PAGE疫情防控檔案管理制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)疫情防控工作，規(guī)范疫情防控檔案管理，確保疫情防控工作中形成的各類文件材料得到妥善保存和有效利用，為疫情防控決策、工作開展及后續(xù)總結(jié)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在疫情防控期間所涉及的各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映疫情防控工作實(shí)際情況，確保檔案信息的客觀性和可靠性。2.完整性原則：全面收集疫情防控工作中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作，確保檔案整理、編目、裝訂等符合要求。4.保密性原則：對(duì)涉及疫情防控敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查找、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)疫情防控檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和目標(biāo)。2.對(duì)重大疫情防控檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）檔案管理部門1.具體負(fù)責(zé)疫情防控檔案管理工作的組織實(shí)施，制定檔案收集、整理、歸檔等工作方案。2.指導(dǎo)各部門做好疫情防控文件材料的收集、整理工作，對(duì)收集的檔案進(jìn)行審核、分類、編目等。3.負(fù)責(zé)疫情防控檔案的保管、存儲(chǔ)，建立檔案查閱、借閱制度，確保檔案安全。4.定期對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，為公司/組織提供檔案利用服務(wù)。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門疫情防控文件材料的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，按照要求提供檔案利用所需信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂文件。2.疫情防控工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.疫情防控工作通知、通告、公告等文件。4.人員排查、健康監(jiān)測(cè)記錄，包括員工、家屬及相關(guān)接觸人員的信息。5.防疫物資采購(gòu)、儲(chǔ)備、發(fā)放記錄，包括物資清單、采購(gòu)合同、出入庫(kù)憑證等。6.辦公區(qū)域、生產(chǎn)場(chǎng)所等消毒記錄，包括消毒時(shí)間、地點(diǎn)、消毒人員、消毒方式及使用消毒劑等信息。7.員工核酸檢測(cè)、疫苗接種記錄。8.疫情防控期間的工作報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。9.疫情防控宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。10.疫情防控工作中形成的照片、視頻、音頻等資料。11.與疫情防控相關(guān)的外來(lái)文件，如政府部門的政策文件、指導(dǎo)意見等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)疫情防控文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.照片、視頻、音頻等資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等關(guān)鍵信息。（三）收集時(shí)間1.疫情防控工作中形成的文件材料應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于階段性工作形成的文件材料，應(yīng)在階段工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合類：包括疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案、工作部署、總結(jié)報(bào)告等。2.會(huì)議類：各類疫情防控工作會(huì)議記錄、紀(jì)要等。3.文件類：上級(jí)部門文件、本公司/組織發(fā)布的疫情防控通知、通告等。4.人員管理類：人員排查、健康監(jiān)測(cè)記錄，員工核酸檢測(cè)、疫苗接種記錄等。5.物資管理類：防疫物資采購(gòu)、儲(chǔ)備、發(fā)放記錄等。6.場(chǎng)所管理類：辦公區(qū)域、生產(chǎn)場(chǎng)所等消毒記錄。7.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類：疫情防控工作報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。8.宣傳培訓(xùn)類：疫情防控宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。9.影像資料類：照片、視頻、音頻等資料。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，按照分類標(biāo)準(zhǔn)將文件材料歸入相應(yīng)類別。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.去除文件材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)。4.按照文件材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，對(duì)于同一時(shí)間形成的文件材料，按照重要程度或相關(guān)性進(jìn)行排列。5.編寫每份文件材料的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源等信息。（三）裝訂要求1.對(duì)于紙質(zhì)文件材料，應(yīng)采用左側(cè)裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得遮擋文件內(nèi)容。3.對(duì)于厚度超過(guò)[X]厘米的文件材料，應(yīng)采用三孔一線的方式裝訂，或進(jìn)行拆分裝訂。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門將整理好的疫情防控文件材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門將文件材料按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，存入檔案庫(kù)房或電子檔案系統(tǒng)。4.建立檔案歸檔目錄，記錄每份檔案的歸檔位置、編號(hào)、名稱等信息，便于查詢和管理。（二）歸檔期限疫情防控期間形成的文件材料應(yīng)在次年[X]月底前完成歸檔。對(duì)于重要的、時(shí)效性強(qiáng)的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（三）電子檔案歸檔1.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可識(shí)別性。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)和檢索，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、磁盤陣列或磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)。3.對(duì)于照片、視頻、音頻等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，如照片應(yīng)沖印成冊(cè)或存儲(chǔ)在光盤上，視頻、音頻應(yīng)存儲(chǔ)在磁帶或光盤上，并注明相關(guān)信息。（三）檔案保管期限1.疫情防控期間形成的檔案保管期限分為永久、定期[X]年和定期[X]年。2.對(duì)于涉及疫情防控重要決策、重大事件、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于一般性的疫情防控工作文件材料，如工作通知、會(huì)議記錄等，保管期限為定期[X]年。4.對(duì)于時(shí)效性較短的疫情防控文件材料，如臨時(shí)性的工作報(bào)表等，保管期限為定期[X]年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、存儲(chǔ)狀況等，檢查檔案是否有損壞、丟失等情況。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)丟失的檔案進(jìn)行查找和補(bǔ)充等。4.建立檔案清查記錄，記錄清查時(shí)間、清查人員、清查結(jié)果等信息，并存檔備查。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱疫情防控檔案。2.政府部門、相關(guān)單位因工作需要查閱公司/組織疫情防控檔案。3.因法律糾紛、審計(jì)等特殊情況需要查閱疫情防控檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：查閱人員填寫《疫情防控檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后安排查閱，并提供必要的協(xié)助。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔和完整。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《疫情防控檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.外部查閱：外部單位查閱疫情防控檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)經(jīng)公司/組織疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照內(nèi)部查閱流程辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)歸還檔案，并在《疫情防控檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及疫情防控敏感信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制和傳播。2.查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、標(biāo)注、污損檔案內(nèi)容。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。八、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及疫情防控敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。3.檔案查閱、借閱場(chǎng)所應(yīng)具備保密條件，防止檔案信息被無(wú)關(guān)人員獲取。4.對(duì)檔案利用過(guò)程中產(chǎn)生的復(fù)