PAGE會計檔案管理制度職責一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案管理職責分工（一）財務(wù)部門職責1.負責會計檔案的整理、裝訂、保管和移交等日常管理工作。2.按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，定期對會計檔案進行分類、編號、立卷，并編制會計檔案保管清冊。3.負責建立會計檔案查閱、借閱登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.對超過保管期限的會計檔案，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，并按照規(guī)定程序進行銷毀。5.配合檔案管理部門做好會計檔案的整理、歸檔和保管工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導和支持。（二）檔案管理部門職責1.負責制定公司會計檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導財務(wù)部門做好會計檔案的整理、裝訂、保管等工作，對會計檔案的管理工作進行定期檢查和考核。3.負責接收財務(wù)部門移交的會計檔案，按照規(guī)定進行分類、編號、上架存放，并建立會計檔案檢索目錄，方便查閱和利用。4.負責會計檔案的安全保管，確保會計檔案的實體安全和信息安全，防止會計檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，做好會計檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴格審核查閱、借閱手續(xù)，確保會計檔案的合理使用。6.負責對到期會計檔案進行鑒定和銷毀工作，會同財務(wù)部門等相關(guān)部門組成鑒定小組，對擬銷毀的會計檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）其他部門職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門會計資料的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定定期移交財務(wù)部門。2.在辦理涉及會計檔案的業(yè)務(wù)時，應(yīng)積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、會計檔案的內(nèi)容及分類（一）會計憑證類1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。（二）會計賬簿類1.總賬，按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的賬簿。2.明細賬，按照明細分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細信息，包括名稱、型號、規(guī)格、購置時間、原值、折舊等。5.輔助賬簿，也稱備查賬簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項進行補充登記時使用的賬簿。（三）財務(wù)報告類1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財務(wù)情況說明書，對公司一定會計期間內(nèi)財務(wù)、成本等情況進行分析總結(jié)的書面文字報告。（四）其他會計資料類1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄，也可以作為企業(yè)資金流動的依據(jù)。3.納稅申報表，記錄企業(yè)應(yīng)納稅額的計算和繳納情況。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案從財務(wù)部門移交至檔案管理部門的詳細情況。5.會計檔案保管清冊，記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息。6.會計檔案銷毀清冊，記錄擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。7.其他具有保存價值的會計資料，如會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務(wù)軟件升級記錄等。四、會計檔案的整理與歸檔（一）會計憑證的整理與歸檔1.每月終了，財務(wù)人員應(yīng)將當月的記賬憑證按照編號順序進行整理，檢查憑證附件是否齊全、完整，編號是否連續(xù)。2.對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，并與記賬憑證左上角對齊。3.將整理好的記賬憑證連同附件一起，按照編號順序裝訂成冊，在裝訂線處加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。4.在記賬憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由會計主管人員和裝訂人員簽字或蓋章。5.裝訂成冊的會計憑證應(yīng)及時歸檔，按照年度、月份順序排列，存放在專門的會計憑證檔案柜中。（二）會計賬簿的整理與歸檔1.年度終了，各種會計賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。2.對于活頁式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，將已使用的賬頁按照順序編號，整理成冊，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，由會計主管人員和記賬人員簽字或蓋章。3.對于卡片式賬簿，如固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)在年度終了后，將卡片穿孔固定保管，并按照類別、編號順序排列，存放在專門的卡片箱中。4.整理好的會計賬簿應(yīng)及時歸檔，按照年度順序排列，存放在專門的會計賬簿檔案柜中。（三）財務(wù)報告的整理與歸檔1.月度、季度財務(wù)報告編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行打印，并加蓋單位公章、單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。2.年度財務(wù)報告應(yīng)按照規(guī)定進行審計，并在審計報告出具后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行打印，加蓋單位公章、單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名并蓋章，同時加蓋注冊會計師印章。3.將整理好的財務(wù)報告按照年度、月份順序排列，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、財務(wù)報告種類、起訖日期、起訖號碼、財務(wù)報告張數(shù)等內(nèi)容，由會計主管人員和裝訂人員簽字或蓋章。4.裝訂成冊的財務(wù)報告應(yīng)及時歸檔，按照年度順序排列，存放在專門的財務(wù)報告檔案柜中。（四）其他會計資料的整理與歸檔1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)每月進行整理，按照月份順序排列，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、資料名稱、起訖日期、起訖號碼、資料張數(shù)等內(nèi)容，由會計主管人員和裝訂人員簽字或蓋章。2.納稅申報表應(yīng)按照月份、年度順序進行整理，裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、納稅申報表種類、起訖日期、起訖號碼、納稅申報表張數(shù)等內(nèi)容，由會計主管人員和裝訂人員簽字或蓋章。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行編制，并由相關(guān)人員簽字或蓋章。4.其他具有保存價值的會計資料，如會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務(wù)軟件升級記錄等，應(yīng)按照規(guī)定進行整理和存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查閱和利用。5.整理好的其他會計資料應(yīng)及時歸檔，按照年度順序排列，存放在專門的其他會計資料檔案柜中。五、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類：月度、季度、半年度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告保管期限為永久。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立相應(yīng)的檢索目錄，方便查閱和利用。3.對于電子會計檔案，應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、磁帶等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和盤點，確保會計檔案的數(shù)量、質(zhì)量和安全狀況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務(wù)部門負責人審批；財務(wù)部門負責人審批通過后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.外部單位查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)公司財務(wù)部門負責人和公司負責人審批；審批通過后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務(wù)部門負責人審批；財務(wù)部門負責人審批通過后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限屆滿時及時收回。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。2.外部單位借閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)公司財務(wù)部門負責人和公司負責人審批；審批通過后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并要求借閱單位出具借條，注明借閱檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、借閱時間等內(nèi)容。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱單位應(yīng)在借閱期限屆滿時及時歸還所借會計檔案，如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱限制1.查閱或借閱會計檔案時，查閱或借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自將會計檔案帶出檔案管理部門指定的查閱或借閱場所，不得在會計檔案上涂改、標記、拆封、抽換、損壞等。2.查閱或借閱會計檔案時，查閱或借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的查閱或借閱范圍進行查閱或借閱，不得查閱或借閱與查閱或借閱目的無關(guān)的會計檔案。3.查閱或借閱會計檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保查閱或借閱過程的合規(guī)性和安全性。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案管理部門會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.公司應(yīng)成立會計檔案鑒定小組（以下簡稱“鑒定小組”），由檔案管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負責對擬銷毀的會計檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.鑒定小組對擬銷毀的會計檔案進行逐一審查，重點審查會計檔案的保管期限是否已滿、是否仍有保存價值、是否涉及未了事項等。對于保管期限未滿但已無保存價值的會計檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見；對于保管期限未滿且仍有保存價值的會計檔案，鑒定小組應(yīng)提出繼續(xù)保管的意見。3.經(jīng)鑒定小組鑒定后，認為確需銷毀的會計檔案，應(yīng)編制會計檔案銷毀清冊，并由檔案管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員簽字或蓋章。會計檔案銷毀清冊應(yīng)一式三份，分別由檔案管理部門、財務(wù)部門和公司負責人留存。4.公司負責人對會計檔案銷毀清冊進行審批，審批通過后，方可進行銷毀。5.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，確保銷毀的會計檔案與銷毀清冊一致。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司負責人。（三）特殊情況處理1.保管