PAGE學(xué)院人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)院人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院全體教職工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映教職工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集教職工在各個方面的相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保人事檔案信息不泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行人事檔案的收集、整理、保管、利用等工作，保證檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)院人事部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)院人事檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)教職工人事檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、轉(zhuǎn)遞等工作。3.負(fù)責(zé)辦理教職工人事檔案的查閱、借閱和出具證明等手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對教職工人事檔案進(jìn)行定期檢查和清理，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供人事檔案信息服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。3.負(fù)責(zé)做好人事檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架等。4.嚴(yán)格按照檔案查閱、借閱手續(xù)，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）教職工所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時將本部門教職工的各類材料收集齊全，并移交學(xué)院人事部門。2.協(xié)助學(xué)院人事部門做好人事檔案的整理、核對等工作。3.督促本部門教職工及時更新個人信息，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。三、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括個人經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等方面的材料。（二）自傳材料教職工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷等情況的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、聘期考核材料等。2.工作鑒定、考察材料等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料政治歷史情況審查、入黨入團(tuán)材料等。（六）黨團(tuán)材料入黨志愿書、入黨申請書、思想?yún)R報、團(tuán)組織關(guān)系材料等。（七）獎勵材料各級各類獎勵證書、表彰決定等。（八）處分材料違紀(jì)違規(guī)處分決定及相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等。（十）其他可供組織參考的材料如科研成果、論文發(fā)表、著作出版等材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.學(xué)院人事部門定期向各部門發(fā)布收集人事檔案材料的通知，明確材料的范圍、要求和時間。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門教職工的檔案材料，并及時移交學(xué)院人事部門。對于新入職教職工，應(yīng)在入職一個月內(nèi)將其檔案材料收集齊全并移交。3.教職工個人應(yīng)主動向所在部門提交反映個人情況的相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容的及時更新。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對每份材料進(jìn)行鑒別，剔除重復(fù)、無效或不符合歸檔要求的材料。3.按照材料形成的時間順序，對每份材料進(jìn)行編號，并在每份材料右上角加蓋頁碼章。4.將整理好的材料按照類別順序依次裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)院設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱登記制度，確保檔案的安全。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房。4.對已超過保管期限或無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后報學(xué)院人事部門審批。2.查閱檔案時，必須在檔案管理人員指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案歸還原位，并對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)院人事部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過兩周。如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.教職工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因離開學(xué)院的，其人事檔案應(yīng)及時轉(zhuǎn)遞。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和接收單位的要求進(jìn)行。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.學(xué)院人事部門開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案材料密封后，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞。2.檔案接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)寄回學(xué)院人事部門。3.檔案管理人員應(yīng)及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時、安全送達(dá)接收單位。八、檔案信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立學(xué)院人事檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、自動化。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將人事檔案中的相關(guān)信息錄入人事檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全規(guī)定，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。2.對人事檔案信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)信息。九、監(jiān)督與檢查（一）學(xué)院人事部門定期對人事檔案管