PAGE軍工產(chǎn)品檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)軍工產(chǎn)品檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，保障軍工產(chǎn)品科研、生產(chǎn)、試驗(yàn)等活動(dòng)的順利進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司軍工產(chǎn)品從項(xiàng)目論證、設(shè)計(jì)、研制、生產(chǎn)、試驗(yàn)、交付到售后服務(wù)全過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)軍工產(chǎn)品檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則全面收集軍工產(chǎn)品各階段形成的各類(lèi)文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整，反映產(chǎn)品研制生產(chǎn)全過(guò)程。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符，數(shù)據(jù)可靠，標(biāo)識(shí)清晰。4.系統(tǒng)性原則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。6.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的科研生產(chǎn)、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新、售后服務(wù)等提供有力支持，促進(jìn)公司的發(fā)展。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司軍工產(chǎn)品檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司軍工產(chǎn)品檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀軍工產(chǎn)品檔案及相關(guān)資料。3.對(duì)公司各部門(mén)軍工產(chǎn)品檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)軍工產(chǎn)品檔案的數(shù)字化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和資源共享。5.開(kāi)發(fā)利用軍工產(chǎn)品檔案信息資源，為公司的科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等提供檔案信息服務(wù)。6.參與公司軍工產(chǎn)品項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目各類(lèi)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，及時(shí)督促項(xiàng)目組成員做好文件材料的收集和整理工作，對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行整改。3.配合檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，提供必要的資料和說(shuō)明。4.對(duì)項(xiàng)目檔案的利用和保密工作負(fù)責(zé)，按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供檔案利用服務(wù)，防止檔案泄密。（三）文件形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在軍工產(chǎn)品項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保文件材料的及時(shí)收集和整理，保證檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的保密工作，防止文件材料的丟失和泄密。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.軍工產(chǎn)品項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各部門(mén)和崗位應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)形成各類(lèi)文件材料，包括項(xiàng)目論證報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量記錄、合同協(xié)議、來(lái)往信函等。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)可靠，簽署齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。（二）文件材料的收集1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織項(xiàng)目組成員及時(shí)收集項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行清理和收集，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，于規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案管理部門(mén)移交。3.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位提供的文件等，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集，并進(jìn)行登記和整理。四、檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)軍工產(chǎn)品檔案按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)，具體分類(lèi)如下：1.項(xiàng)目類(lèi)按照軍工產(chǎn)品項(xiàng)目名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)項(xiàng)目下再按照項(xiàng)目階段分為項(xiàng)目論證、設(shè)計(jì)、研制、生產(chǎn)、試驗(yàn)、交付、售后服務(wù)等類(lèi)別。2.專(zhuān)業(yè)類(lèi)根據(jù)軍工產(chǎn)品涉及的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，分為總體設(shè)計(jì)、分系統(tǒng)設(shè)計(jì)、機(jī)械設(shè)計(jì)、電子設(shè)計(jì)、工藝技術(shù)、質(zhì)量控制、可靠性工程、標(biāo)準(zhǔn)化等類(lèi)別。3.時(shí)間類(lèi)按照文件材料形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。（二）編號(hào)規(guī)則軍工產(chǎn)品檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目編號(hào)+分類(lèi)號(hào)+流水號(hào)”的方式，具體規(guī)則如下：1.項(xiàng)目編號(hào)按照公司規(guī)定的項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制，用于標(biāo)識(shí)軍工產(chǎn)品項(xiàng)目。2.分類(lèi)號(hào)根據(jù)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，采用字母或數(shù)字組合表示檔案的類(lèi)別，如“ZL”表示總體設(shè)計(jì)，“JX”表示機(jī)械設(shè)計(jì)等。3.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。（三）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作。2.同一項(xiàng)目、同一類(lèi)別的文件材料應(yīng)集中整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于字跡模糊、難以辨認(rèn)的文件材料，應(yīng)進(jìn)行字跡恢復(fù)或抄錄。4.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案裝具等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序存放于檔案裝具中，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。（三）保管期限軍工產(chǎn)品檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管凡是反映公司軍工產(chǎn)品核心技術(shù)、重大科研成果、重要生產(chǎn)工藝、關(guān)鍵質(zhì)量數(shù)據(jù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有重要參考價(jià)值的檔案，如項(xiàng)目論證報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件等，保管期限為30年。3.短期保管對(duì)于一般性的文件材料，如來(lái)往信函、會(huì)議記錄等，保管期限為10年。（四）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，結(jié)合公司的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息的泄露。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因科研生產(chǎn)、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新、售后服務(wù)等工作需要，可查閱、借閱軍工產(chǎn)品檔案。外部單位因工作需要查閱、借閱公司軍工產(chǎn)品檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)程序辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，按期歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案編號(hào)、題名、用途、歸還日期等信息。七、檔案的保密（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密責(zé)任書(shū)，明確保密責(zé)任。2.對(duì)檔案庫(kù)房、檔案信息管理系統(tǒng)等采取安全保密措施，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出公司或提