PAGE檔案館電子檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織電子檔案的管理，確保電子檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范電子檔案的移交工作，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在工作活動中形成的具有保存價值的電子檔案的移交管理。（三）基本原則1.真實性原則：電子檔案應真實反映本公司/組織的工作活動和歷史面貌。2.完整性原則：確保電子檔案的內容、結構和背景信息完整無缺。3.系統(tǒng)性原則：電子檔案應按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行整理，保持系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義電子檔案是指本公司/組織在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?、?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）范圍1.各類公文、報告、請示、批復、通知等文件類電子檔案。2.業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等業(yè)務類電子檔案。3.工程建設項目中的設計圖紙、技術文件、施工資料等項目類電子檔案。4.科研項目中的研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等科研類電子檔案。5.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。6.其他具有保存價值的電子文件。三、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門應明確電子檔案的形成職責，確保電子文件在產(chǎn)生、處理過程中符合規(guī)范要求。2.電子文件應采用符合國家標準的文件格式進行存儲，確保其通用性和可讀性。3.電子文件的內容應清晰、準確，元數(shù)據(jù)應完整、規(guī)范，能夠準確反映文件的形成背景、來源、內容等信息。（二）收集措施1.各部門應指定專人負責電子文件的收集工作，確保電子文件及時、完整地收集到指定存儲位置。2.在業(yè)務活動結束后，相關人員應及時將電子文件整理、歸檔，并提交給檔案管理部門。3.對于外來電子文件，如合作單位提供的文件、上級部門下發(fā)的文件等，應按照規(guī)定進行接收、登記和整理。四、電子檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.便于電子檔案的管理、查找和利用。（二）分類方法1.按照年度機構保管期限分類法進行分類。年度：根據(jù)電子文件形成的年度進行劃分。機構：按照本公司/組織的內部機構設置進行分類。保管期限：分為永久、定期（[X]年、[X]年等）。2.對于聲像檔案，可按照內容、時間、地點等因素進行分類。（三）編號規(guī)則1.電子檔案應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號可采用“年度+機構代碼+保管期限代碼+順序號”的格式，例如：[年份][機構代碼][保管期限代碼][001]。3.機構代碼和保管期限代碼應提前制定并統(tǒng)一規(guī)范。五、電子檔案的著錄與元數(shù)據(jù)管理（一）著錄要求1.對電子檔案進行著錄，著錄項目應包括題名、責任者、日期、文號、保管期限等。2.著錄應準確、完整，能夠反映電子檔案的基本特征。（二）元數(shù)據(jù)管理1.元數(shù)據(jù)是描述電子檔案內容、結構、背景等信息的數(shù)據(jù)，應隨電子檔案一同保存。2.元數(shù)據(jù)應按照相關標準進行規(guī)范填寫，確保其準確性和完整性。3.建立元數(shù)據(jù)更新機制，在電子檔案的生命周期內，及時更新元數(shù)據(jù)信息。六、電子檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.應采用安全可靠的存儲設備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，確保電子檔案的長期保存。2.存儲設備應定期進行檢查和維護，確保其性能穩(wěn)定。3.采用異地存儲的方式，防止因自然災害、設備故障等原因導致電子檔案丟失。（二）保管環(huán)境1.電子檔案的保管環(huán)境應保持適宜的溫度、濕度，避免電子檔案因環(huán)境因素受損。2.應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保電子檔案的安全。（三）備份管理1.定期對電子檔案進行備份，備份頻率應根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，并進行定期檢查和恢復測試。3.建立備份數(shù)據(jù)的管理制度，明確備份數(shù)據(jù)的存儲、使用、銷毀等流程。七、電子檔案的移交（一）移交條件1.電子檔案經(jīng)過整理、分類、著錄等處理，達到移交要求。2.電子檔案的存儲格式、元數(shù)據(jù)等符合相關標準和規(guī)定。3.電子檔案的保管期限已滿或已無保存價值，需要進行移交。（二）移交流程1.檔案管理部門提前通知相關部門準備電子檔案移交材料。2.相關部門按照要求整理電子檔案，填寫電子檔案移交清單，清單應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限等信息。3.將電子檔案及移交清單提交給檔案管理部門，檔案管理部門進行審核。4.審核通過后，雙方在移交清單上簽字確認，完成電子檔案的移交。（三）移交時間1.每年[具體時間]進行一次集中移交，各部門應在規(guī)定時間內完成電子檔案的移交工作。2.對于緊急或特殊情況需要移交的電子檔案，應及時辦理移交手續(xù)。八、電子檔案的接收與驗收（一）接收要求1.檔案管理部門應按照移交清單對接收的電子檔案進行核對，確保檔案的數(shù)量、內容等與清單一致。2.對接收的電子檔案進行格式轉換、數(shù)據(jù)遷移等處理，確保其能夠在檔案管理系統(tǒng)中正常存儲和利用。（二）驗收標準1.電子檔案的內容完整、準確，元數(shù)據(jù)規(guī)范、齊全。2.電子檔案的存儲格式符合要求，能夠在規(guī)定的軟件環(huán)境下正常讀取。3.電子檔案的備份數(shù)據(jù)完整、可用，能夠進行恢復測試。（三）驗收結果處理1.驗收合格的電子檔案，正式納入檔案管理系統(tǒng)進行管理。2.驗收不合格的電子檔案，應及時通知移交部門進行整改，整改合格后重新進行移交和驗收。九、電子檔案的利用與保密（一）利用規(guī)定1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱電子檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)批準后按照規(guī)定程序進行查閱。2.查閱電子檔案應在指定場所進行，不得擅自復制、傳播電子檔案內容。3.外部單位因特殊原因需要查閱電子檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）保密措施1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子檔案，應采取嚴格的保密措施。2.設定不同的用戶權限，對電子檔案的訪問進行控制，確保只有授權人員能夠訪問相關檔案。3.加強對電子檔案利用過程的監(jiān)督，防止信息泄露。十、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對電子檔案進行鑒定，確保電子檔案的保存價值與實際需求相匹配。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立電子檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門人員、業(yè)務部門專家等，負責電子檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.根據(jù)電子檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷其保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織的實際情況，確定電子檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定無保存價值的電子檔案，應填寫銷毀清單，清單應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)審核批準后，采用安全可靠的方式對電子檔案進行銷毀，如物理銷毀存儲設備、數(shù)據(jù)擦除等。3.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.檔案管理部門負責對電子檔案移交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.定期對各部門電子檔案的形成、收集、整理、存儲等工作進行檢查，確保電子檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內容1.電子檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。2.電子檔案的存儲與保管情況。3.電子檔案移交制度的執(zhí)行情