PAGE老字號(hào)企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老字號(hào)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、文化傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，集中保管各類檔案資料。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案的可信度和權(quán)威性。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)研發(fā)、文化建設(shè)等各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。6.積極開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定時(shí)間移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料，必須按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理，不得隨意丟棄或損毀。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，在使用檔案過程中，嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，及時(shí)完成檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件；公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；行政公文、函件、通知；印章管理文件；證照管理文件等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、勞動(dòng)合同、離職等相關(guān)文件；人事檔案；人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證；財(cái)務(wù)管理制度；審計(jì)報(bào)告；稅務(wù)文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告；營(yíng)銷策劃方案、活動(dòng)方案；客戶信息、銷售合同、訂單；廣告宣傳資料等。5.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度指令；生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程；質(zhì)量控制文件、檢驗(yàn)報(bào)告；設(shè)備管理文件、維護(hù)記錄；安全生產(chǎn)文件等。6.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告；技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)；專利申請(qǐng)文件、技術(shù)成果鑒定材料等。7.企業(yè)文化類：企業(yè)發(fā)展歷程、大事記；企業(yè)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌；企業(yè)宣傳資料、宣傳片；員工文化活動(dòng)記錄等。8.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：暫定為[公司全宗號(hào)具體編號(hào)]，代表公司檔案全宗。3.分類號(hào)：按照檔案分類設(shè)置，如行政管理類為XZ，人力資源類為RL，財(cái)務(wù)審計(jì)類為CW等。4.年度：采用公元紀(jì)年，如2023年表示為“2023”。5.流水號(hào)：按檔案形成時(shí)間順序依次編號(hào)，從"0001"開始。6.例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，編號(hào)為：[公司全宗號(hào)具體編號(hào)]XZ20230001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司員工在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、報(bào)告、記錄等。5.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物及相關(guān)證明材料。6.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理、文化傳承等有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后立即收集，確保文件的完整性和真實(shí)性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.涉及多個(gè)部門共同形成的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。同一類別的文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁數(shù)等信息。4.對(duì)于紙張破損、字跡模糊的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移，確保其可讀性和可利用性。5.將整理好的文件材料裝訂成冊(cè)，或裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括全宗號(hào)、分類號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)等。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)與易燃、易爆、易污染等場(chǎng)所保持一定的安全距離，并設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類號(hào)、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用豎放方式，避免檔案折疊或擠壓。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng)，防止紙張粘連或霉變。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用異地存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，并配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備和播放設(shè)備，確保檔案的可讀性和可利用性。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括：公司章程、股東名冊(cè)、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、重要合同協(xié)議、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、重大事件記錄、企業(yè)榮譽(yù)證書等。3.保管期限為30年的檔案主要包括：一般性合同協(xié)議、重要業(yè)務(wù)文件、員工人事檔案等。4.保管期限為10年的檔案主要包括：一般性行政文件、日常業(yè)務(wù)記錄等。5.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，結(jié)合檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，同時(shí)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。如檔案缺失、損壞、變質(zhì)等，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。4.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)檔案。查閱、借閱范圍和手續(xù)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度執(zhí)行。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱、借閱范圍，并履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可直接到綜合管理部門檔案查閱室進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案資料，并檢查檔案是否完好無損。2.借閱：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案資料交由借閱人簽收。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。如因特殊原因需要復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并由檔案管理人員在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”章。3.出具證明：公司因?qū)ν馓峁┵Y信證明、辦理資質(zhì)認(rèn)證、參與訴訟等需要，可根據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料。出具證明材料應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，并加蓋公司檔案證明專用章。（三）利用審批1.公司內(nèi)部員工查閱檔案資料，由所在部門負(fù)責(zé)人審批；借閱檔案資料，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱公司檔案資料，應(yīng)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，注明查閱、借閱目的、范圍、期限等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料的查閱、借閱，應(yīng)經(jīng)公司保密委員會(huì)審批，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限、歸還日期等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限、存毀條件等內(nèi)容。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、文件內(nèi)容的重要性、保存狀況等方面進(jìn)行綜合考慮，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步整理，提供檔案的基本情況和相關(guān)背景資料。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出存毀意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、年度、保管期限、卷號(hào)、件號(hào)、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核簽字。5.將擬銷毀的檔案及《檔案銷毀