PAGE規(guī)范了人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人員檔案管理，確保人員檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人員檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、崗位調(diào)整等情況及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）入職資料1.應(yīng)聘登記表，包括求職意向、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.面試評估表，記錄面試過程中對員工的各項評價。3.錄用通知及員工簽字確認的入職相關(guān)文件。（三）教育背景1.學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。2.學(xué)習(xí)成績單（如有）。3.培訓(xùn)證書及相關(guān)學(xué)習(xí)資料（如有）。（四）工作經(jīng)歷1.勞動合同、解除勞動合同證明（如有）。2.工作履歷表，詳細記錄歷任工作單位、職位、工作時間、工作職責(zé)及業(yè)績等。3.離職證明（如有）。（五）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等復(fù)印件。2.證書有效期及年審記錄（如有）。（六）薪酬福利信息1.工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄等。2.社保、公積金繳納記錄。3.其他福利享受情況。（七）績效考核記錄1.月度、季度、年度績效考核表。2.績效改進計劃及實施情況記錄。（八）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、時間、培訓(xùn)效果評估等。2.個人發(fā)展規(guī)劃及實施情況記錄。（九）獎懲記錄1.獲得的公司內(nèi)部獎勵及榮譽證書復(fù)印件。2.違紀違規(guī)處理記錄，包括處理原因、處理結(jié)果等。（十）其他重要信息1.員工的職業(yè)健康體檢報告。2.其他與員工工作相關(guān)的重要文件或資料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責(zé)發(fā)放《員工檔案資料登記表》，指導(dǎo)員工如實填寫個人基本信息等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將填寫完整的登記表及相關(guān)證明材料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的資料進行審核，確保資料真實、完整。審核無誤后，為新員工建立個人檔案，并按照檔案內(nèi)容分類進行整理歸檔。（二）檔案收集1.人力資源部門定期收集員工各類新增檔案資料，如學(xué)歷證書更新、工作經(jīng)歷變動證明、職業(yè)資格證書獲取等。2.各部門應(yīng)及時將涉及本部門員工的相關(guān)資料（如績效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄等）反饋至人力資源部門，以便更新員工檔案。3.對于員工主動提交的與工作相關(guān)的重要資料，應(yīng)及時納入檔案管理。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.檔案資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并確保字跡清晰、內(nèi)容完整。2.對檔案資料進行分類編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.去除資料中的訂書釘、回形針等金屬物品，以防止損壞檔案。（二）分類方法1.按照檔案內(nèi)容分為個人基本信息、入職資料、教育背景、工作經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、薪酬福利信息、績效考核記錄、培訓(xùn)與發(fā)展記錄、獎懲記錄、其他重要信息等十大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分小類，如工作經(jīng)歷類可細分為勞動合同、離職證明等小類。（三）檔案裝訂1.各類檔案資料應(yīng)按照分類順序依次排列，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固整齊，便于查閱和保管。五、檔案保管（一）保管部門公司人力資源部門負責(zé)統(tǒng)一保管員工檔案。（二）保管環(huán)境1.檔案保管應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜，確保檔案存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜。2.檔案柜應(yīng)定期進行清潔和檢查，防止檔案受損。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，將員工檔案信息錄入系統(tǒng)進行數(shù)字化管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，確保信息安全。（四）檔案借閱與歸還1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容。2.經(jīng)所在部門負責(zé)人及人力資源部門負責(zé)人審批同意后，方可借閱檔案。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，人力資源部門負責(zé)對歸還檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）檔案銷毀1.對于已過保管期限或無保存價值的檔案，由人力資源部門提出銷毀申請。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，組織相關(guān)人員進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負責(zé)人在履行工作職責(zé)時，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱員工檔案。3.涉及員工個人隱私或機密信息的檔案，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。2.經(jīng)所在部門負責(zé)人及人力資源部門負責(zé)人審批同意后，到人力資源部門指定地點查閱檔案。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）檔案使用1.檔案資料僅用于公司內(nèi)部人力資源管理相關(guān)工作，不得用于其他任何目的。2.在使用檔案資料時，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和保密性，不得泄露員工隱私信息。七、檔案信息更新（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對員工檔案進行全面梳理，核實檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.根據(jù)員工的實際情況，如工作變動、學(xué)歷提升、資格證書獲取等，及時更新檔案內(nèi)容。（二）即時更新1.員工信息發(fā)生變動時，應(yīng)在變動后[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)證明材料提交至人力資源部門，辦理檔案信息更新手續(xù)。2.人力資源部門應(yīng)及時審核并更新員工檔案，確保檔案信息與實際情況一致。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、借閱、使用過程中，涉及檔案信息的人員應(yīng)妥善保管檔案，防止信息泄露。3.加強對檔案管理場所的安全防范，限制非檔案管理人員進入。（二）安全管理1.建立檔案安全管理制度，定期對檔案保管環(huán)境、設(shè)施設(shè)備等進行檢查，確保檔案安全。2.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案丟失、損壞或信息泄露。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護檔案安全，并按照應(yīng)急預(yù)案進行處理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對人員檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案建立、收集、整理、保管、查閱、使用、更新等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度規(guī)定。2.檔案資料的真實性、完整性和保密性是否得到有效保障。3.檔案管理人員的工作是否規(guī)范、認真。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門或檔案管理環(huán)節(jié)進行不定期抽查。（四）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時反饋至審計部門。3.審計部門