PAGE經(jīng)營部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強經(jīng)營部門檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司經(jīng)營部門在業(yè)務活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指經(jīng)營部門在經(jīng)營決策、市場營銷、客戶管理、合同簽訂與執(zhí)行等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則經(jīng)營部門檔案由專門的檔案管理崗位或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應真實反映經(jīng)營活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則檔案的整理、分類應便于查詢和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善經(jīng)營部門檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理經(jīng)營部門的各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索，提高檔案查詢效率。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀。6.負責向公司內(nèi)部其他部門或外部單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤工作。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案形成過程中的準確、完整。3.在業(yè)務活動中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件的起草、審核、簽署等流程，保證文件質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。4.不斷學習和掌握新的檔案管理技術(shù)和方法，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.經(jīng)營決策文件包括市場調(diào)研報告、項目可行性研究報告、經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃等。2.市場營銷文件廣告策劃方案、促銷活動方案、市場推廣資料、客戶信息資料等。3.客戶管理文件客戶檔案、客戶拜訪記錄、客戶投訴處理記錄等。4.合同文件合同文本、合同審批表、合同執(zhí)行情況記錄等。5.招投標文件招標文件、投標文件、中標通知書等。6.財務文件與經(jīng)營活動相關(guān)的財務報表、預算資料、成本核算文件等。7.其他文件與經(jīng)營業(yè)務有關(guān)的會議紀要、工作匯報、往來信函等。（二）收集要求1.各部門應在業(yè)務活動結(jié)束后及時將相關(guān)文件收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應同時收集其紙質(zhì)版本或進行有效的備份存儲。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類?？煞譃榫C合類、市場類、客戶類、合同類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式，便于識別和檢索。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，去除金屬物，確保整齊美觀。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類順序存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，并做好標識和保護。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，如公司重大經(jīng)營決策文件、長期合同等。長期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案，如一般經(jīng)營合同、重要客戶檔案等。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如一般性業(yè)務文件、臨時性活動資料等。2.檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行，在檔案整理過程中明確標注每份檔案的保管期限。（四）定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每月進行一次全面檢查，每季度進行一次重點抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應做好記錄，并存檔備查。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密檔案或需跨部門查閱的檔案，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，說明查閱理由和范圍，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。2.在檔案管理人員的監(jiān)督下，在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱過程中，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱完畢后，查閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記冊上注銷查閱記錄。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追究借閱人員的責任。（四）檔案利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次查閱、借閱檔案的情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，予以銷毀。3.對于仍有一定利用價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況延長保管期限或進行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊》提交檔案鑒定小組審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應進行徹底刪除。4.銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案銷毀的依據(jù)和記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)經(jīng)營部門檔案的信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務水平，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子圖像文件，并進行圖像處理、存儲和索引編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)采用專業(yè)的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理，提高檔案管理的自動化水平。3.數(shù)據(jù)安全管理建立完善的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化工作應按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案管理系統(tǒng)應具備良好的