PAGE檔案局內(nèi)部制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局內(nèi)部管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率，確保檔案管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保制度合法合規(guī)。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和手段，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，維護(hù)檔案的保密性和完整性。4.服務(wù)至上原則：以提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)為宗旨，滿足社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.反映本局工作活動(dòng)、具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.本局在履行職能過程中形成的各類檔案，包括行政管理檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.本局接收、征集的與檔案相關(guān)的各類資料，如歷史檔案、名人檔案、特色檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。3.對(duì)于重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并采取特殊保護(hù)措施。（三）收集程序1.各部門在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料整理好，移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案管理部門對(duì)審核合格的檔案進(jìn)行編號(hào)、登記，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案劃分為不同的類別。本局檔案主要分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p壞檔案的裝訂材料。（三）整理流程1.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類，確定檔案所屬類別。2.根據(jù)檔案分類結(jié)果，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，將檔案材料按照順序排列整齊，使用縫紉機(jī)或膠裝機(jī)進(jìn)行裝訂。4.將整理好的檔案上架存放，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、題名等信息。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存放1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)順序，將檔案上架存放。檔案應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案類別、存放位置等信息。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要檔案，如本局成立以來的重要文件、會(huì)議記錄、人事任免文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是反映本局一般工作活動(dòng)的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)文件、工作總結(jié)等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要是本局在工作活動(dòng)中形成的短期使用的文件材料，如臨時(shí)性的通知、報(bào)表等。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查工作每年至少進(jìn)行一次。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄報(bào)告。3.根據(jù)清查結(jié)果，對(duì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析總結(jié)，及時(shí)調(diào)整和完善檔案管理制度。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本局檔案，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公民因個(gè)人需要查閱、利用本局開放檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。（三）利用程序1.本局工作人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本局檔案，須持單位介紹信，經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.公民查閱、利用本局開放檔案，應(yīng)持有效身份證件，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供開放檔案的查閱服務(wù)。4.檔案管理人員根據(jù)查閱、借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱記錄。查閱、借閱記錄應(yīng)包括查閱、借閱時(shí)間、查閱、借閱人姓名、查閱、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本局檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本局檔案管理的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等方面的因素，綜合考慮檔案的價(jià)值和保存意義。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的值和保存意義。3.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案的存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。4.檔案鑒定意見書經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)審批后，對(duì)確定銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：對(duì)本局各類檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案的總卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的查閱、借閱次數(shù)、利用人數(shù)、利用目的等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的保管期限、存放位置、保管狀況等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況、保管情況等進(jìn)行記錄。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化管理，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)生成和分析。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和本局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)定期進(jìn)行，不得拖延或中斷。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員通報(bào)，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)本局紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)的備份管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。4.嚴(yán)格控制檔案電子數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的保密性和安全性。九、檔案人員崗位職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本局檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理和安全保衛(wèi)工作，確保檔案的安全保管。4.組織檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，定期向上級(jí)主管部門和本局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.協(xié)調(diào)本局各部門之間的檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和移交工作。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等。2.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的