件類、安全管理文件類、進度管理文件類、結算文件類等。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字、字母等組合方式，如“項目名稱年份順序號”。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，以便于檔案的查找和利用。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門、項目的檔案管理人員在檔案整理完成后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和整理質量，審核無誤后辦理接收手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類標準，將歸檔檔案放入相應的檔案柜或存儲設備中，并更新檔案目錄。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司重大項目的立項批復、可行性研究報告、竣工驗收報告等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司一般性項目的合同文件、施工技術文件、質量驗收文件等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司臨時性項目的文件資料、一般性會議紀要等。（三）保管要求1.檔案庫房檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保存。庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架、光盤存儲設備等裝具存放檔案，確保檔案存放有序，便于查找和利用。3.檔案存儲按照檔案類別、保管期限等進行分類存儲，不同類別的檔案應分開存放，避免混淆。對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新。4.檔案保護定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施進行處理。對重要檔案應采取特殊保護措施，如專柜存放、加密存儲等。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內部人員因工作需要，可查閱、借閱建筑資監(jiān)檔案。查閱、借閱檔案應遵守本制度規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍。（二）利用流程1.查閱申請利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，提交所在部門負責人審批。2.審批部門負責人對查閱申請進行審核，批準后簽字蓋章，并將申請表交檔案管理部門。3.查閱服務檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，為利用者提供檔案查閱服務。利用者應在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.借閱申請因工作需要借閱檔案的，利用者應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，提交所在部門負責人審批。5.審批部門負責人對借閱申請進行審核，批準后簽字蓋章，并將申請表交檔案管理部門。6.借閱服務檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，為利用者辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請。利用者應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱、編號、查閱或借閱時間、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，可以提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保存。（三）銷毀流程1.編制銷毀清冊檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.審批檔案銷毀清冊報公司分管領導審批，經(jīng)批準后方可實施銷毀。3.銷毀實施檔案管理部門組織專人對批準銷毀的檔案進行銷毀，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.監(jiān)銷檔案銷毀時，應指定專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司建筑資監(jiān)檔案信息化管理系統(tǒng)（以下簡稱“檔案系統(tǒng)”），實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案存儲和利用要求。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，確保圖像清晰、完整，便于識別和利用。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）檔案系統(tǒng)功能1.檔案錄入檔案管理人員可通過檔案系統(tǒng)錄入檔案的基本信息、文件內容等，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.檢索查詢利用者可通過檔案系統(tǒng)輸入關鍵詞、檔案編號、題名等信息，快速檢索查詢所需檔案。3.借閱管理檔案系統(tǒng)可實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、提醒等功能，對檔案借閱過程進行全程管理。4.權限管理根據(jù)用戶角色和職責，設置不同的系統(tǒng)操作權限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計分析檔案系統(tǒng)可對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)