PAGE研學(xué)基地檔案管理制度一、總則（一）目的為加強研學(xué)基地檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在研學(xué)活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本研學(xué)基地的所有檔案管理工作，包括但不限于教學(xué)資料、學(xué)生信息、活動記錄、安全檔案等各類與研學(xué)活動相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：基地檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映研學(xué)活動的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集與研學(xué)活動有關(guān)的各種文件資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及個人隱私、商業(yè)機密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理基地的各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計等工作。3.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀和移交工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，確保檔案的安全存儲。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.在開展研學(xué)活動過程中，形成的各類文件資料應(yīng)按照檔案管理要求及時整理歸檔，不得私自留存或銷毀。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.研學(xué)教學(xué)計劃、教案、課件、講義等教學(xué)資料。2.學(xué)生報名信息、學(xué)籍檔案、研學(xué)成果等學(xué)生相關(guān)資料。3.研學(xué)活動方案、活動記錄、照片、視頻等活動過程資料。4.安全管理制度、安全預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等安全檔案。5.與研學(xué)基地合作的機構(gòu)、企業(yè)信息，合作協(xié)議等相關(guān)資料。6.上級主管部門下發(fā)的文件、通知，基地向上級部門報送的文件、報告等。7.其他與研學(xué)活動有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在研學(xué)活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實有效，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、活動檔案、安全檔案、合作檔案、行政檔案等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如采用年份+類別代碼+流水號的形式。3.編目：對每一份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及基地重大決策、重要歷史資料、長期保存價值的檔案，如基地發(fā)展規(guī)劃、重要合作協(xié)議等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、活動檔案等一般保管期限為30年；安全檢查記錄、一般性文件等保管期限為10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進行分類存放。2.電子檔案：采用磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類管理和檢索。電子檔案應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于查找。檔案應(yīng)按照編號順序存放，不得隨意堆放。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁煙火，確保檔案的安全。4.定期對檔案庫房進行檢查和清理盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.基地內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)基地主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案或機密信息的，需嚴(yán)格控制查閱范圍，并進行登記備案。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并進行登記。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和基地的相關(guān)規(guī)定，不得損害基地利益和他人權(quán)益。2.利用檔案形成的資料，如需對外提供或公開，應(yīng)經(jīng)基地主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并注明檔案來源。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)基地主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類和編號進行存儲，并錄入檔案管理系統(tǒng)。2.定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。八、檔案管理人員職責(zé)與培訓(xùn)（一）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、查閱、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.保守檔案機密，維護檔案安全，不得擅自泄露檔案信息或違規(guī)處理檔案。（二）培訓(xùn)計劃1.制定年度檔案管理人員培訓(xùn)計劃，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動。2.培