PAGE市民學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市民學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、管理及社會服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市民學(xué)校開展的各類教學(xué)活動、行政管理工作、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)員管理等過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市民學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映市民學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集市民學(xué)校在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及學(xué)校機(jī)密、學(xué)員隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為學(xué)校的教學(xué)、管理和發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善市民學(xué)校檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。3.集中統(tǒng)一管理市民學(xué)校各類檔案，包括文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、師資檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。5.按照規(guī)定的保管期限，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.開展檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。8.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校的教學(xué)、管理和決策提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理和初步分類，并定期移交學(xué)校檔案管理部門。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定的程序和要求提供相關(guān)檔案資料。4.嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保本部門檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，掌握檔案管理的基本技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案信息的錄入、檢索和統(tǒng)計(jì)分析。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及學(xué)校機(jī)密、學(xué)員隱私等內(nèi)容的檔案，妥善保管，防止檔案信息泄露。6.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案學(xué)校在行政管理活動中形成的各類文件，包括上級文件、學(xué)校發(fā)文、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、報(bào)告、通知及各類規(guī)章制度等。2.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、教學(xué)日志、考試試卷、成績冊、教學(xué)評估材料、學(xué)員實(shí)習(xí)報(bào)告等。3.學(xué)員檔案學(xué)員報(bào)名登記表、個(gè)人信息資料、學(xué)習(xí)記錄、考核成績、獎懲情況、畢業(yè)（結(jié)業(yè)）證書復(fù)印件等。4.師資檔案教師個(gè)人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、教師資格證書、職稱證書、教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評價(jià)等材料。5.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表及相關(guān)分析報(bào)告、會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、收費(fèi)票據(jù)存根等。6.設(shè)備檔案學(xué)校教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備等的購置合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書、維修記錄、報(bào)廢處置記錄等。7.其他檔案學(xué)校舉辦的各類活動記錄、宣傳資料、對外交流合作材料、校友信息等具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作過程中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，不得使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照文件形成時(shí)間順序排列，去除無關(guān)的附件和重復(fù)文件，保證檔案材料的簡潔明了。4.各部門應(yīng)定期將收集整理好的檔案材料移交學(xué)校檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。即先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期（15年）、短期（5年），然后在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類排列。2.教學(xué)檔案根據(jù)教學(xué)活動的不同環(huán)節(jié)和類別進(jìn)行分類整理，如教學(xué)計(jì)劃類、教學(xué)大綱類、教案類、考試類等，每個(gè)類別下再按時(shí)間順序排列。3.學(xué)員檔案以學(xué)員個(gè)人為單位進(jìn)行整理，將學(xué)員的各類檔案材料按照報(bào)名登記表、學(xué)習(xí)記錄、考核成績、獎懲情況等順序依次排列，裝入學(xué)員檔案袋，并在檔案袋封面標(biāo)注學(xué)員姓名、學(xué)號等基本信息。4.師資檔案按照教師個(gè)人基本信息、教學(xué)工作、科研成果、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評價(jià)等類別進(jìn)行分類整理，每個(gè)類別下再按時(shí)間順序排列，建立教師個(gè)人檔案盒，并在檔案盒封面標(biāo)注教師姓名、所在部門等信息。5.財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)年度，將財(cái)務(wù)檔案分為會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，分別進(jìn)行整理裝訂。會計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，報(bào)表應(yīng)按年度順序排列。6.設(shè)備檔案按照設(shè)備類別，將設(shè)備檔案分為教學(xué)設(shè)備檔案、辦公設(shè)備檔案等，每個(gè)設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備購置合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書、維修記錄、報(bào)廢處置記錄等材料，并按時(shí)間順序排列，裝入設(shè)備檔案袋，在檔案袋封面標(biāo)注設(shè)備名稱、型號、購置時(shí)間等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、檔案密集架等，保證檔案庫房的溫濕度適宜，環(huán)境整潔衛(wèi)生。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用檔案密集架存放，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案目錄索引，方便檔案的檢索利用。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行編號、著錄等，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.特殊載體檔案如照片、錄音、錄像等檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管。照片應(yīng)沖洗或掃描成電子文件，分類整理并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息；錄音、錄像檔案應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件，并做好備份，同時(shí)標(biāo)注錄制內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。（三）保管期限1.永久保管凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括學(xué)校的重要規(guī)章制度、重大決策文件、歷史沿革資料、重要會議記錄、教學(xué)科研成果總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管對學(xué)校一般工作活動中形成的，在較長時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年。主要包括學(xué)校的一般性文件、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)員成績冊、師資考核材料等。3.短期保管對學(xué)校在一定時(shí)期內(nèi)形成的，只在短期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年。主要包括學(xué)校的臨時(shí)性文件、一般性會議記錄、短期培訓(xùn)資料、臨時(shí)性活動記錄等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量是否準(zhǔn)確、檔案的整理是否規(guī)范、檔案的保管條件是否良好、檔案的借閱登記是否完整等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，如檔案缺失應(yīng)及時(shí)查找補(bǔ)充，檔案整理不規(guī)范的應(yīng)重新整理，檔案保管條件不符合要求應(yīng)及時(shí)改善等。4.清查結(jié)束后，應(yīng)撰寫檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的檔案管理工作提供參考依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，確保檔案的安全和完整。2.凡因工作需要查閱檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）利用方式1.查閱查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱期限一般不得超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出學(xué)校，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。3.出具證明檔案管理部門可根據(jù)學(xué)校工作需要，為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明材料。出具證明時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核檔案內(nèi)容，確保證明材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，判斷檔案是否仍具有保存意義。2.參考檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查，結(jié)合實(shí)際利用情況，確定是否需要繼續(xù)保存。3.對于涉及學(xué)校重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，確保檔案的完整性和連續(xù)性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷