PAGE電力行業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電力行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電力生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營和管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各單位在電力生產(chǎn)、建設(shè)、科研、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整性原則應(yīng)確保檔案的全面收集，涵蓋電力生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映電力活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)與原始記錄一致。4.系統(tǒng)性原則對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成系統(tǒng)的檔案體系。5.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)全公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。對所屬各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。參與公司重大項(xiàng)目、重要活動檔案的專項(xiàng)管理工作。2.各部門、各單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理，并接受公司檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照公司檔案管理制度的要求，配合做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司各部門、各單位在電力生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營、管理等活動中形成的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等，均應(yīng)按照本制度的要求進(jìn)行收集和整理。2.文件材料的形成應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的原則，確保文件材料能夠全面反映電力活動的過程和結(jié)果。（二）收集范圍1.電力生產(chǎn)類檔案發(fā)電設(shè)備運(yùn)行記錄、檢修記錄、試驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)改造資料等。電網(wǎng)運(yùn)行調(diào)度記錄、電力負(fù)荷數(shù)據(jù)、停電檢修計(jì)劃等。電力安全生產(chǎn)管理文件、事故報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等。2.電力建設(shè)類檔案工程項(xiàng)目前期文件，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。工程施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)量評估報(bào)告等。工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告等。3.科研類檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告等。科研成果鑒定文件、專利申請文件及相關(guān)證書等。4.經(jīng)營管理類檔案企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、工作總結(jié)等。市場營銷文件，如市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶資料等。財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。人力資源管理文件，如員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄等。物資管理文件，如物資采購合同、庫存清單、設(shè)備臺賬等。5.行政管理類檔案公司文件、會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等。行政管理規(guī)章制度、工作流程等。對外聯(lián)絡(luò)文件，如往來信函、合作協(xié)議等。（三）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對本部門、本單位形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保文件材料不遺漏、不丟失。2.對重要活動、重大項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，并指定專人負(fù)責(zé)跟蹤管理。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。三、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和電力行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行分類。2.檔案分類一般采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度分開，再按形成機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，最后按照保管期限進(jìn)行排列。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理對收集到的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類、排序，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。按照分類標(biāo)準(zhǔn)，編制檔案目錄，填寫卷內(nèi)文件目錄，逐件登記文件的題名、日期、文號、責(zé)任者等信息。填寫備考表，記錄卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。按照卷內(nèi)文件排列順序，依次編寫頁碼，并在文件首頁右上角加蓋檔號章，注明年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、件號等信息。將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，并上架存放。2.電子檔案整理對電子文件進(jìn)行分類，建立電子文件文件夾結(jié)構(gòu)，并按照年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等進(jìn)行命名。對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，確保元數(shù)據(jù)與電子文件內(nèi)容一致。按照檔案管理系統(tǒng)的要求，將電子文件上傳至系統(tǒng)，并進(jìn)行著錄標(biāo)引，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊，確保檔案的質(zhì)量。3.整理過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改或銷毀檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案架等方式進(jìn)行保管，按照分類順序上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照存儲介質(zhì)的要求進(jìn)行保管。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲目錄，記錄電子檔案的存儲位置、備份時(shí)間等信息。3.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲，并按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，妥善保管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度計(jì)劃、總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、重大項(xiàng)目檔案等。長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括公司一般性的文件材料、生產(chǎn)技術(shù)資料、經(jīng)營管理檔案等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括公司臨時(shí)性的文件材料、一般性的會議記錄等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照檔案鑒定銷毀制度的要求進(jìn)行鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過程的安全和規(guī)范。3.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，做好檔案庫房的安全防范工作。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對公司檔案的鑒定工作進(jìn)行組織領(lǐng)導(dǎo)和決策。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限、鑒定方法和程序等內(nèi)容。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。對具有重要?dú)v史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)予以保留；對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出檔案鑒定初步意見，并填寫檔案鑒定登記表。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對檔案鑒定登記表進(jìn)行審核，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估，并提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保檔案信息不泄露。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)公司各類檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等的數(shù)量。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的整理進(jìn)度、整理質(zhì)量等情況，如已整理檔案的數(shù)量、未整理檔案的數(shù)量、整理合格率等。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案的保管期限、保管場所、保管設(shè)施設(shè)備等情況，如永久檔案的數(shù)量、長期檔案的數(shù)量、短期檔案的數(shù)量、檔案庫房的面積、溫濕度情況等。4.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案資料的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況，如查閱檔案的人次、借閱檔案的數(shù)量、復(fù)制檔案的份數(shù)等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并及時(shí)上報(bào)公司檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行匯總分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，保存期限應(yīng)與檔案保管期限一致。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門、各單位因工作需要，可查閱、借閱本部門、本單位形成的檔案。2.公司員工因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司檔案管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。（二）利用方式1.查閱檔案公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取檔案內(nèi)容。外單位查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司檔案管理機(jī)構(gòu)的要求進(jìn)行登記，并在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱檔案公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用要求1.檔案利用應(yīng)