PAGE檔案管理制度臨沭臨沭[公司/組織名稱(chēng)]檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)臨沭[公司/組織名稱(chēng)]檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于臨沭[公司/組織名稱(chēng)]各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整無(wú)缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)。6.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。7.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。各部門(mén)檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.指導(dǎo)本部門(mén)員工做好文件材料的形成和積累工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。3.定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。檔案的收集與歸檔收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織的工程建設(shè)、科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器等方面的文件材料。6.公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案。7.公司/組織員工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。對(duì)于年度內(nèi)形成的文件材料，應(yīng)在次年3月底前整理歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。4.人事檔案應(yīng)隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)。2.將整理好的檔案材料移交綜合檔案室，綜合檔案室進(jìn)行復(fù)查、核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。3.綜合檔案室對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行裝訂、編目、上架，完成歸檔工作。檔案的整理與分類(lèi)整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案：采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法。即先按年度分開(kāi)，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)。如工程項(xiàng)目檔案可分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。4.人事檔案：按照員工類(lèi)別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)。編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案：編號(hào)采用“年度+保管期限+流水號(hào)”的形式。例如，2023年永久保存的第1份文書(shū)檔案編號(hào)為2023YJ001。2.科技檔案：編號(hào)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和分類(lèi)情況進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.會(huì)計(jì)檔案：編號(hào)按照會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.人事檔案：編號(hào)根據(jù)人事檔案管理的要求進(jìn)行編制。編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和構(gòu)成，便于查找和利用。3.目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式多份，分別存放于不同地點(diǎn)。檔案的保管與保護(hù)保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥、吸塵器等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。檔案存放1.按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)順序，將檔案存放于檔案柜或貨架上，便于查找和管理。2.對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容，分析其保存價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等因素。3.征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)。銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。檔案的查閱與利用查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專(zhuān)人陪同查閱。查閱要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。利用服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)積極為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)需要編寫(xiě)檔案參考資料、專(zhuān)題匯編等。2.定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供檔案利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作制度1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為檔案管理工作提供參考。3.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。移交制度1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。移交清單一式