PAGE社保局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社保局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在社保工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社保局各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于參保登記、繳費(fèi)記錄、待遇審核、基金管理等方面的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社保局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映社保業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.科學(xué)分類(lèi)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為社保業(yè)務(wù)和社會(huì)公眾提供檔案信息支持。6.做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。7.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔等工作。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和保管，確保檔案的質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社保業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、報(bào)表、憑證、審批材料等，如參保登記申請(qǐng)表、繳費(fèi)基數(shù)核定表、待遇審批表、基金收支憑證等。2.社保政策法規(guī)文件、上級(jí)部門(mén)的指示、通知、批復(fù)等。3.社保工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作報(bào)告、總結(jié)等。4.社保統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等。5.社保業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料、宣傳資料、調(diào)研材料等。6.社保工作中形成的照片、錄音、錄像等視聽(tīng)資料。7.其他與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，不得遺漏、丟失。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照社保業(yè)務(wù)的類(lèi)別和檔案的形成特點(diǎn)，將檔案分為參保登記類(lèi)、繳費(fèi)管理類(lèi)、待遇審核類(lèi)、基金管理類(lèi)、政策法規(guī)類(lèi)、綜合管理類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類(lèi)流水號(hào)等方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案的分類(lèi)和存放要求進(jìn)行合理排列。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映社保工作重大歷史事件、重要政策法規(guī)、核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括社保業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中的重要文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證等。3.短期保管：保管期限為15年以下（含15年）的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)通知等。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、從社會(huì)利用需要出發(fā)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率高、具有重要參考價(jià)值的檔案應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.結(jié)合社保工作的發(fā)展變化，對(duì)已不適應(yīng)工作需要、失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)社保局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀完畢后，將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.社會(huì)公眾因合理需求查閱社保檔案信息的，在符合相關(guān)規(guī)定的前提下，可提供查閱服務(wù)。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本局檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，并加蓋單位公章。經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)持有效證件，在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案。3.社會(huì)公眾查閱社保檔案信息，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定，提供有效身份證件和證明材料，填寫(xiě)《社保檔案信息查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門(mén)工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。（三）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于其他用途。3.查閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，如需延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等，向上級(jí)主管部門(mén)和本局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.本局因機(jī)構(gòu)改革、撤銷(xiāo)、合并等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國(guó)家有