PAGE團(tuán)籍檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)團(tuán)籍檔案的科學(xué)管理，確保團(tuán)籍檔案的完整與安全，充分發(fā)揮團(tuán)籍檔案在共青團(tuán)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各級團(tuán)組織團(tuán)籍檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則團(tuán)籍檔案由公司/組織團(tuán)委集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則團(tuán)籍檔案應(yīng)如實(shí)反映團(tuán)員的基本情況、團(tuán)內(nèi)活動經(jīng)歷等，保證檔案信息的真實(shí)性。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對團(tuán)籍檔案中的敏感信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.服務(wù)利用原則團(tuán)籍檔案管理應(yīng)便于團(tuán)組織和團(tuán)員利用，為共青團(tuán)工作和團(tuán)員個人發(fā)展提供有力支持。二、團(tuán)籍檔案的內(nèi)容（一）團(tuán)員檔案1.入團(tuán)志愿書記錄團(tuán)員入團(tuán)時的基本情況、入團(tuán)動機(jī)、介紹人意見等。2.團(tuán)員登記表包括團(tuán)員的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、入團(tuán)時間、工作單位等基本信息。3.團(tuán)內(nèi)獎勵材料如優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部等榮譽(yù)證書及相關(guān)審批材料。4.團(tuán)內(nèi)處分材料對團(tuán)員違反團(tuán)章紀(jì)律給予處分的決定及相關(guān)材料。5.團(tuán)員組織關(guān)系介紹信存根記錄團(tuán)員組織關(guān)系轉(zhuǎn)接的相關(guān)信息。（二）團(tuán)組織檔案1.團(tuán)支部工作手冊記錄團(tuán)支部組織生活、團(tuán)員發(fā)展、活動開展等工作情況。2.團(tuán)總支（團(tuán)委）工作文件包括工作計劃、總結(jié)、決議、通知等各類文件材料。3.團(tuán)費(fèi)收繳及使用記錄記錄團(tuán)費(fèi)收繳情況及團(tuán)費(fèi)使用的審批、支出明細(xì)等。4.團(tuán)組織換屆選舉材料換屆選舉的相關(guān)文件、選票、結(jié)果報告等。5.團(tuán)員統(tǒng)計報表反映團(tuán)員隊伍數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布等情況的統(tǒng)計報表。三、團(tuán)籍檔案的收集與整理（一）收集1.各團(tuán)支部應(yīng)定期將團(tuán)員檔案材料收集齊全，按照規(guī)定的時間和要求移交至團(tuán)總支（團(tuán)委）。2.在團(tuán)員發(fā)展、獎懲、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等工作完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時將形成的檔案材料移交至團(tuán)籍檔案室。收集過程中要嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.對于歷史遺留的團(tuán)籍檔案，應(yīng)進(jìn)行全面清查和收集，按照本制度要求進(jìn)行整理和歸檔。（二）整理1.分類團(tuán)籍檔案按照團(tuán)員檔案和團(tuán)組織檔案進(jìn)行分類，團(tuán)員檔案再按照入團(tuán)志愿書、團(tuán)員登記表、團(tuán)內(nèi)獎勵材料、團(tuán)內(nèi)處分材料、團(tuán)員組織關(guān)系介紹信存根等類別細(xì)分；團(tuán)組織檔案按照團(tuán)支部工作手冊、團(tuán)總支（團(tuán)委）工作文件、團(tuán)費(fèi)收繳及使用記錄、團(tuán)組織換屆選舉材料、團(tuán)員統(tǒng)計報表等類別細(xì)分。2.編號對每一份團(tuán)籍檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼方式，如按照年份、類別、順序號等進(jìn)行編排。3.裝訂將同一類別的檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保材料整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，在左側(cè)裝訂，便于翻閱和存檔。4.編目編制團(tuán)籍檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。四、團(tuán)籍檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的團(tuán)籍檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案柜中，便于查找和管理；同時，應(yīng)將重要團(tuán)籍檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，存儲于專用的電子存儲設(shè)備中，并建立電子檔案索引，方便查閱。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。（三）保管期限劃分1.永久保管入團(tuán)志愿書、團(tuán)內(nèi)重要獎勵材料、涉及團(tuán)員重大權(quán)益的文件等應(yīng)永久保管。2.定期保管其他團(tuán)籍檔案材料根據(jù)其重要程度和使用價值，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.每年定期對團(tuán)籍檔案進(jìn)行清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，檔案編號是否準(zhǔn)確，保管狀況是否良好等。2.清查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、信息錯誤等問題，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄清查結(jié)果。五、團(tuán)籍檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.團(tuán)組織內(nèi)部人員因工作需要借閱團(tuán)籍檔案，需填寫《團(tuán)籍檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到團(tuán)籍檔案室借閱。2.外單位人員因特殊原因需要查閱團(tuán)籍檔案，須持單位介紹信，經(jīng)公司/組織團(tuán)委負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)在《團(tuán)籍檔案借閱登記簿》上登記，注明借閱日期、檔案名稱、借閱期限等信息。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時歸還檔案，歸還時檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性。（三）利用服務(wù)1.團(tuán)籍檔案室應(yīng)積極為團(tuán)組織和團(tuán)員提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.對于需要出具團(tuán)籍檔案證明的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審核，核實(shí)檔案信息后，出具相應(yīng)的證明材料，并加蓋團(tuán)籍檔案室印章。六、團(tuán)籍檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立團(tuán)籍檔案鑒定小組，由公司/組織團(tuán)委負(fù)責(zé)人、檔案室管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期的團(tuán)籍檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對于已過保管期限且無查考利用價值的檔案，可列為銷毀范圍；對于雖過保管期限，但仍具有一定歷史價值或涉及團(tuán)員個人重要權(quán)益的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報告，明確銷毀檔案的清單。2.將鑒定報告和銷毀清單報公司/組織團(tuán)委負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室管理人員會同監(jiān)銷人員對銷毀檔案進(jìn)行現(xiàn)場銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案