PAGE檔案管理制度及辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度及辦法。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項工作和活動。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度及辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門檔案管理員各部門指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并進(jìn)行初步整理。2.對本部門檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的章程、制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、通知、通報、函件、合同、協(xié)議等文件材料。2.人事管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等文件材料。3.財務(wù)管理類：包括財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證、賬簿、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料、項目策劃、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)報表等文件材料。5.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項目立項、研究報告、技術(shù)方案、專利申請、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等文件材料。6.基本建設(shè)類：包括工程項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等文件材料。7.設(shè)備儀器類：包括設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備說明書、設(shè)備維修記錄、儀器校準(zhǔn)報告等文件材料。8.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等聲像電子文件材料。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別進(jìn)行編號。編號格式為：類別代碼+年度+流水號。例如：行政管理類檔案編號為XZGL+20XX+001，其中XZGL為行政管理類代碼，20XX為年度，001為流水號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。具體收集范圍如下：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報告、計劃、總結(jié)、合同、協(xié)議、會議記錄等。3.本公司/組織與外部單位往來的文件、函件、合同、協(xié)議等。4.本公司/組織員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲文件等。5.本公司/組織的財務(wù)報表、憑證、賬簿、審計報告等。6.本公司/組織的業(yè)務(wù)經(jīng)營資料，如市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料等。7.本公司/組織的技術(shù)研發(fā)資料，如科研項目立項報告、研究報告、技術(shù)方案等。8.本公司/組織的基本建設(shè)資料，如工程項目立項報告、設(shè)計文件、施工圖紙等。9.本公司/組織的設(shè)備儀器資料,如設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備說明書等。10.本公司/組織的聲像電子資料，如照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門檔案管理員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料的及時歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.聲像文件應(yīng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。3.紙質(zhì)文件應(yīng)按照A4規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，去除金屬物，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂等方式進(jìn)行裝訂。4.電子文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件的有序存放。5.聲像文件應(yīng)進(jìn)行整理編目，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并存儲在專門的存儲設(shè)備中。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，存放在檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、磁盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的地點(diǎn)。同時，應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理。3.聲像檔案應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行整理編目，存儲在專門的存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、制度、重要會議記錄、重大合同協(xié)議、財務(wù)決算報告等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、合同協(xié)議等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時性通知、便函、一般業(yè)務(wù)報表等。（四）檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，報經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。4.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門的閱覽室進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請表，對借閱人員的資格和借閱檔案的必要性進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照借閱審批表上注明的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞或泄密，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱外部單位或個人查閱、借閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱目的、查閱/借閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定，收取一定的查閱/借閱費(fèi)用，并對查閱/借閱過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱人次等。檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，并定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）檔案移交1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門應(yīng)歸檔的檔案移交至檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的類別、年度、數(shù)量等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.檔案管理部門應(yīng)將接收的檔案按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目、上架，確保檔案的妥善保管和有效利用。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的保密教育，提高保密意識，嚴(yán)格遵守保密制度。2.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制查閱等措施，防止泄露。3.檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案內(nèi)容不被泄露。4.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火報警裝置、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，確保檔案庫房的安全。