PAGE弱電工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)弱電工程檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、維護(hù)、管理及后期運(yùn)營(yíng)中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有弱電工程項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于綜合布線系統(tǒng)、安防監(jiān)控系統(tǒng)、樓宇自控系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等相關(guān)項(xiàng)目。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則弱電工程檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映弱電工程建設(shè)全過(guò)程，不得虛假或篡改。3.完整性原則涵蓋弱電工程從項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。4.及時(shí)性原則各部門(mén)及項(xiàng)目人員應(yīng)及時(shí)整理、歸檔相關(guān)資料，確保檔案的時(shí)效性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善弱電工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門(mén)及項(xiàng)目人員做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)弱電工程檔案的集中保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.參與弱電工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，審查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)項(xiàng)目檔案資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)，及時(shí)督促項(xiàng)目人員按要求完成檔案整理任務(wù)。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作，保證檔案資料的及時(shí)交接和傳遞。4.配合檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、移交等工作。（三）項(xiàng)目技術(shù)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本崗位工作中形成的各類(lèi)技術(shù)資料，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等，并及時(shí)移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.按照檔案管理要求，對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保資料的規(guī)范性。3.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成項(xiàng)目檔案的歸檔工作，提供必要的技術(shù)支持和說(shuō)明。（四）其他部門(mén)職責(zé)1.涉及弱電工程的其他部門(mén)，如采購(gòu)部門(mén)、施工部門(mén)等，應(yīng)負(fù)責(zé)提供本部門(mén)工作中與弱電工程相關(guān)的資料，如設(shè)備采購(gòu)合同、施工記錄等，并配合檔案管理工作。2.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作，確保檔案資料的順利收集和整理。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)弱電工程檔案分為以下幾大類(lèi)：1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)等。2.設(shè)計(jì)文件涵蓋初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程變更記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.調(diào)試文件調(diào)試方案、調(diào)試記錄、測(cè)試報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙、工程決算書(shū)等。6.其他文件與弱電工程相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、技術(shù)交流資料等。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以便于管理和查詢(xún)。編號(hào)格式如下：[項(xiàng)目名稱(chēng)縮寫(xiě)][年份][類(lèi)別代碼][流水號(hào)]例如：[ZDGC][2023][SJ][001]其中，項(xiàng)目名稱(chēng)縮寫(xiě)取項(xiàng)目名稱(chēng)的前幾個(gè)關(guān)鍵字符；年份為檔案形成年份；類(lèi)別代碼根據(jù)檔案分類(lèi)設(shè)置，如SJ代表設(shè)計(jì)文件，SG代表施工文件等；流水號(hào)為該類(lèi)別下檔案的順序編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.項(xiàng)目前期文件由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集，確保文件的齊全、有效。2.設(shè)計(jì)文件由設(shè)計(jì)單位提供，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一接收和整理。3.施工過(guò)程中的各類(lèi)文件，項(xiàng)目技術(shù)人員應(yīng)按照施工進(jìn)度及時(shí)收集，每完成一項(xiàng)工作任務(wù)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)資料移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。4.調(diào)試文件由調(diào)試人員負(fù)責(zé)整理，調(diào)試工作完成后及時(shí)歸檔。5.竣工驗(yàn)收文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照驗(yàn)收要求進(jìn)行收集和整理。6.其他文件由相關(guān)部門(mén)或人員及時(shí)提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。（二）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，確保同一類(lèi)別的資料集中存放。2.每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在文件首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。3.對(duì)紙張破損、字跡模糊的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的可讀性。4.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章，注明竣工日期、編制人、審核人等信息。5.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可識(shí)別性和可訪問(wèn)性。電子文件的命名應(yīng)與紙質(zhì)文件編號(hào)一致，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案分類(lèi)對(duì)應(yīng)。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.審核通過(guò)后，填寫(xiě)檔案移交清單，將檔案資料移交至公司檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)在收到移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行再次審核，并按照編號(hào)順序進(jìn)行排列上架。（二）保管期限弱電工程檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管涉及工程建設(shè)基本情況、重大變更、質(zhì)量事故處理等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程決算書(shū)等。2.長(zhǎng)期保管工程建設(shè)過(guò)程中的重要文件，如設(shè)計(jì)文件、施工組織設(shè)計(jì)、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性文件，如施工日志、技術(shù)交流資料等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，并建立檔案目錄索引，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱弱電工程檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱弱電工程檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的弱電工程檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)技術(shù)人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、使用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，保存期限與原檔案保管期限相同。八、檔案信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立弱電工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案的管理1.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可識(shí)別性和可訪問(wèn)性。電子文件的命名應(yīng)與紙質(zhì)文件編號(hào)一致，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案分類(lèi)對(duì)應(yīng)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的安全防護(hù)機(jī)制，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的檔案查閱、借閱、修改等權(quán)限，確保檔案信息的安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)弱電工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保檔案資料符合驗(yàn)收要求。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)或人員限期整改。（二）考核機(jī)制1.建立弱電工程檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系。對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；