PAGE檔案管理及安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作中直接形成的對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。檔案應(yīng)全面涵蓋公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.指導(dǎo)各部門(mén)檔案工作，對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守公司/組織檔案管理制度，做好本部門(mén)檔案的安全保密工作。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，遵守檔案職業(yè)道德規(guī)范。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。3.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)等。3.公司/組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等管理工作中形成的文件材料。5.公司/組織對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件、資料、照片、音像等。6.公司/組織科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等工作中形成的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。7.其他對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，確保檔案的安全。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類(lèi)。按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)。對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類(lèi)、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（五）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（六）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱。檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱。檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明復(fù)制日期。（三）利用手續(xù)1.檔案利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用范圍、利用方式等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)檔案利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)。3.檔案利用者憑批準(zhǔn)的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱或復(fù)制手續(xù)，填寫(xiě)查閱登記表、借閱登記表或復(fù)制登記表。4.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（四）保密規(guī)定1.檔案利用者應(yīng)對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意。3.檔案利用結(jié)束后，檔案利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入。將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。3.檔案信息安全管理。采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入流程：檔案著錄、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。3.檔案信息利用流程：用戶(hù)登錄、檔案檢索、檔案查閱、檔案下載、檔案打印。（四）信息化管理維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止非法訪(fǎng)問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理工作情況。4.檔案安全保密工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查。檔案管理部門(mén)不定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查。針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或重要事項(xiàng)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理