PAGE保安部檔案制度模板一、總則（一）目的為加強保安部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在保安工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保安部全體員工及與保安工作相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指保安部在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。保安部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實反映保安工作實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機密、敏感的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案分類及編號（一）分類1.人員檔案：包括保安人員基本信息、入職離職記錄、培訓(xùn)考核情況、獎懲記錄等。2.工作記錄檔案：涵蓋日常巡邏記錄、門禁管理記錄、監(jiān)控視頻資料、突發(fā)事件處理記錄等。3.文件檔案：上級部門下發(fā)的與保安工作相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等，以及保安部內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告等。4.設(shè)備檔案：保安設(shè)備的采購合同、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。5.合同檔案：保安服務(wù)合同、外包協(xié)議、租賃合同等。（二）編號1.人員檔案編號：按照員工工號順序編排，格式為“RY+工號”。2.工作記錄檔案編號：根據(jù)記錄時間順序，采用年份+月份+流水號的方式，如“JL+20XX0X+00X”。3.文件檔案編號：按照文件類別和時間順序編號，如“WJ+類別代碼+年份+月份+流水號”，類別代碼根據(jù)文件性質(zhì)設(shè)定，如“ZD”表示制度文件，“GZ”表示工作計劃等。4.設(shè)備檔案編號：以設(shè)備名稱首字母縮寫+購置年份+流水號組成，如“SB+20XX+00X”。5.合同檔案編號：按照合同簽訂時間順序，采用年份+流水號的形式，如“HT+20XX+00X”。三、檔案收集與整理（一）收集1.各崗位保安人員應(yīng)及時將工作中形成的各類記錄、文件等資料上交至檔案管理人員。2.檔案管理人員定期對各部門提交的文件進行收集，確保檔案資料的及時、完整。3.對于外部單位發(fā)送的與保安工作相關(guān)的文件、信函等，由專人負(fù)責(zé)簽收并移交檔案管理人員。（二）整理1.檔案管理人員收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類。2.對每份檔案資料進行編號，并編制相應(yīng)的目錄。3.對文件資料進行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案整齊、規(guī)范。4.對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.人員檔案在員工入職或離職手續(xù)辦理完畢后一周內(nèi)歸檔。2.工作記錄檔案應(yīng)在每月末整理歸檔。3.文件檔案應(yīng)在文件形成或收到后及時歸檔。4.設(shè)備檔案在設(shè)備購置、維修、保養(yǎng)等工作完成后及時歸檔。5.合同檔案在合同簽訂、履行完畢后一周內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整，符合整理規(guī)范。2.檔案應(yīng)按照編號順序依次排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。3.在檔案盒內(nèi)設(shè)置檔案目錄，便于查找。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)留有適當(dāng)?shù)拈g隔，便于查找和管理。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。（三）保管期限1.人員檔案：長期保存。2.工作記錄檔案：根據(jù)工作性質(zhì)和實際需要確定保管期限，一般為15年。3.文件檔案：重要文件長期保存，一般性文件根據(jù)實際情況確定保管期限，一般為13年。4.設(shè)備檔案：自設(shè)備報廢或處置后保存35年。5.合同檔案：自合同履行完畢后保存510年。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.本部門員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)保安部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員陪同下查閱。查閱內(nèi)容僅限于與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的部分，嚴(yán)禁摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。3.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（二）借閱1.本部門員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，保安部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱檔案，如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，并按時歸還。3.借閱人員應(yīng)確保檔案的安全，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案信息予以保密。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.對涉及機密、敏感的檔案，應(yīng)進行加密存儲，并嚴(yán)格控制查閱和借閱權(quán)限。（二）保密責(zé)任1.所有接觸檔案的人員均有保密義務(wù)，不得泄露檔案內(nèi)容。2.如因工作失誤或故意泄露檔案機密，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.因機構(gòu)變動、工作調(diào)整等原因，確需銷毀的檔案。3.檔案內(nèi)容涉及違法、違規(guī)或已失去真實性、可靠性的。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.經(jīng)保安部負(fù)責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。九、檔案信息化管理（一）建立電子檔案庫1.對重要的檔案資料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（二）檔案信息系統(tǒng)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。2.檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）安全管理1.加強電子檔案的安全