PAGE收發(fā)文檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收發(fā)文檔案管理，確保文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在收發(fā)文過程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司收發(fā)文檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：收發(fā)文檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、收文管理（一）收文登記1.公司收到的各類文件，包括上級(jí)文件、平行單位文件、下級(jí)請(qǐng)示報(bào)告等，均應(yīng)由專人負(fù)責(zé)簽收、登記。2.收文登記應(yīng)詳細(xì)記錄文件的編號(hào)、來文單位、發(fā)文日期、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件等信息。3.收文登記可采用紙質(zhì)登記或電子登記方式，紙質(zhì)登記應(yīng)使用專門的收文登記簿，電子登記應(yīng)使用公司統(tǒng)一的檔案管理軟件。（二）文件傳閱1.收文登記后，應(yīng)及時(shí)將文件送呈公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人傳閱。2.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。3.傳閱文件時(shí)，應(yīng)使用專門的文件傳閱夾，并在文件上注明傳閱人姓名、傳閱日期等信息。4.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽字確認(rèn)，如有批示意見應(yīng)及時(shí)反饋給檔案管理人員。（三）文件辦理1.相關(guān)部門或人員收到傳閱文件后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和要求及時(shí)進(jìn)行辦理，并將辦理結(jié)果反饋給檔案管理人員。2.文件辦理過程中，如需形成相關(guān)文件或資料，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行起草、審核、簽發(fā)等程序，并及時(shí)歸檔。3.對(duì)于需要回復(fù)的文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)限進(jìn)行回復(fù)，并將回復(fù)文件副本送檔案管理人員存檔。（四）文件催辦1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)傳閱文件和辦理文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時(shí)傳閱、辦理和歸檔。2.對(duì)于超過規(guī)定時(shí)間未辦理的文件，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或人員發(fā)出催辦通知，并記錄催辦情況。3.催辦通知應(yīng)明確文件的內(nèi)容、要求、辦理期限等信息，要求相關(guān)部門或人員盡快辦理并反饋辦理結(jié)果。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.公司各部門需要發(fā)文時(shí)，應(yīng)由承辦人根據(jù)工作需要擬寫文件初稿。2.發(fā)文擬稿應(yīng)符合公司文件格式和內(nèi)容要求，語言規(guī)范、表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯清晰。3.擬稿人應(yīng)在文件初稿上注明擬稿日期、擬稿人姓名、部門等信息，并附上相關(guān)附件。（二）文件審核1.擬稿完成后，應(yīng)將文件初稿送部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行全面審核，確保文件質(zhì)量。3.審核通過后，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在文件上簽字確認(rèn)，并注明審核意見和日期。（三）文件簽發(fā)1.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的文件，應(yīng)送公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和要求進(jìn)行簽發(fā)，簽發(fā)人應(yīng)在文件上簽字并注明簽發(fā)日期。3.對(duì)于重要文件或涉及公司重大事項(xiàng)的文件，應(yīng)按照公司決策程序進(jìn)行集體研究討論后再行簽發(fā)。（四）文件編號(hào)與印制1.文件簽發(fā)后，應(yīng)由檔案管理人員按照公司文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并填寫文件發(fā)文登記表。2.文件編號(hào)應(yīng)確保唯一性和連續(xù)性，便于文件的管理和查詢。3.根據(jù)文件編號(hào)，由專門的印制部門或人員按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印制。4.印制文件時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范、排版整齊，不得出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字、模糊不清等問題。（五）文件蓋章與分發(fā)1.文件印制完成后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)加蓋公司印章。2.蓋章應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確，不得出現(xiàn)重疊、模糊等情況。3.文件蓋章后，應(yīng)按照規(guī)定的分發(fā)范圍和方式進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。4.分發(fā)記錄應(yīng)包括文件編號(hào)、分發(fā)日期、分發(fā)部門或人員、份數(shù)等信息。四、檔案整理與歸檔（一）文件整理1.收發(fā)文辦理完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行整理。2.文件整理應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，確保文件排列有序。3.對(duì)于同一類文件，應(yīng)按照文件的形成時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，并編制文件目錄。（二）檔案歸檔1.文件整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案索引。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）電子檔案管理1.公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)收發(fā)文檔案進(jìn)行電子化管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.公司外部單位或人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及公司機(jī)密或重要檔案的查閱，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，并嚴(yán)格控制查閱范圍和時(shí)間。（二）查閱程序1.檔案管理人員收到檔案查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。（三）檔案利用1.公司員工查閱檔案后，如需復(fù)印、摘抄檔案資料，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.復(fù)印、摘抄的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并注明出處和復(fù)印、摘抄日期。3.檔案利用過程中，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料，如有違反規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。六、檔案保管與保密（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)于破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，并做好相關(guān)記錄。（二）檔案保密1.公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和查閱利用人員的保密教育。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要檔案的查閱、利用，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。4.檔案管理人員離職時(shí)應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性和保密性。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭組織，并邀請(qǐng)相關(guān)部門或人員參加。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱、年度、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)