PAGE檔案電子化保密制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案電子化管理過程中的保密工作，確保公司檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案電子化管理過程中涉及的檔案收集、整理、存儲(chǔ)、傳輸、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案電子化保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：采取有效的技術(shù)和管理措施，提前預(yù)防檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)，防止泄密事件發(fā)生。3.最小化授權(quán)原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定對(duì)檔案信息的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和處理相關(guān)檔案。4.全程管控原則：對(duì)檔案電子化管理的全過程進(jìn)行保密監(jiān)控和管理，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的保密措施得到有效執(zhí)行。二、檔案電子化管理保密職責(zé)分工（一）公司保密委員會(huì)公司保密委員會(huì)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)檔案電子化保密工作，制定保密工作方針和策略，審議重大保密事項(xiàng)，監(jiān)督保密制度的執(zhí)行情況。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案電子化管理的具體操作規(guī)程和流程。2.組織實(shí)施檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、編目等工作，并確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)檔案電子化系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止系統(tǒng)故障導(dǎo)致檔案信息丟失或泄露。4.定期對(duì)檔案電子化存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)建立和完善檔案電子化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等措施。2.對(duì)檔案電子化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置和管理，確保用戶權(quán)限符合最小化授權(quán)原則。4.負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案電子化數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案，確保檔案數(shù)據(jù)在遭受意外損失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（四）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保移交的檔案符合電子化管理要求。2.按照規(guī)定的權(quán)限使用檔案電子化系統(tǒng)，不得越權(quán)訪問或泄露檔案信息。3.對(duì)本部門使用的檔案信息安全負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告檔案管理部門和信息技術(shù)部門。（五）員工個(gè)人1.嚴(yán)格遵守公司檔案電子化保密制度，保守公司檔案信息秘密。2.妥善保管個(gè)人的賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。3.在工作中發(fā)現(xiàn)檔案信息安全問題或可疑情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門。三、檔案電子化過程中的保密措施（一）檔案收集與整理階段1.各部門在收集檔案時(shí)，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如密封包裝等。2.在檔案整理過程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自查閱、摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。對(duì)整理現(xiàn)場(chǎng)要進(jìn)行必要的安全防范，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（二）檔案存儲(chǔ)階段1.存儲(chǔ)設(shè)備選擇：選用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)設(shè)備，如專用的服務(wù)器、磁盤陣列等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)冗余、故障報(bào)警等功能。2.存儲(chǔ)環(huán)境要求：檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度、濕度應(yīng)保持在適宜的范圍內(nèi)，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.數(shù)據(jù)備份：建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)檔案電子化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并進(jìn)行異地存放。備份數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。（三）檔案?jìng)鬏旊A段1.傳輸方式選擇：優(yōu)先采用加密傳輸方式進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的傳輸，如使用安全的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議（如SSL/TLS）進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。在通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸檔案數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和數(shù)據(jù)加密，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.傳輸過程監(jiān)控：對(duì)檔案數(shù)據(jù)傳輸過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，記錄傳輸時(shí)間、傳輸源、傳輸目的等信息。如發(fā)現(xiàn)傳輸異常情況，應(yīng)及時(shí)中斷傳輸，并進(jìn)行調(diào)查處理。（四）檔案利用階段1.權(quán)限管理：根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)置不同的檔案訪問權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化授權(quán)原則，確保工作人員只能訪問其工作所需的檔案信息。對(duì)涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管制度。2.查閱登記：建立檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱檔案的人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備審計(jì)和查詢。3.借閱管理：如需借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（五）檔案銷毀階段1.銷毀審批：對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀審批。銷毀申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或數(shù)據(jù)擦除等。在銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)控，確保檔案信息徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀記錄：建立檔案銷毀記錄制度，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備審計(jì)和查詢。四、檔案電子化系統(tǒng)安全管理（一）系統(tǒng)安全策略制定信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)公司檔案電子化管理的實(shí)際情況，制定完善的系統(tǒng)安全策略，包括網(wǎng)絡(luò)安全策略、數(shù)據(jù)安全策略、用戶認(rèn)證策略等。安全策略應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和更新，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）用戶認(rèn)證與授權(quán)1.建立用戶認(rèn)證機(jī)制，采用多種認(rèn)證方式，如用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識(shí)別等，確保用戶身份的真實(shí)性和可靠性。2.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限需求，為用戶分配相應(yīng)的系統(tǒng)訪問權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)明確、具體，避免權(quán)限交叉和濫用。3.定期對(duì)用戶賬號(hào)進(jìn)行清理和審核，及時(shí)刪除離職人員或不再需要訪問檔案系統(tǒng)的用戶賬號(hào)，并收回相應(yīng)的訪問權(quán)限。（三）系統(tǒng)安全審計(jì)1.建立系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案電子化系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括用戶登錄、數(shù)據(jù)訪問、系統(tǒng)配置更改等操作記錄。2.通過安全審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全問題和違規(guī)行為，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。審計(jì)結(jié)果應(yīng)定期進(jìn)行分析和總結(jié)，為系統(tǒng)安全改進(jìn)提供依據(jù)。（四）系統(tǒng)安全漏洞管理1.定期對(duì)檔案電子化系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全漏洞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保系統(tǒng)的安全性。2.關(guān)注行業(yè)內(nèi)的安全動(dòng)態(tài)和技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)更新系統(tǒng)安全防護(hù)措施，防范新出現(xiàn)的安全威脅。五、保密教育培訓(xùn)與監(jiān)督檢查（一）保密教育培訓(xùn)1.公司人力資源部門應(yīng)將檔案電子化保密知識(shí)納入新員工入職培訓(xùn)內(nèi)容，使新員工了解公司檔案電子化保密制度和相關(guān)操作規(guī)程。2.定期組織全體員工參加檔案電子化保密教育培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、安全防范技術(shù)等方面。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，提高員工的保密意識(shí)和技能。3.對(duì)涉及檔案電子化管理的關(guān)鍵崗位人員，應(yīng)進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)和考核，確保其具備專業(yè)的保密知識(shí)和技能，能夠勝任崗位工作。（二）監(jiān)督檢查1.公司保密委員會(huì)應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案電子化保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、檔案管理流程合規(guī)性、系統(tǒng)安全防護(hù)措施等方面。2.檔案管理部門和信息技術(shù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案電子化保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)舉報(bào)人應(yīng)予以保密，保護(hù)其合法權(quán)益。六、保密協(xié)議與責(zé)任追究（一）保密協(xié)議簽訂1.公司與涉及檔案電子化管理的員工、合作單位等簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)詳細(xì)規(guī)定保密事項(xiàng)的范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.在保密協(xié)議中，應(yīng)明確約定員工或合作單位在離職或合作結(jié)束后的保密義務(wù)，確保公司檔案信息在一定期限內(nèi)得到有效保護(hù)。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司檔案信息泄露、篡改或丟失的單位和個(gè)人，公司將依法追究其責(zé)任。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同、追究法律責(zé)任等。2.因違反保密制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任單位或個(gè)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)公司實(shí)際損失情況確定。3.對(duì)于因工作失誤或疏忽導(dǎo)致檔案信息安全問題