PAGE工程結(jié)算檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程結(jié)算檔案管理，確保工程結(jié)算檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、成本核算、項(xiàng)目管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目的結(jié)算檔案管理，包括但不限于建筑工程、市政工程、水利工程、電力工程等各類工程建設(shè)項(xiàng)目。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則工程結(jié)算檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程結(jié)算的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，資料完整齊全。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、工程結(jié)算檔案的內(nèi)容（一）工程結(jié)算文件1.工程結(jié)算書(shū)包括工程量計(jì)算書(shū)、單價(jià)分析表、費(fèi)用匯總表等，詳細(xì)記錄工程結(jié)算的各項(xiàng)費(fèi)用及計(jì)算依據(jù)。2.工程結(jié)算審核報(bào)告由具備相應(yīng)資質(zhì)的工程造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)或公司內(nèi)部審核部門出具的審核報(bào)告，明確工程結(jié)算的審定金額及審核意見(jiàn)。3.工程變更簽證單記錄工程建設(shè)過(guò)程中發(fā)生的設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定、現(xiàn)場(chǎng)簽證等事項(xiàng)，以及相應(yīng)的費(fèi)用調(diào)整情況。（二）工程合同文件1.工程承包合同明確工程承包范圍、合同價(jià)款、付款方式、工期要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，是工程結(jié)算的重要依據(jù)。2.補(bǔ)充協(xié)議對(duì)工程承包合同進(jìn)行補(bǔ)充或修改的協(xié)議，涉及工程變更、價(jià)款調(diào)整、工期順延等內(nèi)容。3.其他相關(guān)合同如材料設(shè)備采購(gòu)合同、勞務(wù)分包合同等，與工程結(jié)算相關(guān)的合同文件。（三）工程竣工驗(yàn)收資料1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告由建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等共同簽署的工程竣工驗(yàn)收文件，證明工程已按合同要求完成并驗(yàn)收合格。2.工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告包括各分項(xiàng)工程、分部工程的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，以及工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.工程竣工圖紙?jiān)敿?xì)反映工程實(shí)際完成情況的圖紙，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)圖紙。（四）工程施工過(guò)程資料1.施工組織設(shè)計(jì)施工單位編制的指導(dǎo)工程施工全過(guò)程的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、組織等方面的文件。2.施工日志記錄工程施工每天的進(jìn)展情況、施工中遇到的問(wèn)題及解決方法等。3.材料設(shè)備采購(gòu)清單及質(zhì)量證明文件包括工程使用的各類材料、設(shè)備的采購(gòu)清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等。4.工程進(jìn)度報(bào)表施工單位定期向建設(shè)單位或監(jiān)理單位報(bào)送的工程進(jìn)度報(bào)表，反映工程實(shí)際進(jìn)度情況。（五）其他相關(guān)資料1.工程招投標(biāo)文件包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等，與工程結(jié)算相關(guān)的招投標(biāo)資料。2.工程會(huì)議紀(jì)要記錄工程建設(shè)過(guò)程中召開(kāi)的各類會(huì)議的主要內(nèi)容，涉及工程變更、結(jié)算等重要事項(xiàng)。3.往來(lái)函件建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等之間就工程建設(shè)相關(guān)事宜往來(lái)的函件，如工作聯(lián)系單、索賠函、回復(fù)函等。三、工程結(jié)算檔案的收集與整理（一）收集要求1.及時(shí)性工程項(xiàng)目竣工結(jié)算完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將工程結(jié)算檔案資料收集齊全，移交檔案管理部門。2.完整性確保收集到的檔案資料涵蓋工程結(jié)算的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件。3.準(zhǔn)確性對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（二）整理原則1.分類整理按照工程結(jié)算檔案的內(nèi)容分類，如工程結(jié)算文件、工程合同文件、工程竣工驗(yàn)收資料等，分別進(jìn)行整理。2.順序排列各類檔案資料應(yīng)按照一定的順序排列，如工程結(jié)算書(shū)按照費(fèi)用匯總表、單價(jià)分析表、工程量計(jì)算書(shū)的順序排列，工程合同文件按照合同簽訂時(shí)間先后順序排列等。3.編號(hào)標(biāo)識(shí)對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，且能反映檔案資料的類別和順序。（三）整理方法1.裝訂成冊(cè)對(duì)紙張較多的檔案資料，如工程結(jié)算書(shū)、工程竣工圖紙等，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。2.編目造冊(cè)編制工程結(jié)算檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)數(shù)等信息，并建立電子目錄，方便查詢和檢索。3.數(shù)字化處理對(duì)重要的工程結(jié)算檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程查閱和利用。四、工程結(jié)算檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.定期歸檔檔案管理部門應(yīng)定期接收工程結(jié)算檔案資料，一般每季度或半年進(jìn)行一次集中歸檔。2.歸檔手續(xù)移交檔案資料時(shí)，移交部門和接收部門應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.歸檔范圍嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的工程結(jié)算檔案內(nèi)容范圍進(jìn)行歸檔，不得擅自擴(kuò)大或縮小歸檔范圍。（二）保管期限1.永久保管涉及公司重大工程項(xiàng)目、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的工程結(jié)算檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管一般工程項(xiàng)目的工程結(jié)算檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管對(duì)于一些臨時(shí)性或一般性工程項(xiàng)目的工程結(jié)算檔案，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案保管環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。五、工程結(jié)算檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程結(jié)算檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱因?qū)徲?jì)、稅務(wù)、司法等外部單位需要查閱工程結(jié)算檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.申請(qǐng)登記查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批簽字申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，交檔案管理部門。3.查閱利用檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案資料，查閱人在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。4.歸還注銷查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員在檔案查閱申請(qǐng)表上注明歸還時(shí)間，并辦理注銷手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.復(fù)印限制一般情況下，查閱人不得復(fù)印工程結(jié)算檔案資料。如因工作需要確需復(fù)印的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。2.保密要求查閱人應(yīng)對(duì)查閱的檔案資料內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。如因查閱人原因造成檔案信息泄露的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。3.檔案利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)工程結(jié)算檔案的查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，以便統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。六、工程結(jié)算檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程結(jié)算檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值評(píng)估根據(jù)檔案的保管期限、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，確定檔案的存毀。3.集體鑒定成立由檔案管理部門、工程管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案完整性檢查檔案資料是否齊全完整，有無(wú)缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。2.檔案準(zhǔn)確性核對(duì)檔案內(nèi)容與工程實(shí)際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.檔案價(jià)值性評(píng)估檔案對(duì)公司工程建設(shè)、成本核算、項(xiàng)目管理等方面的參考價(jià)值，以及對(duì)歷史研究、法律糾紛等方面的證據(jù)價(jià)值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的工程結(jié)算檔案，編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.審批簽字銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中