PAGE高校檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)高校信息化建設(shè)的發(fā)展需求，規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理水平和利用效率，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各學(xué)院在檔案數(shù)字化過(guò)程中的相關(guān)工作。（三）基本原則1.遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)字化工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，保證數(shù)字化檔案與原始檔案一致。3.注重安全保密，采取有效措施防止檔案信息泄露和丟失。4.以服務(wù)教學(xué)、科研和管理為宗旨，提高檔案利用效率。二、檔案數(shù)字化工作流程（一）檔案收集與整理1.各部門、各學(xué)院應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將各類檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為數(shù)字化工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)字化加工1.選擇具備相應(yīng)資質(zhì)和技術(shù)能力的數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)，簽訂委托加工合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.加工服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.在數(shù)字化加工過(guò)程中，應(yīng)采取雙人錄入、多次校對(duì)等措施，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，對(duì)加工過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，防止數(shù)據(jù)丟失或篡改。（三）質(zhì)量檢測(cè)1.建立數(shù)字化檔案質(zhì)量檢測(cè)機(jī)制，對(duì)加工完成的數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢。抽檢比例應(yīng)不低于總數(shù)的[X]%。2.質(zhì)量檢測(cè)內(nèi)容包括圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、目錄與圖像掛接的一致性等。對(duì)檢測(cè)不合格的檔案，應(yīng)及時(shí)返回加工服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改，直至合格。（四）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性。備份周期應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率確定，一般為[X]天或[X]月備份一次。（五）檔案著錄與標(biāo)引1.按照檔案著錄規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行著錄和標(biāo)引，建立檔案信息檢索系統(tǒng)，方便用戶查詢和利用。2.著錄和標(biāo)引應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，確保檔案信息的檢索效率和準(zhǔn)確性。（六）系統(tǒng)上線與驗(yàn)收1.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)完成后，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試和試運(yùn)行，確保系統(tǒng)功能正常、運(yùn)行穩(wěn)定。2.組織相關(guān)部門和專家對(duì)數(shù)字化檔案工作進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化成果質(zhì)量、系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)安全等方面。驗(yàn)收合格后，正式投入使用。三、人員管理（一）人員職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)本校檔案數(shù)字化工作的組織、協(xié)調(diào)和管理。制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和實(shí)施方案，確保工作順利進(jìn)行。審核數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)和加工方案，監(jiān)督加工過(guò)程。協(xié)調(diào)解決檔案數(shù)字化工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目等前期工作，為數(shù)字化加工提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。參與數(shù)字化加工過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)控，協(xié)助進(jìn)行數(shù)據(jù)校對(duì)和審核。負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、備份和日常管理工作。維護(hù)檔案信息檢索系統(tǒng)，為用戶提供查詢和利用服務(wù)。3.數(shù)字化加工人員按照檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和委托加工合同要求，進(jìn)行檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作。保證數(shù)字化加工數(shù)據(jù)的質(zhì)量，對(duì)加工過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋和處理。遵守安全保密規(guī)定,防止檔案信息泄露。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員和數(shù)字化加工人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、安全保密知識(shí)等。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地操作等多種形式。（三）人員考核1.建立人員考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員和數(shù)字化加工人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、安全保密意識(shí)等方面。考核結(jié)果作為人員獎(jiǎng)懲和晉升的依據(jù)。四、安全保密管理（一）安全管理制度1.建立健全檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全管理。2.對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止外部非法入侵。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）保密措施1.與參與檔案數(shù)字化工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行物理隔離，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。加工過(guò)程中產(chǎn)生的廢棄紙張、存儲(chǔ)介質(zhì)等應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。3.嚴(yán)格控制檔案數(shù)字化信息的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案數(shù)字化安全事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)安全事故的能力。一旦發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。五、設(shè)備與軟件管理（一）設(shè)備管理1.配備滿足檔案數(shù)字化工作需要的設(shè)備，如掃描儀、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等。設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。2.建立設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、維護(hù)情況等信息。對(duì)設(shè)備的使用、維修、報(bào)廢等進(jìn)行嚴(yán)格管理。（二）軟件管理1.選用符合檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和安全要求的軟件，如檔案管理系統(tǒng)、圖像處理軟件等。2.對(duì)軟件進(jìn)行定期升級(jí)和維護(hù)，確保其功能的完整性和穩(wěn)定性。同時(shí)，做好軟件的版權(quán)管理工作，防止侵權(quán)行為。六、經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.根據(jù)檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和實(shí)施方案，編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算。經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括設(shè)備購(gòu)置、軟件采購(gòu)、數(shù)字化加工服務(wù)、人員培訓(xùn)、存儲(chǔ)備份、安全保密等方面的費(fèi)用。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)合理、準(zhǔn)確，確保檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。（二）經(jīng)費(fèi)使用1.嚴(yán)格按照經(jīng)費(fèi)預(yù)算使用經(jīng)費(fèi)，確保經(jīng)費(fèi)使用的合理性和合規(guī)性。2.建立經(jīng)費(fèi)使用審批制度，對(duì)經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)行嚴(yán)格審核。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)提供合法有效的憑證，確保經(jīng)費(fèi)使用透明。（三）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督檢查，定期對(duì)經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計(jì)。2.對(duì)經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案數(shù)字化成果管理（一）成果驗(yàn)收1.數(shù)字化檔案工作完成后，應(yīng)按照本制度規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的數(shù)字化檔案成果應(yīng)形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為檔案保存。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括檔案數(shù)字化工作概況、成果質(zhì)量、系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)安全等方面的內(nèi)容，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（二）成果移交1.驗(yàn)收合格的數(shù)字化檔案成果應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。移交時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)將數(shù)字化檔案成果納入學(xué)校檔案管理體系，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)、保管和利用。（三）成果利用1.建立數(shù)字化檔案信息檢索系統(tǒng)，方便用戶查詢和利用數(shù)字化檔案。用戶可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或其他指定方式進(jìn)行檔案檢索和下載。2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案成果的宣傳和推廣，提高檔案的利用效率，為學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作提供有力支持。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本校檔案數(shù)字化工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問(wèn)題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)字化工作流程執(zhí)行情況、人員管理、安全保密、設(shè)備與軟件管理、經(jīng)費(fèi)使用等方面。