PAGE檔案三合一制度匯報(bào)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各種檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理體制（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立綜合檔案室，作為公司檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。綜合檔案室配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。4.積極開(kāi)展檔案編研工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）檔案管理網(wǎng)絡(luò)公司建立以綜合檔案室為核心，各部門(mén)及所屬單位專(zhuān)（兼）職檔案人員為成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)本部門(mén)及所屬單位檔案的收集、整理和移交等工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成公司各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各種文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和符合檔案保管要求的載體進(jìn)行記錄。（二）檔案收集范圍1.行政管理類(lèi)：公司在行政管理活動(dòng)中形成的各種文件材料，如公司文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.黨群工作類(lèi)：公司在黨群工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，如黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各種文件材料，如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)：公司在生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的各種文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.基本建設(shè)類(lèi)：公司在基本建設(shè)活動(dòng)中形成的各種文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。6.設(shè)備儀器類(lèi)：公司在設(shè)備儀器購(gòu)置、使用、維護(hù)等活動(dòng)中形成的各種文件材料，如設(shè)備儀器采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備儀器檔案等。7.會(huì)計(jì)檔案類(lèi)：公司在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的各種文件材料，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。8.人事檔案類(lèi)：公司在人事管理活動(dòng)中形成的各種文件材料，如員工檔案、人事任免文件、工資福利文件等。（三）檔案收集要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案的質(zhì)量。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，編制檔案目錄，便于檔案的查閱和管理。4.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)定期將收集的檔案移交綜合檔案室，不得擅自留存。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度分類(lèi)：將檔案按其形成年度進(jìn)行分類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)：將檔案按其形成部門(mén)或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。3.保管期限分類(lèi)：將檔案按其保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊美觀。2.分類(lèi)：按照分類(lèi)方法對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。3.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的管理和查找。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備設(shè)施等的安全管理。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，確保檔案的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)及所屬單位檔案管理人員和有關(guān)專(zhuān)家組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法檔案鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)人員進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。5.對(duì)銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，永久保存檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等方面的情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案統(tǒng)計(jì)采用定期統(tǒng)計(jì)和不定期統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方法，由綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作，并定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)分析綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循方便利用、確保安全的原則，在維護(hù)公司利益和檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)及所屬單位因工作需要可以查閱、借閱公司檔案。外單位因特殊需要查閱、借閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可以在綜合檔案室查閱檔案。2.借閱：檔案利用者因工作需要可以借閱檔案，但須辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：檔案利用者可以根據(jù)