PAGE檔案機(jī)關(guān)內(nèi)部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案機(jī)關(guān)內(nèi)部管理，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案機(jī)關(guān)全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展提供有力支持。二、檔案收集（一）收集范圍1.本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。4.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行整理、分類，定期移交至檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，確保能夠全面反映相關(guān)工作的全過程。3.對于重要的、具有時(shí)效性的檔案材料，應(yīng)及時(shí)收集，避免遺漏或延誤。（三）收集程序1.檔案形成部門在文件材料辦理完畢后，按照檔案整理要求進(jìn)行初步整理，填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.將整理好的檔案材料連同移交清單一并移交至檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、簽收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別整理。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)本機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的類別，如綜合部門檔案、業(yè)務(wù)部門檔案等。3.問題分類法：按照文件反映的問題進(jìn)行分類，如行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)類等。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張破損、字跡模糊等不符合要求的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。2.分類：根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料進(jìn)行分類，確定每一份文件的歸屬類別。3.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、密級等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息，確保檔案存放有序。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案安全。2.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管要求1.按照檔案的類別、年度、編號等順序排列存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，檢查檔案的完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作嚴(yán)格限制非檔案工作人員進(jìn)入庫房。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下檔案能夠得到妥善保護(hù)。五、檔案利用（一）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案。（二）利用程序1.本機(jī)關(guān)工作人員利用：填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并做好登記。2.外單位利用：外單位需提前向本機(jī)關(guān)提交檔案利用申請函，說明利用目的、范圍、時(shí)間等信息。經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，外單位來人持單位介紹信和有效身份證件到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，不得將檔案帶出指定場所。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.重要檔案的利用應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合考慮檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.檔案鑒定工作小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。七、檔案銷毀（一）銷毀程序1.按照審批后的銷毀清單對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。（二）銷毀記錄建立檔案銷毀臺賬，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，以備查詢。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息安全。（三）電子檔案管理1.對電子檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.建立檔案工作考核評價(jià)機(jī)制，將檔案工作納入本機(jī)關(guān)績效考核體系。2