PAGE青志協(xié)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強青年志愿者協(xié)會（以下簡稱“青志協(xié)”）檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于青志協(xié)各部門及全體志愿者在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：青志協(xié)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映青志協(xié)的工作實際，數(shù)據(jù)準確可靠。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、時間、來源等因素進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責青志協(xié)檔案的日常管理工作。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，指導各部門的檔案工作。2.集中收集、整理、保管青志協(xié)各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立檔案檢索體系。4.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定提供檔案信息。5.定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作。6.開展檔案信息化建設，提高檔案管理效率和水平。（二）各部門職責1.各部門負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理和與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)。3.嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，確保檔案的質(zhì)量。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.組織建設類：包括青志協(xié)的章程、組織機構(gòu)設置、人員任免、會員管理等方面的文件材料。2.活動策劃與實施類：各類志愿服務活動的策劃方案、活動總結(jié)、活動照片、視頻等相關(guān)資料。3.志愿者管理類：志愿者招募、培訓、考核、表彰等方面的檔案材料。4.宣傳推廣類：青志協(xié)的宣傳資料、新聞報道、媒體合作等相關(guān)文件。5.財務管理類：財務預算、決算、收支憑證、審計報告等財務檔案。6.物資管理類：物資采購、使用、庫存等方面的記錄和文件。7.對外交流類：與其他組織或機構(gòu)的合作協(xié)議、交流活動記錄等檔案。8.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。例如，2023年組織建設類的第一份檔案編號為2023ZJ001。其中，年份為檔案形成的年份；類別代碼按照上述分類分別用ZJ（組織建設）、HD（活動策劃與實施）、ZY（志愿者管理）、XC（宣傳推廣）、CW（財務管理）、WZ（物資管理）、JL（對外交流）、QT（其他）表示；流水號為每類檔案的順序編號。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應在工作過程中及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要活動、重大事件等形成的檔案，應在活動結(jié)束或事件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并移交檔案管理部門。3.檔案收集過程中，應注意收集原始材料，避免重復收集和虛假材料。（二）整理方法1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照分類標準進行整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。3.按照檔案的類別和時間順序進行排列，同一類檔案按照重要程度和形成時間依次排列。4.對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。五、檔案保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：反映青志協(xié)主要職能活動和歷史面貌的，對青志協(xié)有長遠利用價值的檔案材料，如章程、重要決議、重大活動記錄等。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對青志協(xié)工作有查考利用價值的檔案材料，保管期限為[X]年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對青志協(xié)工作有參考價值的檔案材料，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、檔案編號、題名、數(shù)量等信息。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。配備防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，并定期進行檢查和維護。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人查閱檔案，需提前[X]個工作日向青志協(xié)提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)青志協(xié)相關(guān)領導審批同意后，方可查閱。查閱時，需在檔案管理部門工作人員的陪同下進行。（二）借閱程序1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位或個人借閱檔案，按照外部查閱程序辦理審批手續(xù)后，如需借閱，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱責任和歸還時間。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需經(jīng)青志協(xié)相關(guān)領導批準。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。2.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行。復印或摘錄的檔案材料應與原件核對無誤，并注明出處。3.查閱和借閱人員應按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)青志協(xié)相關(guān)領導審批同意后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的檔案記錄應妥善保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立青志協(xié)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，去除圖像中的污點、劃痕等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對電子檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠錄入檔案的基本信息、目錄清單、全文內(nèi)容等，支持批量錄入和單個錄入。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，快速準確地查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（四）數(shù)據(jù)備份與維護