PAGE移交會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.移交：是指會計檔案在不同部門、不同人員之間的交接過程，包括會計機構(gòu)內(nèi)部的交接以及向檔案管理部門或其他指定部門的移交。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的會計檔案管理制度，各分支機構(gòu)、子公司負(fù)責(zé)本單位會計檔案的具體管理工作，并接受公司總部的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施保證會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、損毀、丟失，同時對涉及公司商業(yè)秘密的會計檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則。在確保會計檔案安全和保密的前提下，充分考慮會計檔案的利用需求，提供便捷的查閱和使用條件，提高會計檔案的利用效率。二、會計檔案的內(nèi)容及分類（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、合同等各類證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：對某些在總賬和明細(xì)賬中未能詳細(xì)反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行補充登記的賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品備查賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表（月報）、利潤表（月報）、現(xiàn)金流量表（月報）及附注等。2.季度財務(wù)會計報告：在月度財務(wù)會計報告的基礎(chǔ)上，增加相關(guān)分析說明等內(nèi)容。3.半年度財務(wù)會計報告：涵蓋更詳細(xì)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果信息，包括中期資產(chǎn)負(fù)債表、中期利潤表、中期現(xiàn)金流量表及附注等。4.年度財務(wù)會計報告：全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等，以及注冊會計師出具的審計報告（如有）。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的表格。2.銀行對賬單：銀行定期提供的企業(yè)銀行賬戶收支明細(xì)清單。3.納稅申報表：企業(yè)向稅務(wù)機關(guān)申報繳納稅款的各類報表。4.會計檔案保管清冊：記錄會計檔案詳細(xì)信息及保管情況的清冊。5.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀情況的清冊。6.會計檔案鑒定意見書：對超過保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定后出具的意見書。三、會計檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會計憑證應(yīng)按照編號順序排列，檢查憑證日期、編號、摘要、金額、附件張數(shù)等是否齊全，確保憑證內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.會計賬簿應(yīng)按賬頁順序編號，檢查賬頁是否有空白、跳行、缺號等情況，如有應(yīng)及時補充或更正。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理，確保報告數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰。4.其他會計資料應(yīng)分類整理，按照一定的順序排列，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)與相關(guān)會計憑證或賬簿對應(yīng)整理。（二）裝訂要求1.會計憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。2.裝訂后的會計憑證應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止編號等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。3.會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料的裝訂應(yīng)根據(jù)實際情況采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保裝訂牢固、整齊，便于查閱和保管。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.會計檔案也可采用電子存儲方式進(jìn)行保管，但應(yīng)確保電子存儲設(shè)備的安全可靠，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管措施1.建立會計檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點等信息，并定期進(jìn)行核對，確保賬實相符。2.對紙質(zhì)會計檔案應(yīng)按照類別、年度分別存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)在檔案盒或檔案架上標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限等信息。3.對電子會計檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。電子會計檔案應(yīng)采用加密存儲等安全措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和盤點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換。同時，應(yīng)做好檢查和盤點記錄。五、會計檔案的移交（一）移交范圍1.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。2.因工作需要查閱、借閱會計檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，查閱、借閱后應(yīng)及時歸還。3.單位撤銷、合并或改變隸屬關(guān)系時，應(yīng)按照規(guī)定辦理會計檔案的移交手續(xù)。4.單位分立時，原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。5.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。（二）移交程序1.會計機構(gòu)向檔案機構(gòu)或其他指定部門移交會計檔案時，應(yīng)編制移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.交接雙方應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在移交清冊上簽名或蓋章。3.電子會計檔案的移交應(yīng)按照國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定進(jìn)行，確保電子會計檔案的真實性、完整性和可用性。移交時應(yīng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，并確保電子會計檔案的存儲格式符合要求，能夠在規(guī)定的軟件環(huán)境中讀取和使用。（三）交接責(zé)任1.移交人員應(yīng)對所移交會計檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)，確保移交的會計檔案資料齊全、準(zhǔn)確、無遺漏。2.接收人員應(yīng)對接收的會計檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交人員溝通解決。接收人員在接收會計檔案后，應(yīng)承擔(dān)起保管責(zé)任，確保會計檔案的安全和完整。3.監(jiān)交人員應(yīng)監(jiān)督交接過程的合法性、合規(guī)性，確保交接工作順利進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)交接過程中有違規(guī)行為，應(yīng)及時制止并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱規(guī)定1.本單位內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)會計主管人員批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將會計檔案帶出保管場所。2.外單位人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)有本單位人員陪同，不得擅自復(fù)制、拍照、抄錄會計檔案內(nèi)容。3.借閱會計檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（二）查閱與借閱手續(xù)1.查閱或借閱人員應(yīng)在查閱或借閱申請表上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的時間和要求歸還會計檔案。2.查閱或借閱人員應(yīng)愛護(hù)會計檔案，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽換等，如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.查閱或借閱人員查閱或借閱完畢后，應(yīng)由保管人員對會計檔案進(jìn)行檢查，確保會計檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。