PAGE校外輔導(dǎo)站檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校外輔導(dǎo)站檔案室的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高輔導(dǎo)站的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校外輔導(dǎo)站內(nèi)所有部門(mén)及工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則校外輔導(dǎo)站檔案室對(duì)全站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實(shí)反映輔導(dǎo)站各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。4.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置校外輔導(dǎo)站設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和檔案保管設(shè)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。6.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)。7.開(kāi)展檔案編研工作，為輔導(dǎo)站的決策和工作提供參考依據(jù)。8.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門(mén)移交到期檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.輔導(dǎo)站行政管理工作中形成的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.教學(xué)管理工作中形成的教學(xué)計(jì)劃、教案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。3.師資隊(duì)伍建設(shè)工作中形成的教師檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。4.學(xué)生管理工作中形成的學(xué)生檔案、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲記錄等。5.安全管理工作中形成的安全制度、檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案等。6.財(cái)務(wù)管理工作中形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等。7.對(duì)外交流與合作工作中形成的協(xié)議、合同、信函等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖片、音像等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.在工作活動(dòng)中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集和歸檔。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法等。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表等。4.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。3.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案裝具1.檔案使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜進(jìn)行裝具。2.在檔案盒上應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限、題名等信息。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案有序存放在檔案柜中。2.不同年度、不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分類存放。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱制度1.校外輔導(dǎo)站工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。（二）借閱制度1.校外輔導(dǎo)站工作人員因特殊需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損毀檔案。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查。（三）復(fù)制制度1.校外輔導(dǎo)站工作人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致。3.復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案室印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合校外輔導(dǎo)站的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查。2.根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。3.填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明鑒定的依據(jù)、過(guò)程和結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字，并報(bào)輔導(dǎo)站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告輔導(dǎo)站負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立校外輔導(dǎo)站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為輔導(dǎo)站的決策和工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等功能模塊。3.數(shù)據(jù)備份與安全定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在多種存儲(chǔ)介質(zhì)上，并采取安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理知識(shí)，熟悉檔案信息化管理流程。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的安全和完整。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)