PAGE招商公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招商公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司招商工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招商公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司招商工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類(lèi)檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，定期檢查檔案的收集、整理、保管情況。4.負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索工具。5.按照規(guī)定的期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等處置工作。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將重要檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程查詢。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在招商工作中形成的各類(lèi)檔案資料的收集、整理和初步分類(lèi)工作。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理，并定期將整理好的檔案移交綜合管理部。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.對(duì)本部門(mén)檔案的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地歸檔。三、檔案分類(lèi)及編號(hào)（一）招商項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目洽談檔案：包括項(xiàng)目信息收集記錄、初次洽談紀(jì)要、合作意向書(shū)、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等。2.項(xiàng)目簽約檔案：項(xiàng)目合作協(xié)議、合同文本、簽約儀式相關(guān)資料等。3.項(xiàng)目跟進(jìn)檔案：項(xiàng)目進(jìn)展情況報(bào)告、問(wèn)題協(xié)調(diào)處理記錄、客戶反饋意見(jiàn)等。編號(hào)規(guī)則：按照“ZSZ年份項(xiàng)目序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，例如“ZSZ2023001”，其中“ZSZ”代表招商項(xiàng)目檔案，“年份”為項(xiàng)目發(fā)生年份，“項(xiàng)目序號(hào)”為該年份內(nèi)項(xiàng)目的順序編號(hào)。（二）客戶檔案1.潛在客戶檔案：客戶基本信息登記表、聯(lián)系方式、需求意向、市場(chǎng)調(diào)研資料等。2.意向客戶檔案：進(jìn)一步洽談?dòng)涗洝⒑献鞣桨笢贤ㄙY料、客戶特殊要求等。3.簽約客戶檔案：客戶詳細(xì)資料、合作協(xié)議執(zhí)行情況記錄、售后服務(wù)記錄等。編號(hào)規(guī)則：按照“KH年份客戶序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，例如“KH2023002”，其中“KH”代表客戶檔案，“年份”為客戶與公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系的年份，“客戶序號(hào)”為該年份內(nèi)客戶的順序編號(hào)。（三）市場(chǎng)調(diào)研檔案1.行業(yè)動(dòng)態(tài)調(diào)研檔案：行業(yè)研究報(bào)告、市場(chǎng)趨勢(shì)分析、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等。2.區(qū)域市場(chǎng)調(diào)研檔案：特定區(qū)域的市場(chǎng)規(guī)模、消費(fèi)需求、投資環(huán)境等調(diào)研資料。編號(hào)規(guī)則：按照“SC年份調(diào)研類(lèi)別序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，例如“SC2023003”，其中“SC”代表市場(chǎng)調(diào)研檔案，“年份”為調(diào)研開(kāi)展年份，“調(diào)研類(lèi)別序號(hào)”為不同調(diào)研類(lèi)別的順序編號(hào)。（四）招商活動(dòng)檔案1.展會(huì)活動(dòng)檔案：展會(huì)策劃方案、參展資料、現(xiàn)場(chǎng)照片、客戶交流記錄等。2.招商推介會(huì)檔案：推介會(huì)策劃方案、邀請(qǐng)嘉賓名單、會(huì)議資料、簽到記錄等。編號(hào)規(guī)則：按照“ZH年份活動(dòng)序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，例如“ZH2023004”，其中“ZH”代表招商活動(dòng)檔案，“年份”為活動(dòng)舉辦年份，“活動(dòng)序號(hào)”為該年份內(nèi)活動(dòng)的順序編號(hào)。（五）行政文件檔案1.公司文件：公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司管理制度等。2.上級(jí)文件：政府部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等下發(fā)的與招商工作相關(guān)的文件。編號(hào)規(guī)則：按照“XZ年份文件類(lèi)別序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，例如“XZ2023005”，其中“XZ”代表行政文件檔案，“年份”為文件形成年份，“文件類(lèi)別序號(hào)”為不同文件類(lèi)別的順序編號(hào)。（六）財(cái)務(wù)檔案1.預(yù)算檔案：招商項(xiàng)目預(yù)算編制、執(zhí)行情況報(bào)告等。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)檔案：招商工作中的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等報(bào)銷(xiāo)憑證。3.財(cái)務(wù)報(bào)表檔案：與招商業(yè)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表、分析報(bào)告等。編號(hào)規(guī)則：按照“CW年份檔案類(lèi)別序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，例如“CW2023006”，其中“CW”代表財(cái)務(wù)檔案，“年份”為檔案所屬年份，“檔案類(lèi)別序號(hào)”為不同財(cái)務(wù)檔案類(lèi)別的順序編號(hào)。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類(lèi)別，及時(shí)收集本部門(mén)在招商工作中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，并確保資料的完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)于重要的招商項(xiàng)目、重大活動(dòng)等，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料移交綜合管理部。3.涉及多個(gè)部門(mén)共同參與的招商工作，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)收集檔案資料，并統(tǒng)一移交綜合管理部。（二）整理要求1.綜合管理部收到各部門(mén)移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)及編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂，確保檔案整齊、美觀，便于查閱。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照檔案編號(hào)進(jìn)行命名，同時(shí)做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)于破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行多介質(zhì)備份，如同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，并分別存放在不同的地點(diǎn)。（三）檔案保管期限1.招商項(xiàng)目檔案、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研檔案、招商活動(dòng)檔案等與招商業(yè)務(wù)直接相關(guān)的檔案，保管期限為自項(xiàng)目結(jié)束或業(yè)務(wù)終止之日起[X]年。2.行政文件檔案、財(cái)務(wù)檔案等，保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案清查登記表，詳細(xì)記錄清查情況。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、重要客戶信息等敏感檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到綜合管理部辦理查閱手續(xù)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字登記，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作，如有特殊需要，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在查閱登記簿上注明歸還時(shí)間。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案資料的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱公司檔案，如因特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)借閱手續(xù)，同時(shí)支付一定的檔案保管費(fèi)用。（四）借閱程序1.借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到綜合管理部辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字登記，注明借閱時(shí)間、借閱期限、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱人需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)借閱人進(jìn)行檔案保管和保密方面的提醒。借閱人應(yīng)妥善保管借閱檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向綜合管理部提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。如逾期未還，綜合管理部應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、招商項(xiàng)目機(jī)密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、查閱、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被不當(dāng)獲取。3.公司內(nèi)部員工應(yīng)增強(qiáng)保密意識(shí)，妥善保管和使用在工作中接觸到的檔案資料，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（二）保密協(xié)議與責(zé)任追究1.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案查閱、借閱等活動(dòng)，綜合管理部可與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.如因違反保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露，給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存、銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來(lái)源、形成時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。2.對(duì)于重要的檔案資料，可組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和專家進(jìn)行論證，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，