PAGE文書檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及文書檔案借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應遵循必要、合理、安全的原則，不得隨意擴大借閱范圍，不得損害公司利益。3.借閱過程中要保證檔案的完整性和保密性，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理部門，負責文書檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責內(nèi)容1.負責制定和完善文書檔案借閱管理制度，并組織實施。2.負責文書檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.負責建立文書檔案借閱登記臺賬，詳細記錄借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間、檔案名稱及數(shù)量等。4.對借閱的檔案進行跟蹤管理，及時提醒借閱人按時歸還檔案，對逾期未還的情況進行催還和處理。5.定期對文書檔案借閱情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷改進檔案管理工作。6.負責對違反檔案借閱管理制度的行為進行調(diào)查和處理，提出相應的整改措施。三、檔案借閱范圍（一）內(nèi)部工作需要借閱的檔案1.員工因工作需要查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料，如業(yè)務合同、項目文件、工作匯報材料等。2.部門內(nèi)部會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等檔案，供部門員工查閱以了解工作進展和相關(guān)情況。（二）外部單位借閱的檔案1.因合作項目需要，經(jīng)公司領導批準，向合作單位提供相關(guān)檔案資料，如合作協(xié)議、技術(shù)文檔等。2.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法依規(guī)要求查閱公司檔案時，按照相關(guān)程序辦理借閱手續(xù)。四、借閱申請與審批（一）借閱申請流程1.借閱人填寫《文書檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預計歸還時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對借閱申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。（二）審批權(quán)限1.一般檔案借閱，由部門負責人審批即可。2.涉及重要機密檔案或多部門聯(lián)合借閱的檔案，需經(jīng)公司分管領導審批。3.外部單位借閱檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批結(jié)果通知審批通過后，檔案管理部門應及時通知借閱人辦理借閱手續(xù)；審批不通過的，應向借閱人說明原因。五、借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記借閱人憑審批通過的《文書檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員應認真核對申請表信息與檔案實物，準確記錄借閱檔案的相關(guān)信息，并由借閱人簽字確認。（二）借閱期限規(guī)定與延期手續(xù)1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出延期申請，經(jīng)審批后方可延期。2.重要機密檔案的借閱期限嚴格控制在[X]個工作日以內(nèi)，原則上不允許延期。如遇特殊情況確需延期的，則需重新履行審批手續(xù)。（三）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門向借閱人發(fā)放《文書檔案借閱證》，借閱人憑此證到檔案庫房借閱檔案。借閱證應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。六、檔案借閱要求（一）借閱人責任1.借閱人必須嚴格遵守本制度及相關(guān)法律法規(guī)，愛護檔案，不得擅自涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或損壞檔案。2.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應按規(guī)定辦理手續(xù)。3.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在非借閱場所查閱檔案。4.借閱人在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應責任。（二）檔案查閱限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司批準，不得擅自復印、拍照、摘錄或傳播檔案內(nèi)容。2.對于某些不宜公開或僅供特定人員查閱的檔案，應嚴格按照規(guī)定的范圍和程序進行借閱。（三）歸還要求1.借閱人應在借閱期限屆滿前，將所借檔案完整無損地歸還至檔案管理部門。檔案管理人員應認真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有損壞、丟失或涂改等情況，檔案管理部門應及時查明原因，并要求借閱人作出書面說明。對于造成檔案損失的，應按照公司相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責任。七、檔案歸還與注銷（一）歸還流程借閱人歸還檔案時，應將檔案交至檔案管理部門指定地點。檔案管理人員核對無誤后，在借閱登記臺賬上注明歸還時間，并由借閱人簽字確認。（二）借閱證注銷借閱人歸還全部借閱檔案后，檔案管理部門收回《文書檔案借閱證》，并在借閱登記臺賬上注銷該借閱記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應定期對文書檔案借閱情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記臺賬的記錄是否完整準確、檔案的歸還情況是否及時、檔案是否有損壞丟失等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的借閱行為，檔案管理部門應及時進行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重提出相應的處理意見。2.對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告批評，并要求借閱人作出書面檢討；對情節(jié)嚴重造成檔案損失的，除責令賠償損失外，還應根據(jù)公司規(guī)定給予相應的紀律處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責任。